澄邑居**~~EXCEL行政魔法屋~~**

表格套表匯出匯入是在行政作業上算很好用的操作手法，會很常運用到，諸如：

有打卡差勤，沒有直接運算為薪水，這個就是這個案例

客戶來的訂單，資料內容甚多，與本身的格式內容完全不同

來源資料多處，進行終端資料匯整

這三個狀態的共同點就是資料來源不是本身生產的，但只要能直接接收就省掉一個登打作業，而且這些都只要公式就能完成。

以下是檔案操作說明：

架構：

人員：

所有的行政設計都是一樣的，透過於公式運算，達到簡化作業的功能！

行政同事說，資料取得的時間並不一定，但是印出卻要依發生日期來排序，可以不要當拿到的日期是比已建過的資料較小情況，還要做插入，或移動嗎？

這個設計的重點就在於當有資料排序需求時，可以依條件自動排序，條件也可以依人員，以某些特定的數據條件，在這個檔是採日期，因人而異。

檔案操作說明：

架構：資料庫、印表

資料庫：用於建立資料明細使用

印表：A5列印，一頁6筆。

所有的行政設計都是一樣的，透過於公式運算，達到簡化作業的功能！

行政同事說，要發稿給業務們填資料，但每個人的數量都是不一定的，每次要發表單出去時，名字就是要重新排，能讓每個人的名字顯示都剛剛好等於數量嗎？就是設定好數量後直接印出表單嗎？

檔案操作說明：只有一張工作表，操作的部分只有左側的姓名和數量，右側白底是給業務填寫用，不在這項行政作業的範圍內，所以只是顯示白底的不可使用欄位。

實際操作時，右側的姓名是會跟著左側的數量跑，例如A1因為數量設定3，右側自然就顯示3個A1，同理，A6數量設定9，19~27正好是9。

EXCEL行政簡化-檔案整合系列一路下來從1~6，都是日常行政會用到的技巧，同時將這些技巧組合後，所顯示的結果也會是一個完整進銷存、薪資計算、排班表的成品結果。

當這些看似簡單的操作，在無法使用公式運算下，就是會回歸到人工！
◆以值班表來說，只要不要讓固定的人都排六、日，間隔天數不要太近，何妨？
◆以多個檔案整合成一張表，來源不同，花點時間、眼力比對，何妨？

資料電腦比對檢核，人工自行修改
使用的手法就是：色※格式化設定※

早在-檔案整合系列2-我們就聊過透由格式化設定能發揮的功能，這篇一樣也是在做格式化設定，用途不太一樣而已

行政同事說：主管要求六、日排班的人數不得超過三分之一，每次都超過，超過主管就來說話，作業就要再來一次，很煩！可以讓他們一達到人數就無法再排了嗎？非排不可就先私下協調再排嗎？

在這情境下，您想要用的是VBA嗎？就是跳出檢核嗎？只是小小的排休表，而且還是員工自行決定的表格，要搞到這麼高深不可測嗎？

回頭想想目的就會單純一點，行政要的只是讓他們有所自律，而不是限制，提醒他們一下就好！

檔案操作說明：

休假表：這個檔案就只有這一張工作表，使用的方式是將檔案放在公司的共用目錄底下，透過EXCEL的檔案特質，只有第一個開啟的人能操作，後面的人會變成唯讀，行政人員將檔案放到目錄底下後，公告給員工知道要排休了，員工有時間的人就會將檔案開啟做排休的作業。

這個設計的單純處在於只是資料庫的利用，舉一反三的地方在於如何讓資料跑完10筆之後，再由另一欄由下向上爬升

這個檔案的設計故事是這樣的：
行政同事說，原來是用手寫的，一本冊子，格式是固定的，A類的筆數相對少，能有個4筆算多的了，B類的筆數相對多，甚至會超過固定格式的10筆，於是在手寫的情況下，當B類的筆數來到10以上時，就直接從A類的下面向上爬升，經驗值即使B類再多，也不會超過A類的預留4筆，接著再將件數與來源直接統計

檔案整合系列來到4，有發現這都是很小的設計嗎？又或是，其實都只是行政上會使用到的簡化功能嗎？

這個設計有一個特點，我們不能將表格設定到B類資料是足夠的狀態嗎？

這得思考：行政作業是除了電子化外，更有實體的作業，以這個設計來說，表格設計是固定的，主要在於本就有做案件電子管理，原本是採用手寫，後來修改為直接將已有的資料轉入的動作，那麼紙本的欄位本來就會是固定的。

而且，這張表單最後必須以A4列印出來，讓人員簽名確認

這些案件都是每次完成，每次就是手寫登錄，月結給人員確認簽名，做為發薪依據，一直以來實體行政作業就是這麼做。

行政魔法屋在顛覆的想法就是：讓這些動作不再只能認份的手寫

當我們完成電子上的作業時，同時也可以完成這張表單，程序很多的情況下，至少可以節省再人工操寫的動作，包括最後的分析統計，當採用這方式作業時，連同分析統計一併完成，行政作業也不用再一頁頁紙本翻動來計算。

即使有了完整的ERP系統管理，下了線一樣要做契約書的實際流程管理！

契約書是消耗品，行政人員須對契約書做實際流程管理，每次用完就要進新的，每次進來就是品項眾多，份量大，行政人員就要將資料列檔管理，先是第一階段將全部契約書分拆分數點收，第二階將契約書蓋章成為可使用的契約書，最後是入庫。

同一組數據會發生三次作業，可透過巨集將中間的操作流程以按鈕完成。

這個檔案的設計故事是這樣的
行政同事說，每次進來的契約書份數就是幾百份，每份都要按編號50/20進行分疊，希望可以只要輸入編號的起迄，或是份數後，系統就可以直接運算，看是要拆50還是拆20，再依計算出來的結果盤點就好。

有人要發問，為什麼要拆50/20嗎？
答案：我也不知道！

在行政作業中很常是這樣的，這就是程序，在最初的人接觸到這份作業時，透過於多次變化，以及經驗而產生的一種「管理程序」，這個程序往往是繁瑣的，同時後面接手的人也未必會知道為什麼這麼處理，但就是得這麼做！

這樣的設計一定是下了ERP以後才會有的設計，在客製下的ERP很完整，也有這個設計的管理，但仍然須下線再新生檔案管理，而且，這也只是行政作業中的一環，很多的情況都是這樣的。

在行政的作業上，我們常會感受到的是…

這些作業透過程式軟體太過小體大作，不透過程式軟體，又都是很繁瑣的人力

這個檔案的設計故事是這樣的
行政同事說，可以不要空格保留嗎？這是要印出會議使用，不是內部看看的資料。

原始的設計是完全人工的，畢竟這些統計的數值還是得透過條件式的運算，就一般行政人員來說，單純一點就是加個公式統計出來，預留了最大的可能欄位進行公式運算的空間，當有更專業的顯示時，就會有所期待。

以這個檔來說，這並不是只有是不是內容的統計這麼單純，而是連同要格式化，對於行政人員來說，都會是困擾。

行政簡化也在於是不是能夠取得資料，就直接統計，直接完成報表

如前一個設計一般：EXCEL行政簡化-檔案整合系列1

有多個檔案，內容會重覆，行政作業在於將重覆的內容單一化

這些小小的動作都直接反應在各類作業上，不管是進銷存之後的各類統計分析，還是人資系統上別於基本常態的規則（排班表大致可列屬在人資系統中），在行政日常下，這些簡易的運算或設定，沒有程式語言，只要加上這些運算設計，作業時間就可以大幅減少。

從接收這樣兩個以上的來源，並且進行整合到整合工作表中，您會希望使用多少時間呢？數小時？數分鐘？又或是接收等於完成？

咦？可以直接接收等於完成嗎？

可以！這裡就是在提供這樣的行政技術協助！

這個檔案的設計故事是這樣的
行政同事說，他會從總公司那邊接收資料，同時也會有各分店給的資料，這些資料只會有一筆，主要以分店給的為主，當分店未提供時，才會用到總公司的，他希望不要找，不用看，有資料就能整合成新的資料表，整合是連動的，會議前說帶就帶。
※可互相套換的部分是，總公司換成回報部門，加盟店換成各別部門，最後資料是丟給某各別部門進行整合※

這種設計單純到不可能採用程式設計，就算是EXCEL有內建VBA的程式語言都用不到的程度。

人工作業就是要透過像搜尋，又或眼力，要不還有格式化設定找出來源不同，再來就是複製貼上。

透過這種整合設計，將這些不同利用函數運算，直接將來源進行不同比對，並同時帶入整合的工作表！

歡迎來到行政整合模擬，在這裡的東西可能是單一功能，也可能多項功能，在這裡是利用EXCEL工具，來設計成整合工具，一切都以行政為基準，所以成品不是複雜的程式，而是單純運用邏輯運算，當規模不大，當在公司成長過程中，原來的程式軟體不符需求時，透過這裡的整合工具，不用擔心購買軟體的預算，或者換軟體、升級軟體的預算，因為這只是使用簡易EXCEL設定出整合，而他只是買電腦時，會隨機安裝的OFFICE利用而已！

在做過進銷存以後，既可以知道庫存，接著收支管理，然後是印出美美的進、銷貨單，再想想，還能做什麼整合？

範本：EXCEL人事薪資以分計算（位置：http://sumiworkroom.pixnet.net/blog/post/249838109）

人事的重點大約就是前一篇的休假以及本篇的薪資計算。

一般適用者（任何的辦公室軟體，看的都是適用不適用，不是功能大或小，功能大，用不到，就等於多餘）：員工人數較多，多到需要每次都要花一、兩個小時來計算薪水，特別是要計算到「分」。

薪資的計算上，有些是月薪，有些是時薪，月薪單純，反正每個月都是固定那些薪水，最多是達到什麼條件時，可以給予加薪，但領薪的人，可以很單純的預測自己該月可領到的薪水，這是在沒有特別的狀態，像是紅利、業績獎金、加班費…等等情況下。

時薪的情況也是，不過他多了如果每天上班的時數不一樣時呢？那麼算薪水的人，就要每個月到底或月初時，就要拿著打卡卡片一天一天算，算出一天的小時後，再繼續進行加總，然後驗算，那如果是像這樣已經要算到分的，就更細緻了。

之所以要尋求電腦協助，正因為就人工而言，這真的是很繁瑣的工程，因此以電腦作業就相對單純，可以自由選擇最後一天全部輸入，或者每天還是隔多少的時間，就將已打卡過的時間輸入，並不一定要到最後一天再作業，然後到最後一筆完成，同樣薪資單也可以印出來。

在這個行政整合的模擬中，主要是要讓您可以深刻感受到，只要做簡單的工作後，就可以直接列印出美美的表單，這樣就是一種行政簡化，想想，簡化後可以為自己帶來多少多出來的時間呢…

行政整合的工具，重點就在於能讓所有的行政工作一條線化，只要做一次就好，例如…

歡迎來到行政整合模擬，在這裡的東西可能是單一功能，也可能多項功能，在這裡是利用EXCEL工具，來設計成整合工具，一切都以行政為基準，所以成品不是複雜的程式，而是單純運用邏輯運算，當規模不大，當在公司成長過程中，原來的程式軟體不符需求時，透過這裡的整合工具，不用擔心購買軟體的預算，或者換軟體、升級軟體的預算，因為這只是使用簡易EXCEL設定出整合，而他只是買電腦時，會隨機安裝的OFFICE利用而已！

在做過進銷存以後，既可以知道庫存，接著收支管理，然後是印出美美的進、銷貨單，再想想，還能做什麼整合？

範本：EXCEL人事薪資休假計算（位置：http://sumiworkroom.pixnet.net/blog/post/249838148）

大部分的人都會把進銷存看成是一種「程式軟體」，不過，來到這裡，他也只是簡單的進貨、銷貨、庫存的行政整合而已，就算是直接印出報表（進、銷貨單），也是一樣。

一般適用者（任何的辦公室軟體，看的都是適用不適用，不是功能大或小，功能大，用不到，就等於多餘）：員工人數較多，多到需要每次都要花一、兩個小時來計算薪水，甚至不只，特別是特休

休假的計算，特別是在特休部分，受到每一家公司的規定不同，所以一定要有休假天數設定（也就是休假條件），以這個範例來說，就有兩種模式，當然，使用者也只會使用其中一種模式，只是這是模擬，因此特別做了兩種設定。

這樣的檔案做起來很單純，若要用一般程式軟體特別設計，在成本考量下，公司應該是花不下手的，但如果以EXCEL這樣簡單的軟體設計出來，不管是效果還是操作都能達簡化的期望。

在這個檔案中，在個人薪資表中有兩個空白欄「加班費、獎金」，只要再加入條件設定，一樣可以用相同方式帶出，而且，若再加上這兩個，在手工上，運算式自然會更複雜，但如果是透過這樣的設計，不管再加上多少個計算公式，結論都一樣，花的時間都一樣，有了資料庫，最後就可以讓電腦自己帶數據來，免去的就是那個計算時間。

行政整合的工具，重點就在於能讓所有的行政工作一條線化，只要做一次就好，例如…

進銷存：只要建立了進、銷貨資料，就可以知道庫存；

會使用客戶管理的族群，對於「完全掌握客戶狀態」這件事，將這些資料快速分析出來，是非常重要，或唯一重要的一件事…

行政整合模擬-4~EXCEL客戶管理 

歡迎來到行政整合模擬，在這裡的東西可能是單一功能，也可能多項功能，在這裡是利用EXCEL工具，來設計成整合工具，一切都以行政為基準，所以成品不是複雜的程式，而是單純運用邏輯運算，當規模不大，當在公司成長過程中，原來的程式軟體不符需求時，透過這裡的整合工具，不用擔心購買軟體的預算，或者換軟體、升級軟體的預算，因為這只是使用簡易EXCEL設定出整合，而他只是買電腦時，會隨機安裝的OFFICE利用而已！

在做過進銷存以後，既可以知道庫存，接著收支管理，然後是印出美美的進、銷貨單，再想想，還能做什麼整合？

範本：EXCEL客戶管理3

大部分的人都會把進銷存看成是一種「程式軟體」，不過，來到這裡，他也只是簡單的進貨、銷貨、庫存的行政整合而已，就算是直接印出報表（進、銷貨單），也是一樣。 

一般適用者（任何的辦公室軟體，看的都是適用不適用，不是功能大或小，功能大，用不到，就等於多餘）：完全只依賴於客戶者，特別是會有多次案件交易

會使用客戶管理的族群，對於「完全掌握客戶狀態」這件事，將這些資料快速分析出來，是非常重要，或唯一重要的一件事，包括哪些狀態？

像是客戶生日，客戶前次的交易內容，更細膩的可能還有客戶的習性、屬性和特質…等等，範本則是以什麼樣的案件為最常交易、哪些客戶的交易額高、哪些客戶的交易次數高做為分析重點，也就是說，同樣是進行客戶管理，會因為管理的是什麼樣的客戶方向，而有所不同，進而需要量身訂作。 

行政整合的工具，重點就在於能讓所有的行政工作一條線化，只要做一次就好，例如… 

因為公司的規模小，所以，購買軟體會變成負擔，可是手寫資料又會造成資料無法統合運算，或者一段時間（甚至每天），都要花人力在進行結算，在時間就是金錢的情況下，利用EXCEL進行行政整合，每次接單都輸入電腦中，一來透過電腦來印單「美觀」，二來每次輸入後，就可以直接看到結算「快速」，相對作業就可以變少。

歡迎來到行政整合模擬，在這裡的東西可能是單一功能，也可能多項功能，在這裡是利用EXCEL工具，來設計成整合工具，一切都以行政為基準，所以成品不是複雜的程式，而是單純運用邏輯運算，當規模不大，當在公司成長過程中，原來的程式軟體不符需求時，透過這裡的整合工具，不用擔心購買軟體的預算，或者換軟體、升級軟體的預算，因為這只是使用簡易EXCEL設定出整合，而他只是買電腦時，會隨機安裝的OFFICE利用而已！

範本：專案進銷存（位置：http://sumiworkroom.pixnet.net/blog/post/249839114）

大部分的人都會把進銷存看成是一種「程式軟體」，不過，來到這裡，他也只是簡單的進貨、銷貨、庫存的行政整合而已，就算是直接印出報表（進、銷貨單），也是一樣。

一般適用者（任何的辦公室軟體，看的都是適用不適用，不是功能大或小，功能大，用不到，就等於多餘）：公司規模小（單日數十筆資料，單月總計1000筆資料者）

因為公司的規模小，所以，購買軟體會變成負擔，可是手寫資料又會造成資料無法統合運算，或者一段時間（甚至每天），都要花人力在進行結算，在時間就是金錢的情況下，利用EXCEL進行行政整合，每次接單都輸入電腦中，一來透過電腦來印單「美觀」，二來每次輸入後，就可以直接看到結算「快速」，相對作業就可以變少。

一般這樣規模小的公司，多半會把這些「數字」的壓力放在行政人員身上，也就是行政人員一來要記得自己出了多少貨，也要記得手頭還有多少貨要出，因為一般人認為進銷存就是程式軟體，程式軟體就有一定的價格，公司也會有自己的預算，不過，如果是透過EXCEL整合，進銷存不再是軟體，公司預算變低，行政人員也可以不用隨時追著庫存跑（如果倉庫在很遠的地方，那怎麼辦？）。

如果遇上這樣的情況（主題：進銷存(產銷存)系統（位置：http://sumiworkroom.pixnet.net/blog/post/249839135），老闆每個月都要追一次每個業務員的結算，如果沒有平常的工夫，那麼到月底時，一定又是一個大工程。

行政整合的工具，重點就在於能讓所有的行政工作一條線化，只要做一次就好，例如…

進銷存：只要建立了進、銷貨資料，就可以知道庫存；

行政整合模擬-3~EXCEL排班表設計

歡迎來到行政整合模擬，在這裡的東西可能是單一功能，也可能多項功能，在這裡是利用EXCEL工具，來設計成整合工具，一切都以行政為基準，所以成品不是複雜的程式，而是單純運用邏輯運算，當規模不大，當在公司成長過程中，原來的程式軟體不符需求時，透過這裡的整合工具，不用擔心購買軟體的預算，或者換軟體、升級軟體的預算，因為這只是使用簡易EXCEL設定出整合，而他只是買電腦時，會隨機安裝的OFFICE利用而已！

範本：EXCEL時數排班表

大部分的人都會把進銷存看成是一種「程式軟體」，不過，來到這裡，他也只是簡單的進貨、銷貨、庫存的行政整合而已，就算是直接印出報表（進、銷貨單），也是一樣。

一般適用者（任何的辦公室軟體，看的都是適用不適用，不是功能大或小，功能大，用不到，就等於多餘）：排班表內容性複雜者

當我們的排班內容已不僅止於一個班，還是兩個班，還是一個禮拜上幾天班，一個月能休多少天假時，而是連同位置也會變動，每天上班的時段不同，造成相同的天數，卻不一定是相同的時數時，電腦排班將會是一個更快更簡易的輔助。

一般用手排的排班表，最困擾的是什麼狀態？

1.休假、上班天（時）數的公平性；
2.排的過程一直矛盾，卻又很難查覺；
3.好不容易排完了，還要從亂亂的資料再重謄一次，不然誰看得懂。

 歡迎來到行政整合模擬，在這裡的東西可能是單一功能，也可能多項功能，在這裡是利用EXCEL工具，來設計成整合工具，一切都以行政為基準，所以成品不是複雜的程式，而是單純運用邏輯運算，當規模不大，當在公司成長過程中，原來的程式軟體不符需求時，透過這裡的整合工具，不用擔心購買軟體的預算，或者換軟體、升級軟體的預算，因為這只是使用簡易EXCEL設定出整合，而他只是買電腦時，會隨機安裝的OFFICE利用而已！

範本：EXCEL簡易盤點（位置：http://sumiworkroom.pixnet.net/blog/post/249839285）

大部分的人都會把進銷存看成是一種「程式軟體」，不過，來到這裡，他也只是簡單的進貨、銷貨、庫存的行政整合而已！

一般適用者（任何的辦公室軟體，看的都是適用不適用，不是功能大或小，功能大，用不到，就等於多餘）：單純想知道進銷貨的情況，還有多少貨可以出，或還需要進多少貨的庫存管理人員

這對一般的有公司組織形態的人，是不適用的，怎說？如果是有公司組織形態的人，那怕是校長兼打鐘，都一定要知道「盈餘」，也就是收支，總要知道自己做這樣的工作是賺還是賠吧？

那麼如果要知道收支，可以看到這個範本：EXCEL簡易進銷存（位置：http://sumiworkroom.pixnet.net/blog/post/249839186）

一般適用者：自己進些小貨來賣，然後想知道盈餘，像是這幾年興起的網路拍賣

會做這樣的人，大致都是自己做，若再要花一筆錢買軟體專職管理，其實會是另一種負擔。

但進銷存之外，在做買賣時，更想做的同時是客戶管理！

範本：進銷存(產銷存)系統（位置：http://sumiworkroom.pixnet.net/blog/post/249839135）