澄邑居**~~EXCEL行政魔法屋~~**

特休天數讓您很困擾？

EXCEL的試算便利就在這種時候發生！

這裡來做一個簡單的「日期」運算，在不和薪水結合的狀態下，其實很好用的。

這個檔採用的方式是「週年制」，所謂的週年制就是以到職日做為計算基礎的一種計算式。

現行的特休天數規則
一、六個月以上一年未滿者，三日。
二、一年以上二年未滿者，七日。
三、二年以上三年未滿者，十日。
四、三年以上五年未滿者，每年十四日。
五、五年以上十年未滿者，每年十五日。

這篇是特別為了感謝一直以來支持著澄邑居的大家，在來到100個讚時，所獻上的謝禮。

這裡選擇了EXCEL中，最常使用的運算，我叫他是「數學邏輯」，當有這樣的運算概念時，不一定要學很難的函數，還是VBA，就可以自行設計簡單的行政檔案來減化行政工作了。

所謂的數學邏輯就是大於、小於、等於、以及和或者，並在加一個判斷。

首先先說「判斷」，在函數中有一個「IF」的函數，這個函數在經驗學堂中有說過…

EXCEL經驗學堂第二課：流程追蹤提示

所以，進行數學邏輯就是以這個為首來進行第一個動作。

接著就是要條件的設定了，這裡以薪資計算中的全勤獎金來說明，如何進行這樣的一個數學邏輯判斷。

這裡設定一個全勤獎金的條件是：
當完全沒有任何請假紀錄，且遲到的累計時間在30分鐘以內（含30分鐘），則發給獎金3000元。

那麼公式將如何寫成呢？

=IF（AND（請假累計=0，遲到累計<=30），3000，0）

這裡的經驗學堂完全是以「專業處理行政事務」的角度來製作的，檔案是要保障我能快速處理行政事務，用簡單的指令，操作的方式，在檔案能負荷的狀態下做到行政簡化，並不一定要一個檔案處理一年、兩年的資料量，重點是量力而為，只要能「快、狠、準」處理好自己手上的工作，透過整合，讓不斷重覆的工作，變成只需要做一次，讓一個小時的工作變十分鐘，讓一天的工作變一小時，那多出來的時間就是自己賺到的了。

經驗學堂六：將EXCEL做為小型資料庫進行資料查詢

這在第五堂時就有用到的概念，只是在這裡要帶出的是「單筆」資料的所有內容，要做整合，就是要這樣開始漸進式。

在第五當中只是進貨、銷貨，然後算出現有的庫存量，那在第六堂就是除了庫存量以外，我們可以單筆資料帶出，比方帶出「XX單號」的內容，「XX產品」的明細，「XX客戶」的明細，或是「XX產品編號」，就可以帶出這個產品的所有資料內容…等等。

那麼，這裡我們使用的範例：進銷存陽春大眾版（http://sumiworkroom.pixnet.net/blog/post/249839456）

一、建構所需的「架構」

目的就是要，只要能讓進貨、銷貨算出庫存，而且能隨時查閱庫存量…

EXCEL經驗學堂第五課：簡單進銷存設計

實作！出的速度是慢了點，說是比較難，其實還是比較懶，二聲和三聲之差了！…
 

接著進入主題，有了前面四堂課後，接著當然就是設計有用的、能簡化工作作業的東西出來啦！
 

老闆不管有沒有準備好用的系統，透過這樣的做法後，一樣能減輕工作量。
 

下面將以曾做過的一個檔案來做範例：簡易進銷存…（點擊，內有完整檔案）

將這些基本動作學會，然後開始進入複雜性的表格公式運算，是的，做出來的東西就會像在「工作室資訊」中的檔案一樣，雖然不是用程式語言所寫出來的，也沒有什麼VBA，但是卻能做出像程式所寫出的軟體一樣的功能，只是他所顯示出來的模式會不一樣。

經驗學堂四：不同表格資料相互運算

在EXCEL的設計中，可以透過多個工作表互動作業，來達到一些運算的完整性，雖然這個動作很單純，沒做過的人，會一頭霧水。

經驗學堂第三堂：上鎖

當開始為自己的檔案下公式時，這個上鎖技巧一定要有，為什麼？

一、防止有人來改資料，通常資料一改，要再修補回去，工夫一定比原來的多。

二、指定欄位跳躍：所謂指定欄位跳躍，就是可以讓他直接跳到要跳的那個欄位，當今天，我們只是使用表格，可能有些欄位，並用不到，例如第一堂課上所用的範例履歷表，填寫的人一定只希望欄位可以停在空白的地方，按一下「ENTER」就可以到那個空白欄位進行填寫，透過上鎖，就可以有這樣的功能。

三、限定使用者：指定特定的欄位給特定的人使用，別人不可使用。

以下就來圖解如何使用上鎖。

在幾年前，有個人跟我說，他想要一套能幫他提示時間的軟體，因為他的商品是人，要隨時盯著他們的時間，什麼時間？有健康檢查的時間，要來的時間，要辦什麼證件的時間，問說用EXCEL可以嗎？因為跟公司申請的話，也一樣要費用，而且並不是很合用。

經驗學堂第二課：流程追蹤提示

在幾年前，有個人跟我說，他想要一套能幫他提示時間的軟體，因為他的商品是人，要隨時盯著他們的時間，什麼時間？有健康檢查的時間，要來的時間，要辦什麼證件的時間，問說用EXCEL可以嗎？因為跟公司申請的話，也一樣要費用，而且並不是很合用。

當然可以，而且很簡單，其實，只要是提示，就可以回到我的公務機關時代的公文管制流程表，為什麼？因為在裡面加了一個很簡單的提示，但公文未回辦公室，或未歸檔案室時，就可以提示，或者提醒不要到了結案時間，公文都還在外面流浪，沒回家。

工作很多年，除打字工作外，其他都是行政，有一般打雜的、櫃台的、管電腦的到進出貨…等等，後來經驗過程中學到EXCEL，這個工具讓我的工作開始進入不用重覆作業的狀態，少了很多工，於是當老闆一下要這個，一下要那個的時候，讓我也能快速處理，特別在公司沒有「程式軟體」的管理時，因為，透過EXCEL，我讓要花時間按計算機的，要花時間套表格的，要花時間排製的工作，都經由EXCEL的公式函數搞定。

經驗學堂是我個人上班到現在的一些經驗，我學了什麼，不是要教人什麼的學堂哦！…

以下的經驗學堂就是要講這樣的過程，如果你覺得老闆常常要算一些複雜的東西，還是追蹤什麼，還是自己校長兼打鐘，業務都跑不完了，還要盯算這些雜務，那麼就讓我經驗中的EXCEL來解套。

我所使用的EXCEL就只是一般的行政工具，不是要加很多公式函數甚至VBA的工具，因為我們不是要做程式設計師，我們只是要讓自己的工具比較輕鬆，時間可以再寬出一些，就算只能用來發呆，至少是多出來不用忙碌的時間。

第一堂：表格

話到表格，這是我在一家公務機關的經驗。

話說到公務機關，他們有很多的層級，通常都會上級給下級很多表格，依表格填資料，當時的表格是用WORD做成的，所以，每次只要把資料填上去，表格裡面的文字位置一定會跑掉，所以就用EXCEL把他們的表格全部換成EXCEL，怎麼填內容都不會跑掉，表格也不會亂掉！

有人說，用EXCEL做表格，是在給自己找麻煩，因為欄寬和欄寬會對不上，在Word說面可以分割儲存格，但到了EXCEL這一個方式就不可行了，而且，在WORD裡面，我要這一個多寬，就調整這一格就可以，到EXCEL就不行這樣調了，所以，當然EXCEL畫表格會比較麻煩。

不過，這種解釋方式，對我這種先會WORD，而且已經用的很精，再換到EXCEL的人來說，是說不通的，因為都用的很精了，還堅持要換，一定有其中的鋩角在。