在幾年前，有個人跟我說，他想要一套能幫他提示時間的軟體，因為他的商品是人，要隨時盯著他們的時間，什麼時間？有健康檢查的時間，要來的時間，要辦什麼證件的時間，問說用EXCEL可以嗎？因為跟公司申請的話，也一樣要費用，而且並不是很合用。
經驗學堂第二課：流程追蹤提示
在幾年前，有個人跟我說，他想要一套能幫他提示時間的軟體，因為他的商品是人，要隨時盯著他們的時間，什麼時間？有健康檢查的時間，要來的時間，要辦什麼證件的時間，問說用EXCEL可以嗎？因為跟公司申請的話，也一樣要費用，而且並不是很合用。
當然可以，而且很簡單，其實，只要是提示，就可以回到我的公務機關時代的公文管制流程表，為什麼？因為在裡面加了一個很簡單的提示，但公文未回辦公室，或未歸檔案室時，就可以提示，或者提醒不要到了結案時間，公文都還在外面流浪，沒回家。
當時正好遇到機關沒用電子公文，也沒有公文管制流程系統，來了多少文，出去多少文都不知道，然後處置後，突然又有人來查文，還得到檔案室才能查得到，於是就生成這樣的檔案了，一方面提醒自己還有沒有文未結，一方面如果只是要知道公文內容，並不用影印公文時，自己電腦查一查就好，就不用跑到檔案室，同時也省很多時間。
這個提示功能很簡單，用「IF」就可以完成。
我在最後加一個函數「TODAY」，然後保留一天的工作天，所以公式為：
=IF(AND(O2="",G2-$P$1<=1,G2<>""),"V","")
IF加上邏輯函數（AND、OR），遇上判斷真的很好用，當然，設計的人腦袋要清楚。
當即期日期減掉今天等於一天，或小於一天，就打勾，這樣就會在前一天就提醒說案子未結，只要在最後的結案日期輸入日期，那麼勾就會不見，就會知道結案了。
「$」這個符號是欄位鎖定，EXCEL好用的地方在於公式可以用拖曳的，所以只要下一次公式，同列或同欄只要用拉的，可是只要一拉，數字或英文就會跟著變，這時就要用這個符號鎖定，所以，這裡的「$P$1」是今天日期，所有的比大小都是和這個今天日期比，所以只和這個欄位，自然要把這個欄位上鎖。
如果覺得多這樣的欄位不喜歡的話，也可以直接把「$P$1」的欄位變成「TODAY()」，就可以少一個欄位了。
為什麼都是打勾？那如果要很多提示時，可以用其他的方式顯示嗎？當然可以，以後就會出現，怎樣以其他的方式來顯示多種提示了，在這個流程表裡，就只有結案和未結案了。
檔案下載：
本格檔案可免費下載，若要修改或重建費用另議
與我連絡：http://sumiworkroom.pixnet.net/blog/post/249837977
留言列表
