EXCEL用在行政作業上設計的從來都是行政工具，而不是程式軟體！
以這個設計來說，主要的管制在於：
當實體的作業是技術性，且所耗時間很長，行政人員/會計會須要在這長時間的作業下，進行雙方費用的追蹤，於是產生的金流管制設計。
故事分享/與行政同事間的對話
行政同事：實體作業和電腦流程是分開的吧？
：可以這麼說，但電腦流程會跟著實體走。
行政同事：我的重點在於追蹤未完成付款的話？
：追蹤未付款看的一定是日期，其他就看個人需求，但我們的作業都有經過合約不是嗎？
行政同事：合約確實都會有押日期，包括應付金額，實際作業日期會在押的日期前後，金額也只有最後的總額一定合得上，也就是過程/訂金+過程分期+最後尾款是可能有差的，所以我要的是能讓我時間到可以追蹤，在入帳款時也能做金額的比對，而且要紀錄模式。
會員學員的費會需定期收，且會受到許多變動的狀態，像是出缺課、應乘交通車卻未搭乘、應有參與伙食卻未出席…等等臨時狀態，進而造成收費金額的變動時，您會為因為每次時間到時，就要將先前的資料手工撈出，然後計算費用而困擾嗎？
這個檔案的設計，透過於作業的流程，這裡所謂作業的流程指的是制定課表、安置學生上課、點名…的作業，進而達到行政簡化的效果，即讓您只需先設定好每一個會員學員的基本資料，例如該學員的課程、是否有乘交通車、是否有參與伙食…等等，接著完成上課的班表，接著讓系統自行帶出每一堂課的應上課學員，用於點名，所以就是點名表，包括乘交通車、伙食…都帶出，然後，每天在學員進來前，就先將點名表都印出，接著課堂上實際點名，點名之後收回點名表，將出缺席做電腦紀錄，交通車、伙食的作業都一樣，當時間到時，就會自動計算出該學員的應收費用，當然有發生缺席、未搭交通車、未搭伙食就會併入計算，這就是一種行政作業的簡化。
以點名表來說，或許您會覺得反正每一天的學員都一樣，改一下日期就好了，用到系統會不會太小題大作？當人員都不變時，確實，但偏偏人員就是會變，又或許您覺得紙本勾一勾誰出席就好了，還要再做一次電腦登錄，又多一次工？這似乎也對，可是當您一個月到時，再將一個月的紙本資料拿出來點的時候，還不是和打電腦一樣，多一次工，但並別是電腦在您打完之後就做完了統計，紙本並沒有，而是您要一個個學員確認統計，兩者相比，誰的速度會比較快呢？
所以，電腦化或許會改變您平常習以為常的習慣，如果這樣的改變會大大提升效能，何不嚐試理解看看呢？
以下是檔案的操作說明：
檔案架構：學員會員、課程表、表別設定、點名表、乘車名冊、伙食名冊、應收清冊、收費單、未收明細
學員會員：用於建立學員會員的基本資料，像是所指定的課程以及其他加加減減的基本費用，學員會員資料填上之後，不需因為學員會員退學了（即不再到課）而需將資料刪除，只需做退學的設定即可，未來即不會再出現於收費清冊當中，筆數最大可建立2000人。
註：在這裡的收費清冊的篩選條件為是否在學，有些人是以課程內容做為收費的條件，例如有些課程是三個月才收一次費用，而不是採用這樣每個月收費的模式，由於這是通用檔，因此並不會做這麼多的類別設定，如您的篩選條件與這裡的「退學」條件不同，則需採用客製修改選項。
這個檔也是舊檔做的功能追加…
為什麼總會有舊檔功能追加呢？這就是行政作的浮動。
當您來說，您只看到當下的檔案，或許在看到新的檔時，會覺得舊的檔怎麼不做這個功能呢？那在做行政作業的您，也能將每次的行政都一次到位滿足，還是說，做了一段時間，才想到說，如果能做什麼統計分析的話，會更好…這就是一種行政作業的浮動修改。
以這個檔案來說，本次要追加的功能是最後期限的統整，因為要對已完成週期的客戶做追蹤，像是是否要續約…等等的作業所需的整合，但其實就是將全部的客戶的最後期限那筆資料找出來，然後以追蹤的條件做提醒的一種設計。
以下為檔案操作說明：
檔案架構：客戶合約、收費通知、客戶查詢、結案期限
客戶合約：用於紀錄客戶合約的內容。
★客戶名稱：自填欄位。
您所期待的EXCEL（試算表）工具為您做什麼事呢？
這是一個單純的客戶管理檔案，透過這個檔案來找尋所期待的功能。
以EXCEL（試算表）的功能性來說，本檔發生的設計有：
1、透過於基本資料的建立，預算未來的時間、週期、期限。
2、透過於資料的篩選，將即將發生的資料列出，免去找尋的作業。
3、統合資料，可以條件式找尋該條件的所有結果，例如透過人名，將該人員的所有資料做列出，即使資訊在不同的工作表中也能達成。
4、格式化的設定，讓資料可以更即時性的顯示，例如設定一個月內的收費用其他的底色來顯示。
5、透過按鈕，滿足像程式軟體的操作。
以本檔客戶管理的功能來說，其主要的功能為：
1、建立客戶的週期，電腦可以自動運算該客戶的所有未來期效。
這是一個針對所執行的「案子」完成來收取費用的客戶管理，因為客戶有可能會重覆接洽於不同的需求，因此需要進行客戶管理…
EXCEL客戶管理條件式折扣
這裡是一個完全採用EXCEL中的函數（非VBA），再配合實際作業的流程，所完成的整合工具，且將會是您辦公室中所需的簡化作業工具。
這是一個針對所執行的「案子」完成來收取費用的客戶管理，因為客戶有可能會重覆接洽於不同的需求，因此需要進行客戶管理，如果是管理個人形態的，像是業務員或傳直銷等，需要使用到身分證字號，或是生日等等，即不適用。
因此，同樣叫客戶管理，也一樣會有不同的需求，以及設計出來的不同型態，功能等等。
檔案說明如下：
1.檔案結構：客戶資料，收支明細，月收支查詢表，客戶查詢表
每個檔案都有其結構，其目的就是在於建構其資料庫或查詢表、印出表單等等。
2.客戶資料：建立客戶的基本資料，其中藍色欄（客戶編號、客戶別）是自動帶出，客戶別是依縣市做區別，只要在住址的第一欄輸入台北市、新北市等等縣市，就會在客戶別帶出代碼來，例如台北市就會帶出A，然後客戶編號則是帶客戶別加序號三碼，最大筆數量：300。
