EXCEL進銷存薪資人事排班表客戶管理整合新天地（2025/01/03更新）澄邑居/行政魔法屋：以行政工具EXCEL創造驚艷效果！
您會驚訝地發現，在澄邑居/行政魔法屋僅使用行政工具 Excel 即可實現您以為需要數十萬、數百萬、甚至千萬預算才能達到的需求！隨著時代的變化，行政作業不斷向電子化轉變，而電子化後的需求包括：
只要完整建立進/銷資料，即可掌握庫存狀況。
利用組成材料的成份數據，可以準確掌握所需材料進貨量，減少成本消耗。
透過構建完整的客戶需求資料，能夠深入分析客戶的喜好和行為模式。
進/銷資料不僅管理庫存，還可生成相關金額資料，輕鬆管控收支。加上雜支項目，即可準確掌握營收狀況。
排班的規則是會和整體工作環境有關係。
以這個環境來說，思考的是：
為什麼一天有三班要上兩班？因為一個班不足8小時，兩個班加起來可能剛好8小時…等等。
為什麼要指定班？因為這個人有特定的理由一定要上這個人，例如診所某個護理人員一定要跟診某個醫師，那麼這個醫師上什麼班，就是要上這個班，所以會有指定班的規則產生。
為什麼還要特別設定新人人數？因為新人太多，會造成作業現場混亂，所以必須壓在二分之一以下。
為什麼要限制三班數，班別要分散，讓早晚組合班分開甚至班數少於早午、午晚組合班？因為會覺得累。
…
規則是透過這些思考後產生的，每個工作環境不同，就會產生不一樣的規則，以「限制三班數、班別分散…」等等，有的環境認為這樣會累，但有人會覺得集中上，例如將三班數加多，反而會造成全部的上班天數減少，又或是「新人」，有些現場很重視是不是有新人，是不是一定要有資深人員COVER，當這個環境有需求時，以這個設計規則，就會要求新人在一個班中，必須壓低在二分之一以下，所以有可能出現一個班都沒有新人，如果有排，也會在二分之一以下，例如這個班5人，最多新人就是2，6人時，最多新人也就排3人。
本檔的排班規則：
薪資，在每一家公司的內規不同時，往往都會產生自己的計算方式，不管是在特休，甚或還有業績獎金…等等，都是因公司計薪規則而有所不同，但都離不開計算式思考。
在澄邑居/行政魔法屋中的EXCEL重點就是在進行內部行政作業整合單一化。
本次的重點就是在於：
●當業務完成銷售時，可以直接計算出業務獎金。
●遲到直接轉為年假扣除。
薪資計算規則：
●人員：10人，即員工數最大為10人。
●本薪：員工的基本工資，有分月薪與時薪。
●全勤獎勵：限領有月薪人員資格，無遲到紀錄者，全額3000元，若有遲到紀錄，且主管無簽核同意轉年假，一次300，直到扣完3000為止。
這個設計的重點在於從進銷貨→收支紀錄→損益表。
行政同事說：就寫字都很慢啊！而且格子又小小的，也不能全部的字都寫上去，所以我就想說打字比較快，直接印出來也比較好看。
在這裡的設計著重點多在內部的行政作業，也就是在不與客戶直接接觸下的類系統設計。
內/外部作業以進銷存來說，較為顯著的差異在於：
當客戶得以於網路上直接下單，並對庫存產生直接變化，屬外部作業，不能直接影響庫存，就會是內部作業。
以這個設計來說，流程上是：
進貨→內部作業在於商品資料明細登錄。
銷貨→當商品確定銷貨時，一樣是內部登錄銷庫存/在銷貨部分，這個設計做了簡化設計是，由於商品數量為1，同時是透過外觀（圖片）來辨識，於是直接找出商品的明細資料，並直接於商品明細資料建入銷貨內容，直接回存。
收支登錄→一般來講，銷貨會等於絕對收入，以這設計來說，簡化的會是銷貨就無須再做收支登錄，只登錄非銷貨的收支。
在行政工具中的排班表重點往往是放在不要為了排班好幾天的好幾個小時就不見了！
排班規則並不會是通用性的，而是會隨著公司的作業型態而不同。
作業型態與公司型態無關，就是單純公司內部認為怎樣的人力運用安排是最佳的，然後設計出來的排班規則。
故事分享/與行政同事間的對話
：排班表就是公平性最重要，包括每個人上班的天數是怎麼算的？每個班別怎麼分？還有假日班的天數…等等？
行政同事：我們休假的天數就是以政府公告的休假天數為準，每個人都上一樣的班數，不要集中在同一個班別就可以了，假日班也一樣。
：但是如果都上一樣的班數，又每個班的人數都一樣的話，除不盡啊！
行政同事：沒有每個班人數都一樣！我們的工作人力需求有時間差異，前後人力需求少，中間會比較多，因為工作時數很長，於是就調整成三班，每個班別都是固定8個小時，實際時間是重疊的，現在是每個班都至少4人，由於午班的時間會和早、晚班的人時間重疊，因此午班限制就4人，不會再多，至於早、晚班假日維持4人，非假日就可以多人，我們算過，這樣排的話，從開始上班時間人會慢慢變多，在尖峰時間人力可以達到12人以上，離峰後就會慢慢減少人力，早、晚班的人力可以多排，讓前後的人力都維持在4人以上。
：非假日的早、晚班可增加人力，大約可增加多少？
從薪資計算10到現在的12算是一系列的設計。
故事分享/與行政同事間的對話
行政同事：現在的狀態是，案件歸案件，薪資歸薪資，重覆作業了。
：那就合併吧！
行政同事：看設計，似乎長不一樣，怎麼合？
：因為長不一樣就不合？
行政同事：對啊！所以我才會管理這麼多的各別檔案，其實很煩，因為有些東西是重覆登打的。
：所才會先做薪資，然後追加會議紀錄，再另外簡化案件，因為長不一樣，所以各別設計。
行政同事：這些我都徒手打的。
EXCEL用在行政作業上設計的從來都是行政工具，而不是程式軟體！
以這個設計來說，主要的管制在於：
當實體的作業是技術性，且所耗時間很長，行政人員/會計會須要在這長時間的作業下，進行雙方費用的追蹤，於是產生的金流管制設計。
故事分享/與行政同事間的對話
行政同事：實體作業和電腦流程是分開的吧？
：可以這麼說，但電腦流程會跟著實體走。
行政同事：我的重點在於追蹤未完成付款的話？
：追蹤未付款看的一定是日期，其他就看個人需求，但我們的作業都有經過合約不是嗎？
行政同事：合約確實都會有押日期，包括應付金額，實際作業日期會在押的日期前後，金額也只有最後的總額一定合得上，也就是過程/訂金+過程分期+最後尾款是可能有差的，所以我要的是能讓我時間到可以追蹤，在入帳款時也能做金額的比對，而且要紀錄模式。
您以為的匯入可能只是少一個動作，實際的匯入卻會是準確度的保證！
這個檔是來自於薪資計算10的修改，追加了會議紀錄的匯入。
會議紀錄是使用WORD寫成的，如果對薪資計算10有印象的話，應該會知道「案件會議紀錄」這張工作表，在薪資計算10中，這張工作表是人工建立的，建檔的重點在於項目分別，在一份會議紀錄上會有多種項，時數以及天數分別，是加還是減，都有分別，最後還得追溯前一次的資料。
故事分享/與行政同事間的對話
行政同事：打卡可以匯，那會議紀錄能匯嗎？
：能啊！只要你不介意中間的複製貼上過程，都能匯
行政同事：（搬出一份份的會議紀錄）他們開完一次會議後就是一份會議紀錄，印出後簽名，表示他們接受這份會議的內容，「案件會議紀錄」中的天數、時數就是都從這資料來的。
：（翻翻內容）有電子檔？
行政同事：（打開了電腦目錄）當然有，因為這關係到薪水，不能改的，印出後才改要雙方簽名。
前一篇是匯入匯出，這篇再接著同樣設計！
因為匯入匯出是可以發生在任何的情況，不會只是POS機，又或是打卡差勤上！
這一篇是用在會議紀錄上，在古老的範例中，還曾出現用在轉訂單上。
您以為的匯入可能只是少一個動作，實際的匯入卻會是準確度的保證！
匯入匯出也不會只專美於程式軟體上，只要能運算出位置，就能達到的功能！
同時，這樣設計的需求，更是建構在這個什麼都電子化的時代，當什麼都電子化之後，只要有原始電子檔就能進行的轉換動作。
操作說明：
架構：人員、案件、會議匯入、案件會議紀錄
這次的薪資計算是案件型的薪資
這個範例檔是直接將計算狀態（包括筆數）保留，別於過去的範例檔，如果您需求的規則正好符合了這個設計的規則，那麼是可以直接下載使用的，解鎖是因為您想了解背後的公式才會有的需求。
計算規則：
1。員工人數：10人。
2。固定本薪/日薪/時薪。
3。特休規則依公司規定，固定12月結算，不足年以比依計算，未完成請休部分於12月或離職月併於薪資中計算。
4。依案件執行天數計算加班費，超過應上班天數以日薪加成。
5。案件執行天數為案件會議所設定的天數，應上班天數為當月天數扣除國定假日。
6。因會議而提前上班與延後下班之加班費，以時薪加成。
