EXCEL進銷存薪資人事排班表客戶管理整合新天地（2024/04/02更新）一般對電子化的舊有概念不外乎就是像進銷存/ERP一類的系統設計，當跳開ERP、人資系統之後，還是一樣有一堆瑣碎的檔案要管理
澄邑居/行政魔法屋就是專注在行政電子化過程中的簡化協助
多數人的想法是，行政很多事項透過ERP、人資系統之後就可以電子化而發生簡化，事實卻是：
◆離開了系統化之後，還是會有一堆檔案要管理
◆這些檔案的內容可能在系統中就有，但系統與檔案不相同，就是重覆作業
◆下了系統之後有很多的數字要統計、分析、做表格，散了一堆檔
◆以為有些作業採人工是因為手寫要比電腦打快，事實卻是無電子化技術
◆以為只要客製了系統，散亂檔就不存在，事實是預算有難度
◆預算滿足了，客製後的結果還是有一堆系統下作業檔案
這六點是即使持有ERP一類的系統，下了系統之後，仍這麼循環著
這次的薪資計算是案件型的薪資
這個範例檔是直接將計算狀態（包括筆數）保留，別於過去的範例檔，如果您需求的規則正好符合了這個設計的規則，那麼是可以直接下載使用的，解鎖是因為您想了解背後的公式才會有的需求。
計算規則：
1。員工人數：10人。
2。固定本薪/日薪/時薪。
3。特休規則依公司規定，固定12月結算，不足年以比依計算，未完成請休部分於12月或離職月併於薪資中計算。
4。依案件執行天數計算加班費，超過應上班天數以日薪加成。
5。案件執行天數為案件會議所設定的天數，應上班天數為當月天數扣除國定假日。
6。因會議而提前上班與延後下班之加班費，以時薪加成。
表格套表匯出匯入是在行政作業上算很好用的操作手法，會很常運用到，諸如：
有打卡差勤，沒有直接運算為薪水，這個就是這個案例
客戶來的訂單，資料內容甚多，與本身的格式內容完全不同
來源資料多處，進行終端資料匯整
這三個狀態的共同點就是資料來源不是本身生產的，但只要能直接接收就省掉一個登打作業，而且這些都只要公式就能完成。
以下是檔案操作說明：
架構：
人員：
所有的行政設計都是一樣的，透過於公式運算，達到簡化作業的功能！
行政同事說，資料取得的時間並不一定，但是印出卻要依發生日期來排序，可以不要當拿到的日期是比已建過的資料較小情況，還要做插入，或移動嗎？
這個設計的重點就在於當有資料排序需求時，可以依條件自動排序，條件也可以依人員，以某些特定的數據條件，在這個檔是採日期，因人而異。
檔案操作說明：
架構：資料庫、印表
資料庫：用於建立資料明細使用
印表：A5列印，一頁6筆。
所有的行政設計都是一樣的，透過於公式運算，達到簡化作業的功能！
行政同事說，要發稿給業務們填資料，但每個人的數量都是不一定的，每次要發表單出去時，名字就是要重新排，能讓每個人的名字顯示都剛剛好等於數量嗎？就是設定好數量後直接印出表單嗎？
檔案操作說明：只有一張工作表，操作的部分只有左側的姓名和數量，右側白底是給業務填寫用，不在這項行政作業的範圍內，所以只是顯示白底的不可使用欄位。
實際操作時，右側的姓名是會跟著左側的數量跑，例如A1因為數量設定3，右側自然就顯示3個A1，同理，A6數量設定9，19~27正好是9。
EXCEL行政簡化-檔案整合系列一路下來從1~6，都是日常行政會用到的技巧，同時將這些技巧組合後，所顯示的結果也會是一個完整進銷存、薪資計算、排班表的成品結果。
當這些看似簡單的操作，在無法使用公式運算下，就是會回歸到人工！
◆以值班表來說，只要不要讓固定的人都排六、日，間隔天數不要太近，何妨？
◆以多個檔案整合成一張表，來源不同，花點時間、眼力比對，何妨？
資料電腦比對檢核，人工自行修改
使用的手法就是：色※格式化設定※
早在-檔案整合系列2-我們就聊過透由格式化設定能發揮的功能，這篇一樣也是在做格式化設定，用途不太一樣而已
行政同事說：主管要求六、日排班的人數不得超過三分之一，每次都超過，超過主管就來說話，作業就要再來一次，很煩！可以讓他們一達到人數就無法再排了嗎？非排不可就先私下協調再排嗎？
在這情境下，您想要用的是VBA嗎？就是跳出檢核嗎？只是小小的排休表，而且還是員工自行決定的表格，要搞到這麼高深不可測嗎？
回頭想想目的就會單純一點，行政要的只是讓他們有所自律，而不是限制，提醒他們一下就好！
檔案操作說明：
休假表：這個檔案就只有這一張工作表，使用的方式是將檔案放在公司的共用目錄底下，透過EXCEL的檔案特質，只有第一個開啟的人能操作，後面的人會變成唯讀，行政人員將檔案放到目錄底下後，公告給員工知道要排休了，員工有時間的人就會將檔案開啟做排休的作業。
這個設計的單純處在於只是資料庫的利用，舉一反三的地方在於如何讓資料跑完10筆之後，再由另一欄由下向上爬升
這個檔案的設計故事是這樣的：
行政同事說，原來是用手寫的，一本冊子，格式是固定的，A類的筆數相對少，能有個4筆算多的了，B類的筆數相對多，甚至會超過固定格式的10筆，於是在手寫的情況下，當B類的筆數來到10以上時，就直接從A類的下面向上爬升，經驗值即使B類再多，也不會超過A類的預留4筆，接著再將件數與來源直接統計
檔案整合系列來到4，有發現這都是很小的設計嗎？又或是，其實都只是行政上會使用到的簡化功能嗎？
這個設計有一個特點，我們不能將表格設定到B類資料是足夠的狀態嗎？
這得思考：行政作業是除了電子化外，更有實體的作業，以這個設計來說，表格設計是固定的，主要在於本就有做案件電子管理，原本是採用手寫，後來修改為直接將已有的資料轉入的動作，那麼紙本的欄位本來就會是固定的。
而且，這張表單最後必須以A4列印出來，讓人員簽名確認
這些案件都是每次完成，每次就是手寫登錄，月結給人員確認簽名，做為發薪依據，一直以來實體行政作業就是這麼做。
當我們完成電子上的作業時，同時也可以完成這張表單，程序很多的情況下，至少可以節省再人工操寫的動作，包括最後的分析統計，當採用這方式作業時，連同分析統計一併完成，行政作業也不用再一頁頁紙本翻動來計算。
即使有了完整的ERP系統管理，下了線一樣要做契約書的實際流程管理！
契約書是消耗品，行政人員須對契約書做實際流程管理，每次用完就要進新的，每次進來就是品項眾多，份量大，行政人員就要將資料列檔管理，先是第一階段將全部契約書分拆分數點收，第二階將契約書蓋章成為可使用的契約書，最後是入庫。
同一組數據會發生三次作業，可透過巨集將中間的操作流程以按鈕完成。
這個檔案的設計故事是這樣的
行政同事說，每次進來的契約書份數就是幾百份，每份都要按編號50/20進行分疊，希望可以只要輸入編號的起迄，或是份數後，系統就可以直接運算，看是要拆50還是拆20，再依計算出來的結果盤點就好。
有人要發問，為什麼要拆50/20嗎？
答案：我也不知道！
在行政作業中很常是這樣的，這就是程序，在最初的人接觸到這份作業時，透過於多次變化，以及經驗而產生的一種「管理程序」，這個程序往往是繁瑣的，同時後面接手的人也未必會知道為什麼這麼處理，但就是得這麼做！
這樣的設計一定是下了ERP以後才會有的設計，在客製下的ERP很完整，也有這個設計的管理，但仍然須下線再新生檔案管理，而且，這也只是行政作業中的一環，很多的情況都是這樣的。
在行政的作業上，我們常會感受到的是…
這些作業透過程式軟體太過小體大作，不透過程式軟體，又都是很繁瑣的人力
這個檔案的設計故事是這樣的
行政同事說，可以不要空格保留嗎？這是要印出會議使用，不是內部看看的資料。
原始的設計是完全人工的，畢竟這些統計的數值還是得透過條件式的運算，就一般行政人員來說，單純一點就是加個公式統計出來，預留了最大的可能欄位進行公式運算的空間，當有更專業的顯示時，就會有所期待。
以這個檔來說，這並不是只有是不是內容的統計這麼單純，而是連同要格式化，對於行政人員來說，都會是困擾。
如前一個設計一般：EXCEL行政簡化-檔案整合系列1
有多個檔案，內容會重覆，行政作業在於將重覆的內容單一化
這些小小的動作都直接反應在各類作業上，不管是進銷存之後的各類統計分析，還是人資系統上別於基本常態的規則（排班表大致可列屬在人資系統中），在行政日常下，這些簡易的運算或設定，沒有程式語言，只要加上這些運算設計，作業時間就可以大幅減少。
從接收這樣兩個以上的來源，並且進行整合到整合工作表中，您會希望使用多少時間呢？數小時？數分鐘？又或是接收等於完成？
咦？可以直接接收等於完成嗎？
可以！這裡就是在提供這樣的行政技術協助！
這個檔案的設計故事是這樣的
行政同事說，他會從總公司那邊接收資料，同時也會有各分店給的資料，這些資料只會有一筆，主要以分店給的為主，當分店未提供時，才會用到總公司的，他希望不要找，不用看，有資料就能整合成新的資料表，整合是連動的，會議前說帶就帶。
※可互相套換的部分是，總公司換成回報部門，加盟店換成各別部門，最後資料是丟給某各別部門進行整合※
這種設計單純到不可能採用程式設計，就算是EXCEL有內建VBA的程式語言都用不到的程度。
人工作業就是要透過像搜尋，又或眼力，要不還有格式化設定找出來源不同，再來就是複製貼上。
透過這種整合設計，將這些不同利用函數運算，直接將來源進行不同比對，並同時帶入整合的工作表！
