在行政的作業上，我們常會感受到的是…
這些作業透過程式軟體太過小體大作，不透過程式軟體，又都是很繁瑣的人力
這個檔案的設計故事是這樣的
行政同事說，可以不要空格保留嗎？這是要印出會議使用，不是內部看看的資料。
原始的設計是完全人工的，畢竟這些統計的數值還是得透過條件式的運算，就一般行政人員來說，單純一點就是加個公式統計出來，預留了最大的可能欄位進行公式運算的空間，當有更專業的顯示時，就會有所期待。
以這個檔來說，這並不是只有是不是內容的統計這麼單純，而是連同要格式化，對於行政人員來說，都會是困擾。
如前一個設計一般：EXCEL行政簡化-檔案整合系列1
有多個檔案，內容會重覆，行政作業在於將重覆的內容單一化
這些小小的動作都直接反應在各類作業上，不管是進銷存之後的各類統計分析，還是人資系統上別於基本常態的規則（排班表大致可列屬在人資系統中），在行政日常下，這些簡易的運算或設定，沒有程式語言，只要加上這些運算設計，作業時間就可以大幅減少。
從接收這樣兩個以上的來源，並且進行整合到整合工作表中，您會希望使用多少時間呢？數小時？數分鐘？又或是接收等於完成？
咦？可以直接接收等於完成嗎？
可以！這裡就是在提供這樣的行政技術協助！
這個檔案的設計故事是這樣的
行政同事說，他會從總公司那邊接收資料，同時也會有各分店給的資料，這些資料只會有一筆，主要以分店給的為主，當分店未提供時，才會用到總公司的，他希望不要找，不用看，有資料就能整合成新的資料表，整合是連動的，會議前說帶就帶。
※可互相套換的部分是，總公司換成回報部門，加盟店換成各別部門，最後資料是丟給某各別部門進行整合※
這種設計單純到不可能採用程式設計，就算是EXCEL有內建VBA的程式語言都用不到的程度。
人工作業就是要透過像搜尋，又或眼力，要不還有格式化設定找出來源不同，再來就是複製貼上。
透過這種整合設計，將這些不同利用函數運算，直接將來源進行不同比對，並同時帶入整合的工作表！
一般這樣的值班表，您的實際排班會需要多少時間呢？
同時，這樣的值班表的規則又會是如何被產生的呢？
這個檔案的設計故事是這樣的
行政同事說，最近幾次的排班剛好遇到7的倍數，大家就開始抱怨排了幾天星期六和日，還抱怨才剛值完隔幾天又要值，一開始排是用亂數，可是排完以後就是會有這些問題跑出來，就要一直找有沒有這些情況
聽完他抱怨後，遠處就聽到業務同事對話說，你算什麼，我這次不是排星期三就是星期四，上次還排了三次的假日
好吧！就將規則抓出來，其實規則就是閃開業務會抱怨的部分，反正這是值班表，同事間還是會進行調班，只要原始出去的內容不太過份，他們自己可以去協調，就不是行政人員的問題。
首先來說到這張值班表的排班規則：
◆參與排班人數：17人，這是最大的可排班人數。
本排班表規則：
1. 排班人數：20人，即最大可參與排班人數為20人。
2. 班別-時數：D1~D2-4.5,D3~D5-4,D6-5,E1-3.5,E2~5-3,,N1~N3-3,N4~N5-2.5,ODD-2,ODE-0.5。
3. 需求人數：每個班別星期一至五皆2~3人，星期六1~2人，星期日不上班。
4. 一天排班的時數累計為9.5小時以下（含9.5小時）。
5. ODD/早值必須有上D班或E班人員，ODE/晚值必須有上E班或N班人員，D6不排OD班。
6. 全月份每人的累計上班時數皆為160小時。
7. 每人得指定3天休假，一天最多只得一人指定休假。
有注意到這裡的排班表一定都會有排班規則嗎？
因為排班的結果是依據著這些規則而產生，例如「6. 全月份每人的累計上班時數皆為160小時。」這個規則的限制在於大家最後排出的總時/班數限制，一般是限制班數，或上班天數，以這個排班表來說，由於每個班別的時數不同，就會轉為對時數做公平性限制。
任何的設計都必須先想到最後的結果，也就是您的需求，為何要進行這樣的一個設計！
這篇將是兩個檔，設計的背景是針對一般小型的店面、小吃店…一類的店家為基準。
A檔是很單純的收支
B檔是還可以進行簡單的產品所需成本分析
檔操作說明：這次採用兩檔合併說明
檔案架構：兩檔相同，皆為廠商、支出品項、支出、收入作業、收支查詢
廠商：兩檔相同，最大筆數500筆，即500家廠商可建立。
支出品項：
這次用這個檔案來聊聊規則擴建！
很多人會「預期」式認為「未來的員工會增加」，所以要規則擴建，但如何擴建？
本班表規則：
1.排班人數：20人。
2.需求人數：白班上限8人，下限6人，夜班上限6人，下限4人（人數可調整）。
3.班別：兩班。
4.每人可指定休假最高3天，單一天可指定休假人數3人。
5.連續上班天數最高6天。
6.排班數採週休二日，即應上班天數為當月天數減六日。
7.假日排班總班數相同，假日班限六、日。
太久沒寫薪資了
因為時代變遷，誰還要建立假單啊！都嘛保全系統的電子檔匯一匯就好了
但總不能放保全的表格上來做範圍（難啊！
可是還是久久要放一下薪資計算這種設計
提醒大眾
薪水就是數學，用什麼工具都能算，而且一樣都可以接收保全匯出的統計
然而軟體和EXCEL的費用卻可能是一至兩個零之差
簡述這個檔，原則不使用保全的差勤檔匯入，在假的統計上還是需要人工
※當您手頭有的就是保全差勤匯入檔，可以採用客製，進行功能附加※
保全差勤匯入檔是容易的附加功能嗎？
什麼情況下會需要這樣的排班表設計呢？
當排班時間會吃掉自己好多天的一個小時，這就會是工作必需品！
本檔的排班規則：
1、 排班人數：15，即最大可參與排班的人數為15人。
2、 班制/需求人數：白班4人，小夜3人，大夜2人。
3、 人員可指定白班排班。
4、 人員可指定上班天數5天，即可指定最高上班的日期為5天。
5、 人員可指定休假天數10天，即可指定最高休假的日期為10天。
6、 單一日期指定休假人員最高為1人。
7、 班與班需間隔8小時。
之前使用了陽春的進銷存做了「我需要XXX…」的設計說明
這次再以較為複雜的進貨作業來寫「我需要」
這是一種進材料，銷成品的設計
單就這個檔案來談「我需要」，就是在什麼要件下進行的一種架構設計
首先是這是進材料，透過加工、代工、組裝…等等過程完成成品，給客戶的是成品，而不會是材料
每一項成品所需的材料的使用量不會一樣，例A和B成品，都需要C材料，但是A所需的使用量是1，而B是1.5
採購廠商是指定的，沒有比價
客戶端會給工單，就是要生產的成品清單
「我需要」的最後重點就是
由於材料的使用量會不一樣，因此除了一般材料庫存的計算外，設計更需要能在客戶下工單的同時，可以知道要採購哪些材料，以及要下單的數量，再加上材料並不是自己選擇廠商的，所以，在成立採購單同時，也要將廠商都分置好，向廠商出採購單。
這是兩個檔
分別是
A：在流程紀錄中將流程的過程輸入，然後再由流程表印出，又或直接在電腦上看完整的流程。
B：在流程表中將流程建入，透過按鈕回存流程紀錄，日後一樣可以完整印出流程表，又或直接在電腦上看完整的流程。
先做A檔說明：
架構：就三個工作表，專案、流程紀錄、流程表
專案：單純建立專案的資料
每一個專案都只會有一個身分證號（工單號碼），將專案和流程紀錄分開，就是讓身分證號只要做一次的資料建立用。
