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什麼情況下會需要這樣的排班表設計呢?

當排班時間會吃掉自己好多天的一個小時,這就會是工作必需品!

本檔的排班規則:
1
  排班人數:15,即最大可參與排班的人數為15人。
2
  班制/需求人數:白班4人,小夜3人,大夜2人。
3
  人員可指定白班排班。
4
  人員可指定上班天數5天,即可指定最高上班的日期為5天。
5
  人員可指定休假天數10天,即可指定最高休假的日期為10天。
6
  單一日期指定休假人員最高為1人。
7
  班與班需間隔8小時。
8
  最大連續排班天數為6天。
9
  總班數等於月均班數,當人員於指定休假中有連續排休或超過3天指定,實排班數隨機遞減。
10、假日不排班。

這個規則裡除了平常三班排班的基本規則外,就是「10、假日不排班」最特別!
因為這個排班的設計是設定在假日班已先完成,也讓同仁自行調整過,於是轉換為「4、人員可指定上班天數5天,即可指定最高上班的日期為5天。」的規則。

一般在三班中最常見的分歧,有人認為班別需分散,例如一個人的D班可排9個班,那麼這9個班不要全排在一起,可以分兩次5+4或三次3+3+3的情況排完,另外當然就是集中,也就是這9個班都排完了再開始排EN班。

不管集中還是分散,都不是隨機,亦即當非得集中或分散,就必須設成規則,否則在運算就會變成隨機。

顯然這個排班規則沒有指定,當然最後結果就會是隨機。

當假日是指定的,排班的人就必須順依著假日班來排。

例如限定假日班的前後要和假日班的班別相同,又或因為假日班已排了,往前或往後就不能發生連續超過6天上班,再來當然是兩班間不能有低於8小時的情況。

一般我都稱連續上班6天和兩班間不得間隔低於8小時為帝王條款,因為這兩條非公司規則,而是政府法規

本檔操作說明:

架構:就設定和排班表兩張工作表,排班表設計是固定就這兩張工作表,因為運算式都是隱形的!

EXCEL三班排班表A

設定:用於設定要完成這張排班表的各類條件變數參數。

EXCEL三班排班表A

這是完整的版面,下面會分成左側和右側來分說操作。

EXCEL三班排班表A

序號:15,即表示最大可排班人數為15人。
人員:就是輸入要顯示在排班表中的人名。
D:就是指定人員可以只排
D班,指定後,這個人只會排D班。
指定上班:日期+班別各1~5,這是一開始就設定後,所以排班的人在開始這個班時,就是手動填入人員哪個日期要上哪個班即可,那麼可以用在非假日嗎?不行,因為下拉的清單已被限定只能選「假日不排班」的那些日期。
指定休假:10,即最多可以指定10天,被指定的日期將不會排班,同時,當指定的天數過多時,最後也可造成實際排班天數的減少。
這裡提供一個排班與薪資的概念,很多人會認為排班必須造成什麼樣的絕對結果,事實並不會,以這樣的指定休假來說,當某員工持有特休,他希望可以出國玩,想連休,排班在非指定的情況下,就可以利用完成排班,在未達天數的情況下,不足的,就讓員工以特休來安排,亦即,排班和薪資是兩件事

應排班數:就是依規則中的設定所計算出來,有些是設定週休二日的上班天數,有些會設定月休幾天,以這個規則來說,在配合每個時間點應達到的上班需求人數下,就是選擇平均,實排就會在這個應排的加減1
這裡再提供一個排班與薪資的概念,由於這個規則並不在於要求每個人的應上班數,例如以週休天數來算的話,那麼
8月是86+日,上班天數就會等於23天,9月就會是96+日,這樣上班天數就會來到21天,這都會是固定的天數,這規則期待的是每天要有多少人上班,就要排到多少的人力,所以就採用均班數,薪資有一種計算叫加班費,多出來的就會轉換為加班費,又或轉換為其他名義,讓員工排假等等,所以薪資和排班一直都不能等同視之。
實排班數:就是統計目前實際排出的結果,所以,這個欄位的數字同時也會隨著手動調整而發生變動。
假日不排班:將假日的日期放上去,做指定上班用,不能直接篩出六和日嗎?可,但台灣的非六和日的假呢?以九月的中秋節來說,就無規則性。
這些都是因排班規則而產生的設計

EXCEL三班排班表A

接著是右側的圖,這是在完成人員設定後帶出來的結果。
首先是「人員查詢」
姓名:就是想要查詢的人員的排班結果,會在右側的結果(即橘底區)以紅底顯示出來。
實排、應排:統計的是該人員應該排的班數,實排則是實際排出的結果,當手動調整的時候,會跟著變動。
最右側的實排班別和連續排班是顯示該人員在這一天排了什麼班,以及連續上班是否有超過6天。
黃底空格:基本上這些空格都必須填滿,這個排班表才算是完成,因此會將空格以特別底色顯示出。
這裡要說明,在完成設定後,系統會帶出約90%的達成率這是範例檔的基本達成率,如有需求而進行的客製(非解鎖),達成率會在95~100%※

達成率100%才完美嗎?達成率基本上會因設定的規則有產生變化,例如班與班之間間隔8小時,前一天上大夜,亦即隔天不能上白班,但可以上小夜,如果班與班之間間隔12小時,那麼強度就更強,因為前一天上了大夜後,隔天是白天和小夜都不能上,這還只是強度差異,再論到單一日指定休假人數1人,這就可能不是強度問題了,當一天的需求人數為4+3+2=9,而全排班人數為11人,若是單一日指定休假人數開放到3人時,這個排班就絕對會有空格,需要手動,排班人員需進行內部協調,要不實際排出來就是少一人。

因此,達成率真正看的是設定的規則,而非運算!

排班表:當完成手動調整後,就可以印出排班表了。

EXCEL三班排班表A

澄邑居/行政魔法屋特點:
◆進銷存、薪資計算、排班表一類設計外,更著重於行政簡化自動運算日常。
◆所謂行政簡化自動運算日常就是一般行政人員在離開ERP、HRM作業後,仍是無法避免的電子化作業。
◆行政同事說並不等於同一個人,基礎是建構在日常行政作業就是會有這些情況,透過範例告訴您,在單純公式下是有解的,公式設計絕不等於程式設計。
◆所有的行政同事說背後都代表著很小的動作,累積後就會是很多的時間,整合前後的差別不在於人力增減,只在於加班狀態增減。
◆一樣還是會有進銷存、薪資計算、排班表一類設計,改變的只是計費上的方案。

於文末附隨檔案一律為試用版,用於功能實體說明,無費用,歡迎下載試用!

檔案下載:
EXCEL三班排班表A

下載檔案為壓縮檔,內含一個試用檔以及檔案操作說明。

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