澄邑居**~~EXCEL行政魔法屋~~**

任何的設計都必須先想到最後的結果，也就是您的需求，為何要進行這樣的一個設計！

這篇將是兩個檔，設計的背景是針對一般小型的店面、小吃店…一類的店家為基準。

A檔是很單純的收支
B檔是還可以進行簡單的產品所需成本分析

檔操作說明：這次採用兩檔合併說明

檔案架構：兩檔相同，皆為廠商、支出品項、支出、收入作業、收支查詢

廠商：兩檔相同，最大筆數500筆，即500家廠商可建立。

支出品項：

之前使用了陽春的進銷存做了「我需要XXX…」的設計說明

這次再以較為複雜的進貨作業來寫「我需要」

這是一種進材料，銷成品的設計

單就這個檔案來談「我需要」，就是在什麼要件下進行的一種架構設計

首先是這是進材料，透過加工、代工、組裝…等等過程完成成品，給客戶的是成品，而不會是材料
每一項成品所需的材料的使用量不會一樣，例A和B成品，都需要C材料，但是A所需的使用量是1，而B是1.5
採購廠商是指定的，沒有比價
客戶端會給工單，就是要生產的成品清單

「我需要」的最後重點就是
由於材料的使用量會不一樣，因此除了一般材料庫存的計算外，設計更需要能在客戶下工單的同時，可以知道要採購哪些材料，以及要下單的數量，再加上材料並不是自己選擇廠商的，所以，在成立採購單同時，也要將廠商都分置好，向廠商出採購單。

這是兩個檔

分別是
A：在流程紀錄中將流程的過程輸入，然後再由流程表印出，又或直接在電腦上看完整的流程。
B：在流程表中將流程建入，透過按鈕回存流程紀錄，日後一樣可以完整印出流程表，又或直接在電腦上看完整的流程。

先做A檔說明：

架構：就三個工作表，專案、流程紀錄、流程表

專案：單純建立專案的資料

每一個專案都只會有一個身分證號（工單號碼），將專案和流程紀錄分開，就是讓身分證號只要做一次的資料建立用。

代工算是台灣的傳統產業之一，是一種將材料組合成成品的一種產業，所以，在進銷存管理上的進銷貨是同時有材料，也有成品的一種設計。

那麼材料管理的是什麼？

大致是控制庫存的材料量要與成品（或是訂單）的需求量相互符合（或是接近），因為差太大將會發生，過剩成本壓迫，不足拖延出貨時間，可是這並不是容易的事，因為向材料廠商進貨時，總不免要依材料商的基本單位來進貨，例如螺絲，材料商出貨就是一包，但成進行成品組合時，卻只使用1顆，所以，在成本的控管上，因為成品（或訂單）的需求量與庫存相比較時，就算不足量是1顆，那麼也要進一包，這時，透過系統就可以準確知道只要進一包，但如果沒有系統的統計時，往往會因為安全感，而進了兩包，甚至更多時，而成為庫存成本耗損，那麼螺絲是常用的材料，或許傷害不大，因為放久了總是有被用掉的一天，但如果是稀有材料呢，如果是只因為這張訂單才出現的材料呢？那很可能多採購的部分，就永遠被放著，而無法使用掉了，所以，這就是材料管理的最重要的部分。

那麼成品管理的是什麼呢？

是不是能準時交件，還有生產不過甚！成品的管理就是這麼的簡單。

這個檔案的需求是建構在：
1、所需的材料來自於指定的廠商；
2、組合的材料單一成品即需60項以內的材料；
3、成品的作業完全來自於訂單，且為單一客戶；
4、材料與成品都是以英文來編名編號，且數量大。

同為陽春進銷存管理系列，所以，也是從陽春進銷存中修改而來的，特別在商品的管理上的欄位，這樣特別的欄位一般來說，都會因公司個人的需求而發生，也就是說，進銷存在貨品上的管理，表面上是只有進、銷貨的作業，但是卻會因為行業的不同，而對商品做了不同的需求欄位管理。

另外就是銷貨單在在建完後，直接印出。

還有一個特色在於進銷貨量可分次，以及應收付可以分次，也就是說有時在一次進銷貨時，和貨單的數量並不會一致，不過，該給的量或該進的量還是要足，只是分的次數多了而已，同時，在收付款時也會這樣，所以，這個檔是可以採實際的進銷貨量紀錄，以及實際的收付款紀錄作業的。

澄邑居/行政魔法屋特點：
◆進銷存、薪資計算、排班表一類設計外，更著重於行政簡化自動運算日常。
◆所謂行政簡化自動運算日常就是一般行政人員在離開ERP、HRM作業後，仍是無法避免的電子化作業。
◆行政同事說並不等於同一個人，基礎是建構在日常行政作業就是會有這些情況，透過範例告訴您，在單純公式下是有解的，公式設計絕不等於程式設計。
◆所有的行政同事說背後都代表著很小的動作，累積後就會是很多的時間，整合前後的差別不在於人力增減，只在於加班狀態增減。
◆一樣還是會有進銷存、薪資計算、排班表一類設計，改變的只是計費上的方案。

於文末附隨檔案一律為試用版，用於功能實體說明，無費用，歡迎下載試用！

本檔可能發生的客製狀態：

商品：資訊的欄位，商品的資訊每個人的需求不會相同，有些會想要有安全庫存的設定，那麼安全庫存是用於限制該商品的最低庫存使用，又可能有透過公式計算，也可能是自由建立的數據，商品的規格也會是特別的地方，有些商品會有規格差異，那麼就會特別設立規格的欄位，但對於不使用規格的使用者而言，就會產生那是什麼東西的感受，更可能有貨號區別，有些人就是用貨號在進行管理，但有些人卻覺得中文名稱好用…等等很多差異。

廠商客戶：這裡是將兩者設在一起，但有些人會覺得分開比較好管理，另外資訊內容上也會有差異，例如連絡人，有些人會分現在連絡人，以及永久連絡人，或會計人員…等等進行區別。

進貨：最大的差別在於是不是要有輸出單，也就是進貨單，以及採購的設計，當有採購需求時，設計了就覺得很合，如果沒有，設計了就會覺得多了一個流程作業，就會覺得變複雜，而單號，當沒有進行進貨單輸出時，就不用單號，但有時，就會需要，以這個設計為例，因為不印出進貨單，於是就沒有進貨單號設計。

銷貨：一般都會有銷貨單號，因為銷貨單是要印給客戶看的，不能像進貨單這樣直接省略，但進貨和銷貨卻可能設在同一個工作表上。

銷貨單：如果您有看過我很多的檔案，應該會發現格式很多，所以，一般都是請客戶提出，否則就看單子上的欄位合與不合，大致會有的差別就是抬頭、和單一張筆數，以及列印的格式，如果每次出貨筆數都在5筆以內，應該不會想用A4列印吧！

客戶查詢以及商品查詢：查詢的內容項目很多，但這完全是個人需求，所以，範本也只能列舉而已。

而這些差異都是需要透過討論溝通對話後才能取得的，所以，客製不會是一次接洽可完成的東西，原因就在這裡。

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這個檔案是和陽春進銷存差不多單純的一個檔案，但特別在兩個欄位，倉儲商品以及發票號碼。

這是兩個欄位，代表著商品的資訊是會因為需求不同，而產生欄位上的不同，不過，使用試用版時，常會因為這樣欄位不同，而就無法適用，這也是資料處理上的一個特性，所以，才會需要客製。

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EXCEL進銷存陽春大眾版2

所以，這是先前進銷存陽春大眾版的微調設計，這個設計與前次的設計多了一個可對於廠商與客戶間的進銷貨進行的統計查詢。

所謂的陽春，指的便是只是進貨、銷貨，然後管理庫存，並可以印出進、銷貨單的一種簡單進銷存設計，對於並不進行特殊分析或所交易的商品品項是單純的狀態下，是很好驅使的設計，「2」則是多了一個統計查詢的功能。

這同時也說明了，這樣的兩個檔案設計，在於功能上，其實資料基礎大致都相同，重點在於後續處理的差別。

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一直以來的設計都是從資料庫的資料，送到輸出表來進行列印，這個檔案的設計則是逆著來，從對客戶的報價開始，到對廠商採購，特別在於，報價作業是直接填表在報價單上，採購單則是會將報價單上的商品，依廠商進行歸類，印出採購單。

這樣的設計是有契機的，這樣的操作方式在我的設計認知與一直以來的操作其實是相同的，一樣是提供了客戶可自由填入的欄位，然後資料由系統自動轉入資料庫，接著再透過輸出表將資料庫中的資料，透過例如訂單編號、採購單號來讀出列印，而這樣的契機就是當客戶的認知是在於直接由輸出表（即報價單）建入資料，然後後續系統直接作業時，客戶即無法理解原來的作業方式要如何操作，因此，就有了這樣新的設計出來。

這樣的設計並不是設計上的不同，而是實際作業上的流程不同，也就是說，是因為實際流程是直接由報價單來進行採購，是一個直接轉換的過程，而不再透過一天多筆訂單需求量來向廠商統一採購，無材料的管理，可以直接省略材料以及廠商客戶資料管理的一個操作流程。

換言之，如果在建立報價單時，所需的客戶資料，或材料在固定的模式下，也就是客戶以及材料是在固定的範圍內被使用，並且需要對其進行資料管理，例如材料要管理庫存，或是客戶要管理客戶的喜好…等等時，即不合適採用這樣的操作流程。

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這個設計是將多家公司的產品放在同一個倉庫中，然後沒有分你我的一種出貨作業，也就是說，例如有商品A1由公司B1來進貨，但A2公司需要出這個B1的貨，然後就是直接出貨了，也就是說，這個B1商品在倉庫中，同時也是A1和A2的共有商品，可是，在會計作業上的B1還是A1的商品，所以，這裡的設計，就是簡化行政作業的一種設計，因此，不管會計上的作業為何，這裡要做到的就是，當B1不為A2所進貨，但卻可以由A2來出貨，那麼過程要怎麼做，以達到行政作業的簡化，就是這個系統的工作。

這個系統可以要做的工作就是：
1、計算庫存，這很單純，每個進銷存都一樣，但在這個系統中與別的系統不同的是，庫存所顯示的能是全部的庫存，以及各別公司的庫存。
2、因為庫存的貨可能是要出貨公司的貨，也可能是非要出貨公司的貨，那麼，系統要做到的就是，當倉管人員建立了出貨單的同時，系統也能計算出，所出的貨是從哪家公司出的，如果不是自家公司所屬的貨，就會產生調貨單，內部調貨，因此，同時，也能算出透過調貨所發生的成本變化，這是由電腦作業，而非人工去查詢貨來自建立調貨作業。
3、最後可以分析出各類的資訊。

所以，還是一樣，就是只要建立進貨和銷貨的作業，其他就交給系統去作業的一種簡化作業。

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這一篇不對操作進行說明，若需操作上的說明，可以參考第一篇與第二篇，這篇只針對兩個檔不同的地方進行比較，其他部分則不提。

澄邑居的EXCEL整合設計就是在做這樣的協助。

系統的主要功能是在於讓作業一條線化，就好比這兩個檔，當公司內部的作業，同時有進銷存管理，同時也要論件計酬時，在沒有整合的時候，也就是分開始前面兩個檔的狀態下，那麼，成品完成這個作業，就會發生重覆作業，也就是要做兩次，但如果將論件計酬整合到進銷存中的時候，就會在無形間，同時可以減少建檔時的失誤，以及減少單價建立的雙重作業。

一般辦公室中的EXCEL只會設計到論件計酬，因為雙層材料管理已經是整合的層次，所以，可能是採用程式軟體，所以，行政人員會在無形間，同時既要使用進銷存軟體，又要自己管理EXCEL的論件計酬，以致工作量增加，那麼只要達到整合設計，就會是一條線簡化結果。

上一篇：
EXCEL加工組合進銷存-雙層材料管理

下一篇：
EXCEL人事薪資計算-論件計酬

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◆進銷存、薪資計算、排班表一類設計外，更著重於行政簡化自動運算日常。

任何的系統設計背後都會有他的故事…

啊！不是故事，是流程！

是的，需求是終極目標，像是希望能知道…
最後的庫存量，那麼就有進貨、銷貨的流程
未來使用量來預計採購，那麼除了進貨銷貨外，就還要有訂單來源
客戶的喜好，就要有客戶的銷貨紀錄
進貨價的比較較，就要有廠商採構的紀錄
…
以上，都是一個一個加上來的功能，然後，那一個一個加上來的功能，就是透過實際作業流程而產生的！

客製美麗的地方就是，您要的一定有，不要的一定沒有，所以，以下的檔案若對他的功能有所不滿，請不要質疑為何和您要的不符，因為，他不是為您而客製的，謝謝！

EXCEL加工組合進銷存暨論件計酬薪之EXCEL加工組合進銷存雙層材料管理篇

如前篇所言…雙層材料就是… 一般來說，進貨材料出貨成品的狀態來說，就如網站上很多的組合性範本一般，但這裡所指的雙層是指材料還要再組合成材料的意思，例如A成品是由B1、B2、B3所組合而成的，而這B1~B3就是A成品的材料，那麼雙層材料則是指B材料是又再由C材料所組成，例如B1是由C1、C2所組成的，所以，材料所管理的是B以及C。

所以，別於過去所寫過的組合、加工、製造、專案…等等，當從廠商進貨材料後，就可以變為成品後，再銷給客戶，而是需要將廠商進來的材料，由自己再加工成另一種材料之後，才能變成成品銷貨給客戶。

這是第二篇，雙層材料管理，這篇與前篇而言，目前看來，是完全沒有關係的兩個檔，也就是這兩個檔是完全獨立，可以單獨使用的狀態。

那麼，下一篇就是要將第一篇與第二篇結合成一起，讓第一篇成為第二篇中的一個功能。

前一篇：
EXCEL加工組合進銷存暨論件計酬薪之EXCEL論件計酬計算篇

後一篇：
EXCEL加工組合進銷存-雙層材料加論件計酬

澄邑居/行政魔法屋特點：

EXCEL加工組合進銷存暨論件計酬薪之EXCEL論件計酬計算篇

這次這篇將會很長，因為是一個從小功能到兩個系統整合的過程，預計PO出時程為一個月左右。

EXCEL論件計酬計算—這是第一篇，這篇將只有很單純的功能，就是將每一天每個人所完成的量紀錄下來，最後印出每個人於指定的期間內的工作量。

第二篇是EXCEL加工組合進銷存-雙層材料管理，就如檔名一般，雙層材料管理，一般來說，進貨材料出貨成品的狀態來說，就如網站上很多的組合性範本一般，但這裡所指的雙層是指材料還要再組合成材料的意思，例如A成品是由B1、B2、B3所組合而成的，而這B1~B3就是A成品的材料，那麼雙層材料則是指B材料是又再由C材料所組成，例如B1是由C1、C2所組成的，所以，材料所管理的是B以及C。

第三篇是EXCEL加工組合進銷存-雙層材料加論件計酬，也就是在做材料管理時，同時記錄了作業人員，也就是讓論件計酬成為進銷存中的一個功能。

第四篇是EXCEL人事薪資計算-論作計酬，也就是將第一篇的論件計酬加到薪資中來計算。

第五篇是EXCEL加工組合進銷存暨論件計酬薪資，這是一個從單純記錄案件，計算出案件所發生的薪資，然後是從雙層材料管理的作業完成人員的紀錄中，直接轉入薪資，所以，可以是一個同時可以在接單同時，就計算出材料需求，並在一個月薪水結束時，計算出薪資並印出薪資單的設計。

結論，這個主題主要是要展現出EXCEL的使用彈性！

他可是很簡單的記錄人員所作業的內容後，直接算出計件薪資。

過去的代工加工製造組合範本還不少
事實：這樣的設計就是管控我需要多少的材料來滿足現下的客戶訂單

總不能在出貨時才發現沒有材料可以生產
又或是進了一堆材料但用不到

特別是具特質性的材料

另外這樣的行業別材料大致可以說就是絕對成本的代表了

以下為檔案說明：

檔案架構：

BOM：就是BOM表的接收

這就是一般的進貨後銷貨，然後產生庫存，並可列印出貨單的設計。

當您的需求很單純，只是想知道商品的庫存，能夠在打完進銷貨資料後，同時可以印出貨單的情況下，便可以使用這樣的簡單設計。

檔案操作說明：

檔案架構：商品、客戶廠商、進銷、查詢

很單純的工作表介面。

商品：用於建立商品的資訊。

品名、單位、備註都是自由建入的欄位，貨編會自己編列，按下商品確定之後，自動存入資料庫中。
一般來說，「品名、單位」這都是會因所售的商品不同，而有不同的欄位設計。

來寫一個簡單，只是資料庫概念的設計，所以，這個設計也不會是有什麼運算，就是很單純「什麼叫資料庫」的說明。

所以，這個檔案是沒有試用版的。

檔案架構：建立和查詢，真的很單純吧！

建立：自然就是將想要的資料建入的工作表。

這個設計別於之前的所有設計，B欄的「資料A~F」是可以修改的，如果您只是單純要使用資料庫，只要修改這個名稱就可以直接使用了。
例如將資料A修改為單號，資料B修改為客戶名稱…等等。
這即表示所有的資料庫的設計，在這部分是都一樣的，將所需的欄位名稱建立在B欄，然後在C欄建入資料，接下來按下「確定」按鈕，資料就自動進行儲存。
資料儲存的就是建立資料庫的過程，目的就是便於日後的查詢使用。

行政作業必然是很多內容所組成的，一般行政人員的作法是將這諸多的作業內容，分化為多個檔案，或者是WORD檔，或者是EXCEL檔，看是行政人員的作業形態，以及習性。

澄邑居的習性，則是使用EXCEL檔，同時，將這「分化」多個檔變成單一一個檔來作業。

這裡來用一個標籤列印作業做設計的說明。

那麼這標籤在做什麼用的呢？

這標籤就是要貼在紅色的條子上的，然後所製造出來的資料，就是用這台白色打孔機打洞，再用紅色條子裝訂成冊。

一般行政人員對於這樣的標籤大致會使用WORD來做設計，理由很簡單，開一張空白WORD頁面後，再插人一個方框，方框中再加上底色、字色，這樣就好了。

標籤列印出來會有變數（這裡的變數指的是資料庫中會改變的數據），也就是東區、AAAA、張三，這三樣內容是每一次都長不一樣的，因為這三樣內容會因為所裝訂的資料內容而改變。

假設，這是一個月一次，或好幾個月一次，其實沒什麼感覺，但如果一天出上個好幾本，每一本的標籤內容都不一樣時，就完全不同了！

因為作業人員必須每完成一本冊子，就要做一次標籤，複製貼上是最常使用的手法，如果貼錯了呢？又或是在轉貼時，少了什麼呢？重點，這是多工！

餐飲收支管理，不同於一般進銷貨的管理重點在於：
1、客源是無法管理的，這是店面的特質
2、當日的收入多為總額計算，不採明細計算
3、無絕對的庫存管理，也就是不管庫存量多少，單純就是沒有就進貨，進貨量也就是適當即可
4、廠商不固定，特別是像到市場採買的情況下，會直接做比價

這個檔案的設計，便是在這樣的基礎下做的設計…
1、沒有庫存管理，因為料理很多時候是看師傅的「量其約」
2、收入只有總收入，沒有明細，因為以餐飲來說，要嘛不知道今天出售的餐點明細，要嘛就是其實有POS機幫忙做統計了，再做一次明細，就不是簡化，而是增加作業了
3、進貨支付設定為當日支付，也就是銀貨兩訖的概念，像是市場就會是這樣的模式，另一種就是月結，或是隨時可以跟廠商結舊帳。
4、可做收支查詢，查詢指定的週期，例如一天（起迄設同一天），一週（起迄設7天），一個月（起迄設定要查的第一天和最後一天）…等等，在週期中所發生的明細，以及最後的總收入、總支出，以及盈虧的結算

本次的設計同樣是重置版，也就是將舊有的檔案，以不同的操作介面方式設計為新的檔案，因此功能會與舊的相同，但操作會不同。

本檔的原始舊檔為：EXCEL陽春進銷存管理４
提供舊檔連結，同時是提供本檔的基礎功能，也就是像本檔的主要重點在於可多次進、銷貨，以及多次收、付款，並可印出對帳單。

至於操作介面，主要的差別仍在於從逐筆登打，轉換為按鍵模式。

以下為本檔操作說明：

檔案架構：商品、廠商客戶、貨單建立、進銷作業、收付作業、對帳單

商品：

相較於過去的介面…