任何的設計都必須先想到最後的結果,也就是您的需求,為何要進行這樣的一個設計!
這篇將是兩個檔,設計的背景是針對一般小型的店面、小吃店…一類的店家為基準。
A檔是很單純的收支
B檔是還可以進行簡單的產品所需成本分析
檔操作說明:這次採用兩檔合併說明
檔案架構:兩檔相同,皆為廠商、支出品項、支出、收入作業、收支查詢
廠商:兩檔相同,最大筆數500筆,即500家廠商可建立。
支出品項:
A檔
B檔
A與B的差別在於中間的需求1~10,最後進貨日期到備註則是兩檔相同。
最後進貨日期到新進貨是從下一張工作表「支出」中讀取的,其中的前進價在「絞肉-肉燥」這一列沒有,因為在紀錄中只有一次的紀錄關係,也就是這裡會直接將最後一次的採購帶出外,並會帶入前一次的進貨價,可以知道在這採購的過程中的費用浮動。
在B檔中還多了需求1~10又是什麼樣的設計呢?
開始有說到「設計的背景是針對一般小型的店面、小吃店…一類的店家」,這種店家一般可能是小家庭式的,在營業過程並不會有很詳細的紀錄,就更不可能有很明確的知道一碗陽春麵小碗的會用掉多少的麵量、佐料…等等,因此,轉個方向來思考,進了這些材料將會用在什麼地方,再以絞肉-肉燥來說,為什麼不用填?因為在這家店中所有的料理都會使用到這一個材料,等於這項材料是全部所有的銷售品項的成本。
以支出/成本的品項設定大致是如此,當想要的結果愈多,所需的欄位也會愈多。
支出:兩檔相同。
當要進行所謂的電子作業時,這樣的記錄就是必然的,而且還要每天記錄,透過每天的記錄,才能將這裡的資料透過運算帶入像剛的支出品項藍色列欄位,又或是等一下才會說明到的收支查詢。
收入作業:兩檔相同
電子計算省下的從來都不是連同這樣的記錄都免了,而是讓您只要做這些記錄,讓資料成為紀錄,並進行分析。
收支查詢:
A檔
B檔
A檔和B檔在收支查詢中結果就會不一樣,當B檔中多了紅框中的欄位之後,自然在收入或支出中,就必然要多出其他的資訊來填補紅框中的運算。
於是A檔與B檔就會發生了這樣的欄位差異。
也就是說,當只要達到A檔收支後,並計算出盈虧,就無需知道「材料究竟是被使用到哪裡?」
但若是要再算出每一種成品的成本比,那麼就需要知道,這些成品的原料是什麼?又或材料是如何被使用的?
這種小型店面的模式不會和製造加工相同,用個最簡單的,當都是人工時,包一顆餛飩所用的量,就不會和機器包出來的顆顆比例相同。
此外,像蔥、蒜泥、辣椒這一類被放在公共區域任客人拿的食材,也不可能完全掌握到量。
因此,這種設計不可能採用加工製造的設計方式,將每一種成品所需的材料量算出,但可以區間計算。
就如收支查詢B檔的方式,透過長期,例如一個月、半年、一年,甚或是數年的資料建立,當我們將這個區間的收支調出,就同時能計算出,在這一個區間中的每一項成品所需的成本比,然後去調整自己的菜單,菜單價格…等等。
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◆進銷存、薪資計算、排班表一類設計外,更著重於行政簡化自動運算日常。
◆所謂行政簡化自動運算日常就是一般行政人員在離開ERP、HRM作業後,仍是無法避免的電子化作業。
◆行政同事說並不等於同一個人,基礎是建構在日常行政作業就是會有這些情況,透過範例告訴您,在單純公式下是有解的,公式設計絕不等於程式設計。
◆所有的行政同事說背後都代表著很小的動作,累積後就會是很多的時間,整合前後的差別不在於人力增減,只在於加班狀態增減。
◆一樣還是會有進銷存、薪資計算、排班表一類設計,改變的只是計費上的方案。
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EXCEL食品銷售進銷存
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