這個設計的重點在於從進銷貨→收支紀錄→損益表。
行政同事說：就寫字都很慢啊！而且格子又小小的，也不能全部的字都寫上去，所以我就想說打字比較快，直接印出來也比較好看。
在這裡的設計著重點多在內部的行政作業，也就是在不與客戶直接接觸下的類系統設計。
內/外部作業以進銷存來說，較為顯著的差異在於：
當客戶得以於網路上直接下單，並對庫存產生直接變化，屬外部作業，不能直接影響庫存，就會是內部作業。
以這個設計來說，流程上是：
進貨→內部作業在於商品資料明細登錄。
銷貨→當商品確定銷貨時，一樣是內部登錄銷庫存/在銷貨部分，這個設計做了簡化設計是，由於商品數量為1，同時是透過外觀（圖片）來辨識，於是直接找出商品的明細資料，並直接於商品明細資料建入銷貨內容，直接回存。
收支登錄→一般來講，銷貨會等於絕對收入，以這設計來說，簡化的會是銷貨就無須再做收支登錄，只登錄非銷貨的收支。
損益表→總收-總支的表格設計，這種表格中的科目會每個公司不同，往往長相也不同，但一定是總收一個區，總支一個區，且都正數，最後再總收-總支/以這個設計來說，當完成收支登錄這張表單同時也可直接印出。
設計達到的簡化是
行政同事說：所以我只要日期對了，金額對了，剩下的就是自動計算與排序！
在公司實質作業下，登打資料是免不了的實體操作，但加減乘除卻是可以交由電腦化來運作的。
以下為檔案操作說明：
檔案架構：商品資訊、銷貨、銷貨以外支紀錄、財報、月明細，其中財報與月明細紫色工作表即為統計列印之工作表。
商品資訊：即在登錄商品資料的地方，當有新商品進來時，須對商品進行的基本資料建立與管理。
#序號：最大200，即最大可建立的商品數為200筆。
#物件編號：分類加上分類序號2碼。
#分類：下拉選單A、B、C、D四種。
#品名~備註（白色欄位）：自行登錄的欄位，這類欄位不會有任何的條件限制。
#銷貨日期~備註（藍色欄位）：這是透過公式而來的，但並不是來自運算，而是接收自其他地方的資訊。
這個檔案的商品設定為限量，即進貨時只會進1，即使未來會再進同樣的商品，物件編號也會改變的唯一商品資訊明細建立形態。
銷貨：用於完成銷貨作業與商品完整資料明細卡建立與印出。
這是銷貨的完整操作介面
這是A5列印的商品明細/資料卡制作印出
在完整的操作介面下，主要提供了查詢功能：
商品狀態查詢：可選擇查詢的選項為已銷/已經銷出的商品，未銷/未銷出的商品，新品/未銷且於1個月內進貨的商品，廠商/未銷且是指定廠商的商品，分類/未銷且是指定分類的商品，定價/未銷且是小於等於定價的商品，條件在於得以快速找到商品，也許是客戶就站在面前的一種設定，最大可查詢筆數為15筆。
商品明細中只有「物件編號」、「銷貨日期」、「銷貨金額」、「銷貨備註」、「核銷人員」、「銷售人員」、「製表日期」是可輸入的欄位。
以上這些欄位都是銷貨的內容，也就是說，在商品資訊登錄時，只做了進貨的登錄，簡單操作就是逐筆接續即可，但銷貨就會透過找尋，那麼就可以在這裡同時找出商品，並透過照片確認這是客戶要的款式後，直接登錄銷貨資訊進行銷貨作業，印製商品卡。
按鈕「銷貨登錄」就是在按下之後，資料會自動寫入商品資訊中。
以上是進/銷貨部分，下面則是財務部分。
銷貨以外收支紀錄：這工作表就是只做銷貨以外的收支紀錄。
序號：1000，即表示最大可建立筆數為1000筆。
所有的欄位都是自行填入的欄位，其中項目為下拉選單，其內容即為財報/損益表中的項目/科目內容。
財報：其內容即為一般概念的損益表，A4列印。
損益表→總收-總支的表格設計，這種表格中的科目會每個公司不同，往往長相也不同，但一定是總收一個區，總支一個區，且都正數，最後再總收-總支/以這個設計來說，當完成收支登錄這張表單同時也可直接印出。
重覆一下前言所說，所以這建表自然是可以直接印出，不管在任何時間，因為這張工作表沒有任何可登錄的欄位。
明細表：這裡的設計是以月為條件的明細表，這類帶出的表單亦會因公司需求而異，例如分科目帳，即以科目為條件…等等，A4列印，單頁列印，最大筆數30筆。
還記得在收支紀錄是將銷貨跳過的嗎？但在7/1、7/5、7/10、7/26、7/29都將銷貨的紀錄帶出了，內容還明確標出了品名/型號/廠商，這就是所謂的簡化，為什麼收支紀錄中可以直接跳過銷貨？因為在商品資訊中已經有了銷貨紀錄，自然無須再做二次收支紀錄。
另外就是排序，日期是完整按順序的，即使在收支紀錄工作表中的日期沒有依照順序登錄，或許可以這樣思考，就漏登了啊！那補登總不會還要特別做插入吧？電腦化的優勢就是可以這麼任性，補登就好。
最後有沒有疑問如何知道是收入還是支出？因為在收支紀錄登錄並沒做收支的選項，但在這裡卻可以收支兩欄分好了，因為項目/科目的判讀，亦即只要資料完整就是可以達到期待的效果。
澄邑居/行政魔法屋特點：
◆進銷存、薪資計算、排班表一類設計外，更著重於行政簡化自動運算日常。
◆所謂行政簡化自動運算日常就是一般行政人員在離開ERP、HRM作業後，仍是無法避免的電子化作業。
◆行政同事說並不等於同一個人，基礎是建構在日常行政作業就是會有這些情況，透過範例告訴您，在單純公式下是有解的，公式設計絕不等於程式設計。
◆所有的行政同事說背後都代表著很小的動作，累積後就會是很多的時間，整合前後的差別不在於人力增減，只在於加班狀態增減。
◆一樣還是會有進銷存、薪資計算、排班表一類設計，改變的只是計費上的方案。
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EXCEL陽春進銷存管理10
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