EXCEL用在行政作業上設計的從來都是行政工具，而不是程式軟體！
以這個設計來說，主要的管制在於：
當實體的作業是技術性，且所耗時間很長，行政人員/會計會須要在這長時間的作業下，進行雙方費用的追蹤，於是產生的金流管制設計。
故事分享/與行政同事間的對話
行政同事：實體作業和電腦流程是分開的吧？
：可以這麼說，但電腦流程會跟著實體走。
行政同事：我的重點在於追蹤未完成付款的話？
：追蹤未付款看的一定是日期，其他就看個人需求，但我們的作業都有經過合約不是嗎？
行政同事：合約確實都會有押日期，包括應付金額，實際作業日期會在押的日期前後，金額也只有最後的總額一定合得上，也就是過程/訂金+過程分期+最後尾款是可能有差的，所以我要的是能讓我時間到可以追蹤，在入帳款時也能做金額的比對，而且要紀錄模式。
：紀錄模式在查詢以及後續可以做薪水併用？
行政同事：是的，我不會每天盯電腦做資料，因為金額很大，筆數也不多，一般我都是客戶通知後，先做銀行端入帳確認，至於電腦作業就固定一週一次，一起入帳，也一起確認應入帳未入帳。
：所以要先確認實體和電腦差異？
行政同事：主要是之前會議紀錄直匯，彈性很小，但是客戶不管是入帳時間還是金額都會有某種程度上的彈性，只是還是會希望建入作業可以減少，例如客戶名稱還是案名可以不用重覆登打。
：讓案件和紀錄分開，案件只做第一次登錄，開放在付款前可修改，有了付款記錄後就不予任何修改，案件登錄時，可以做簡單的運算，像是合約日期建入開始日期，結束自動算出，金額則是輸入成數，自動計算當次的應付金額，中間付款的日期會概算，可手動調整成合約的日期，這些資料在未入帳前都可以修改，一旦入帳就不能再修改，至於入帳就不給修改，只提供三個欄位登錄，實際的入帳日期/實際的金額/備註，備註是用於特殊狀況做註明使用的。
所有的設計開端一定會有這的討論內容，可以選色看！藍色是行政同事的實體作業，紅色則是電腦給予的流程。
需求：第一重點在能追蹤，第二在建入簡化，第三紀錄查詢。
在行政作業下EXCEL就是一種行政工具，差別在於行政作業下的重覆動作是手動複製來複製去，還是透過運算來簡化。
本檔操作說明：
架構：這次的架構沒有紫色工作表，因為全部都是建入資料工作表，並融合著查詢功能。
客戶：用於客戶的資料管理。
特別說明的部分在客戶名稱與客戶簡稱，一般不大會記公司的全名，多會使用簡稱，遇到相同名字的可能性是有的，因此可以透過專門的簡稱欄位來做區別，例如AA食品和AA創意，因為先建了AA，後建AA創意，所以就可以AA保持原來的簡稱，第二間AA就再加個可辯別的字即可。
案件契約：用於案件合約內容資料建立，包括每期付費的日期及金額。
案編：一般來說，案件編號主要用於讓所有的案件都單一化，例如同一家公司可以有很多合作案件，設計內容的名稱也可能多家公司是用一樣的，像是用進銷存系統，排班表設計…等等，也可能在同一天兩個案件同時簽案合約，因此要用編號來做單一化，以這個設計來說，案編的規則是A12就是月結案件，合約簽定就是一年12期，B開頭則是專案設計，期限就不一定了，「-」後的3碼數字是客戶的序號，是在客戶資料管理中的排序，沒錯，就很單純的排序，也不是客戶的什麼客戶編號，最後的2碼數字則是和同一個客戶的合作案件序號，如果出現「03」，就表示這是和該客戶合作的第3個案件，案編系統會自己跑，這次設計比較特別的地方在於，不是新案不是用案編搜尋。
案名：就公司的全名「-」設計內容，這也是系統自己帶出，所以只要是藍色底都是公式自動帶出的運算。
客戶簡稱：在客戶工作表中特別設計簡稱主要在於這個欄位的使用，這樣同時也可免去對完整公司名稱進行查詢的動作。
設計內容：這個欄位是粉底，即在未有任何入帳作業前，是可修改的欄位，一般來說，這張工作表做的內容就是契約的內容，會修改通常就是做文字輸入錯誤的假設，這樣的「可修改」模式也會因人而異，也就是總是可修改、限時修改與立案即不得修改的不同選項。
契約形態：即雙方合作的型態，這個欄位以這個設計來說是下拉選單，即形態只會有固定的月結、3月專案、6月專案、9月專案、1年專案，但這個形態同時也影響了檔名，因此和簡稱一樣是人工輸入的欄位。
合約始日：即契約約定的開始時間，這個欄位合併客戶簡稱與契約形態即案編，所以採手動輸入。
合約迄日：合約以月的週期計算，迄日自然就能以電腦運算出。
契約總額：和設計內容一樣是粉底，即可修改，但僅限於入帳前。
案件狀態：透過運算可直接知道該案件目前的狀態，例如範例顯示為「訂金-2022/12/16」，表示該案件的入帳狀態為於2022/12/16這個日期完成訂金入帳，同時這是這個案件目前最新的狀態，如果這個案件為月結案件，那麼在訂金的部分則是以完成付費的次數計算，例如已完成5次付款，最後一次入帳日期為2022/12/16，那麼就會顯示為5-2022/12/16，還有一種情況，這一筆入帳時有特殊情況，例如案件突然中止，又或是金額不符，又或是任何特殊情況等，於入帳時做了備註說明，就會以再一次「-」將備註內容標於這個狀態中，例如5-2022/12/16-案件中止，即表示該案件已入帳了5次，並且在這一次確定日後不再合作。
契約內容：這區塊是建立該案件的付款明細狀態，同時也是用於追蹤付費的狀態，一樣粉色是在入帳前可修改，藍色則是公式帶入。
項目：固定「訂金、二期、三期、四期、尾款」，主要在於專案的時間長短不一。
成數：因為是依合約「雙方」約定，所以不會固定。
預定日期：和成數一樣，但這裡會做小小的運算，因為日期大致會和合約期間的起迄有關聯，又或差數天。
金額：等於成數乘於總額，公式計算。
備註：當合約有做特別註明時，可以使用的附加內容。
收費紀錄：用於顯示該案件的完整收入狀態，亦即這個案件登入的作業除了可以登入案件資料外，同時也可以直接讀取該案件後續的收費狀態。
項目：專案顯示會和案件建立的一樣，差別在於如果沒有三期、四期的時候，中間的顯示不會空的，月結案件則會顯示數字，表示已完成幾次的付費。
成數：比對入帳與合約金額的成數，理論上應該是100%，但實際並不一定。
入帳日期、實收金額：都來自於入帳的資料。
備註：當有特殊狀況時可做的特別備註，例如在成數不是100%的情況時，這一定是入帳就會發現，就可以順手做備註，以備日的後的查詢使用。
收費登錄：會將應付費未入帳的資料列出，這部分是先依合約的日期做判讀帶出明細內容後，作業人員再依人工方式，但只須建立入帳的日期與金額，當有特殊狀況時，可用備註說明紀錄。
這樣的操作模式/透過按鈕，隱藏的資料庫運算很程式！
所謂的行政工具就是只限在自家公司內部使用，甚至只有單一人員在使用，因此，所有的內容以及操作方式都會以「簡便」為優先，例如預定日期大致合約都差不多的規格，就可預先將公式帶入，保留可修改的空間，當在做入帳追蹤時，也可以將單筆契約內容完整帶出，建資料時，只要輸入實際的日期和金額即可，簡化輸入有時不是只有便利，有時更是為了減少作業中的錯誤機率。
這是一個範例檔，在這範例中有兩個按鈕「確定」和「入帳」，分別在不同的工作表，這兩個按鈕下的結果是不同的，「確定」是限時修改，「入帳」是不得修改。
所謂的「很程式」在行政工具的操作下，遇上了可修改與不可修改都是在防止不小心修改/異動了舊資料/原始資料而須設下的安全筏，特別在經過多層次公式運算後，總不希望在不小心的操作下就將舊資料改了，大概就是這樣的概念。
但這終不是程式，只是透過按鈕來讓某些繁瑣的程序交由運算而已，節省去平常行政的作業與時間，就只是這樣單純的設計。
澄邑居/行政魔法屋特點：
◆進銷存、薪資計算、排班表一類設計外，更著重於行政簡化自動運算日常。
◆所謂行政簡化自動運算日常就是一般行政人員在離開ERP、HRM作業後，仍是無法避免的電子化作業。
◆行政同事說並不等於同一個人，基礎是建構在日常行政作業就是會有這些情況，透過範例告訴您，在單純公式下是有解的，公式設計絕不等於程式設計。
◆所有的行政同事說背後都代表著很小的動作，累積後就會是很多的時間，整合前後的差別不在於人力增減，只在於加班狀態增減。
◆一樣還是會有進銷存、薪資計算、排班表一類設計，改變的只是計費上的方案。
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EXCEL客戶案件管理5
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