從薪資計算10到現在的12算是一系列的設計。
故事分享/與行政同事間的對話
行政同事：現在的狀態是，案件歸案件，薪資歸薪資，重覆作業了。
：那就合併吧！
行政同事：看設計，似乎長不一樣，怎麼合？
：因為長不一樣就不合？
行政同事：對啊！所以我才會管理這麼多的各別檔案，其實很煩，因為有些東西是重覆登打的。
：所才會先做薪資，然後追加會議紀錄，再另外簡化案件，因為長不一樣，所以各別設計。
行政同事：這些我都徒手打的。
：那就全併在一起，反正案件量不多，也不會增加太多薪資計算的負荷。
這可能會是這系列的最後修改，也就是一般行政上的習慣，需要什麼就弄什麼檔案，再東一個西一個，還會重覆作業，概念大概就是「長不一樣，所以各別設計」，然後這個設計的過程就是…
先從有一個完整的薪資計算出來，在這薪資計算中，基礎的薪水要件就是上班天數的定義，以及案件收入後，在扣除薪資的剩餘紅利分配。
初始設計，這兩個要件都是在計算薪水時，就要人工進行登錄來讓電腦進行運。
接著是導入會議紀錄的內容，亦即在開會時會有會議紀錄，且是電子檔，原始設計是要人工登打每個人的上班天數，變成只要將會議紀錄放入薪資計算中，電腦自己計算出天數和會議的時數。
這次則是直接將案件和薪水合併作業，併在一起成為同一個檔案。
計算規則：（這個規則和薪資計算10一樣）
1。員工人數：10人。
2。固定本薪/日薪/時薪。
3。特休規則依公司規定，固定12月結算，不足年以比依計算，未完成請休部分於12月或離職月併於薪資中計算。
4。依案件執行天數計算加班費，超過應上班天數以日薪加成。
5。案件執行天數為案件會議所設定的天數，應上班天數為當月天數扣除國定假日。
6。因會議而提前上班與延後下班之加班費，以時薪加成。
7。所有的遲到早退事病假皆依案件執行未完成狀態才進行扣薪，扣薪計算為遲到早退一分鐘5元，事假日薪，病假半日薪。
8。6月與12月各一次案件結算紅利，在職者得予分發。
9。案件結算時間於與客戶結束合作後，扣除於期間內所有的薪資加項小計後所剩餘總額，且依參與時間比例分配，秘書之比例為離職者合計之一成。
10。案件移轉獎勵為日薪加成。
11。勞健保投保薪資固定，扣除額匯入表格自動計算。
12。特休規則
不足一年依比例計算
1年以上2年未滿者>>7日
2年以上3年未滿者>>10日
3年以上5年未滿者>>14日
5年以上10年未滿者>>15日
10年以上者>>每年加給1日，加至30日為止
13。簽案獎金為秘書獨有，為案件訂金的一成。
以下是檔案操作說明：
架構：人員、客戶、案件契約、收費登錄、案件會議紀錄（無底色工作表-用於建立資料使用），勞保、健保、打卡匯入、會議匯入（綠色工作表-用於接收特定資料，做轉換使用），薪資計算、薪資單（紫色工作表-用於完成資料建立時自動計算並可印出使用），1~12、案件會議紀錄(2)（藍色工作表是打卡匯入的資料基底，正常設計不會有這些資料，是為了給試用者更清楚當自己是有差勤系統時，可以怎麼操作的範例工作表）
12：
11：
在這一版（12）中的「客戶、案件契約、收費登錄」直接取代了前一版（11）「案件」。
特別要注意的是，這樣的嵌入設計只適合這兩個動作是同一個人在執行的簡化。
人員：白色欄位為手動填入的欄位，藍色則是會自動運算，總筆數150筆，即最大可建立的人數為150人。
按規則「2。固定本薪/日薪/時薪。」會設有本薪/日薪/時薪的欄位。
正常設計不會有離職日，因為這是要進行測試使用的基底值，同樣，本薪/日薪/時薪/投保薪資都不該是相同數字。
再來看到特休天數，這個特休天數是會直接回傳到薪資單上的，從年資上來看，等同於做滿3個月就會有一天特休，不用等到12月算，隔年1月起才能請，只要薪資單上出現數字，想請就能請了。
計薪規則：3。特休規則依公司規定，固定12月結算，不足年以比依計算，未完成請休部分於12月或離職月併於薪資中計算。
按規則等同於，如果有出現數字，也沒有請，在離職月或12月會結算成薪水給，等於領到這筆費用的時間是在離職次月或隔年1月。
客戶：用於客戶的資料管理。
特別說明的部分在客戶名稱與客戶簡稱，一般不大會記公司的全名，多會使用簡稱，遇到相同名字的可能性是有的，因此可以透過專門的簡稱欄位來做區別，例如AA食品和AA創意，因為先建了AA，後建AA創意，所以就可以AA保持原來的簡稱，第二間AA就再加個可辯別的字即可。
案件契約：用於案件合約內容資料建立，包括每期付費的日期及金額。
案編：一般來說，案件編號主要用於讓所有的案件都單一化，例如同一家公司可以有很多合作案件，設計內容的名稱也可能多家公司是用一樣的，像是用進銷存系統，排班表設計…等等，也可能在同一天兩個案件同時簽案合約，因此要用編號來做單一化，以這個設計來說，案編的規則是A12就是月結案件，合約簽定就是一年12期，B開頭則是專案設計，期限就不一定了，「-」後的3碼數字是客戶的序號，是在客戶資料管理中的排序，沒錯，就很單純的排序，也不是客戶的什麼客戶編號，最後的2碼數字則是和同一個客戶的合作案件序號，如果出現「03」，就表示這是和該客戶合作的第3個案件，案編系統會自己跑，這次設計比較特別的地方在於，不是新案不是用案編搜尋。
案名：就公司的全名「-」設計內容，這也是系統自己帶出，所以只要是藍色底都是公式自動帶出的運算。
客戶簡稱：在客戶工作表中特別設計簡稱主要在於這個欄位的使用，這樣同時也可免去對完整公司名稱進行查詢的動作。
設計內容：這個欄位是粉底，即在未有任何入帳作業前，是可修改的欄位，一般來說，這張工作表做的內容就是契約的內容，會修改通常就是做文字輸入錯誤的假設，這樣的「可修改」模式也會因人而異，也就是總是可修改、限時修改與立案即不得修改的不同選項。
契約形態：即雙方合作的型態，這個欄位以這個設計來說是下拉選單，即形態只會有固定的月結、3月專案、6月專案、9月專案、1年專案，但這個形態同時也影響了檔名，因此和簡稱一樣是人工輸入的欄位。
合約始日：即契約約定的開始時間，這個欄位合併客戶簡稱與契約形態即案編，所以採手動輸入。
合約迄日：合約以月的週期計算，迄日自然就能以電腦運算出。
契約總額：和設計內容一樣是粉底，即可修改，但僅限於入帳前。
案件狀態：透過運算可直接知道該案件目前的狀態，例如範例顯示為「訂金-2022/12/16」，表示該案件的入帳狀態為於2022/12/16這個日期完成訂金入帳，同時這是這個案件目前最新的狀態，如果這個案件為月結案件，那麼在訂金的部分則是以完成付費的次數計算，例如已完成5次付款，最後一次入帳日期為2022/12/16，那麼就會顯示為5-2022/12/16，還有一種情況，這一筆入帳時有特殊情況，例如案件突然中止，又或是金額不符，又或是任何特殊情況等，於入帳時做了備註說明，就會以再一次「-」將備註內容標於這個狀態中，例如5-2022/12/16-案件中止，即表示該案件已入帳了5次，並且在這一次確定日後不再合作。
契約內容：這區塊是建立該案件的付款明細狀態，同時也是用於追蹤付費的狀態，一樣粉色是在入帳前可修改，藍色則是公式帶入。
項目：固定「訂金、二期、三期、四期、尾款」，主要在於專案的時間長短不一。
成數：因為是依合約「雙方」約定，所以不會固定。
預定日期：和成數一樣，但這裡會做小小的運算，因為日期大致會和合約期間的起迄有關聯，又或差數天。
金額：等於成數乘於總額，公式計算。
備註：當合約有做特別註明時，可以使用的附加內容。
收費紀錄：用於顯示該案件的完整收入狀態，亦即這個案件登入的作業除了可以登入案件資料外，同時也可以直接讀取該案件後續的收費狀態。
項目：專案顯示會和案件建立的一樣，差別在於如果沒有三期、四期的時候，中間的顯示不會空的，月結案件則會顯示數字，表示已完成幾次的付費。
成數：比對入帳與合約金額的成數，理論上應該是100%，但實際並不一定。
入帳日期、實收金額：都來自於入帳的資料。
備註：當有特殊狀況時可做的特別備註，例如在成數不是100%的情況時，這一定是入帳就會發現，就可以順手做備註，以備日的後的查詢使用。
收費登錄：會將應付費未入帳的資料列出，這部分是先依合約的日期做判讀帶出明細內容後，作業人員再依人工方式，但只須建立入帳的日期與金額，當有特殊狀況時，可用備註說明紀錄。
薪資為何需要客製？
前面說到「案件並非像房仲、保險一類，一個賀成交之後是業務自己的事」，一般這樣的情況下，簽成案件的業務都會給予獎勵，因此從「13。」可以知道這家公司負責去簽案的人，像業務角色的人是秘書一職，這就是每家公司都會有的特性，以這家公司來說，或許不是秘書的職稱，而是這個人可獲得的獎勵，只是這個人的職稱是秘書。
就紅利來說，或許該說是這個設計中最重之處，在員工來來去去時，案件也一樣是來來去去，案件可以是3個月的約、6個月的約、9個月的約，甚至是一年約，在約的期間費用也是來來去去，行政雜支費用和人力成本費用，公司在維持經營以及優待員工間的衡量就在這紅利上決定。
何時給？如何給？每家公司都會有自己的一套。
以這設計來說，就是在全部結案的時候，確定這筆費用不會在有進去出的時候，並再回溯案件起始，扣除掉在案件起始到結案間的所有人力成本後，剩餘的費用再以比例分配給還在職的人員。
案件會議紀錄：用於記錄每次會議的時間以及每個案件每個人所使用的案件天數，筆數2000筆，即最大可建立的筆數為2000筆。
這個工作表和前次設計是不同的，保留備註，其餘來自於資料的接收，關於接收的規則請參考EXCEL表格套表匯出匯入3。
打卡匯入：當有電子差勤檔案時，就可以做這樣的匯入。
匯入的檔案一律是固定格式，但每家保全公司匯出的檔案格式卻是不一樣的！
有些保全公司是帶出EXCEL檔，有些是PDF檔，有些EXCEL檔出來的檔案格式是通用格式，也就是該數字、該時間、該文字、該日期都會是這樣的格式，但有些EXCEL檔出來的一律是文字格式，更別說PDF檔的可能狀態更多。
固定格式、固定欄位並不是只存在EXCEL的設計，同時也存在於軟體的設計，換了格式、換了欄位就必須換了設計才能帶到資料，所以在這裡的EXCEL設計，只要遇上有這樣的匯入設計，也一定要客製，因為這欄位也只有這個設計能合。
如果貴公司的打卡格式正好與這相同，那麼這個檔案就有機會可直接使用的空間，至少在打卡資料上的讀取部分。
會議匯入：資料來源為另一個附件WORD檔，就現實的狀態，一個日期代表一次會議，同時每次會議是各別檔案，這裡只是便利將資料放在同一個檔案中。
在WORD檔中，不管排版如何，一個ENTER就會跳下一列，貼上後就會變成這樣的格式狀態。
完成貼上後，按下「會議匯入」的按鈕，資料就會進入到案件會議紀錄工作表中。
至於「案件會議紀錄(2)」這張工作表則是用於保留前一個檔的測試資料內容，同時會議的內容天數、時數也會與這個工作表中的相同。
由於在這個設計下的案件名稱規則變動，且重點在於嵌入非匯入，若您對於這個匯入的操作感興趣，可前往薪資計算11，那邊會有12個月份的虛擬資料以及會議紀錄檔提供操作。
勞、健保資料匯入：這兩個檔目前都是去年度的，這都是政府機關的資料，想要使用新的可以自行去政府機關載，直接整個工作表貼上即可套入。
薪資計算：這張工作表就是直接計算出薪資，同時欄位是完整符合薪資單的。
序號：10，即最多可計算的人數是10人。
計薪月份：第一格白底，是自填欄位，輸入要計算薪水的月份，其餘自己帶出。
姓名：會將該月份還在職的人帶出。
職稱：該人員的職稱。
本薪：於人員資料中的本薪。
應上天數：第一格是自填欄位，輸入該月應上班天數
按「4。依案件執行天數計算加班費，超過應上班天數以日薪加成。
5。案件執行天數為案件會議所設定的天數，應上班天數為當月天數扣除國定假日。」規則
應上班天數會受到政府所設定的國定假日影響，設定為手動填入，但最後有一個時薪人員帶入的就會是工作時數。
月薪/時薪>>這常常是計薪人員最為困擾的部分，又希望能統一計算，又難以將人員分隔。
案件天數：就是統計這個月份每個人的案件天數，統計資料的來源是案件會議紀錄。
加班天數：等於案件天數減掉應上天數。
移轉天數、會議時數：和案件天數一樣都來自於案件會議紀錄中的紀錄統計。
案件小計：等於加班天數乘於日薪加移轉天數乘於日薪加會議時數乘於時薪。
特休剩餘：這只要有發生特休天數，且於當月未使用掉就會顯示出來，對新進人員而言，也是一種「有特休天數可以請」的通知，對舊的人員來說是「還剩多少天可以請」的通知，發薪日必然是在這個計薪日的隔月，除非是遇到了年度1月的前年度結算，或是離職，否則就是預告還有多少特休可使用。
按規則「3。特休規則依公司規定，固定12月結算，不足年以比依計算，未完成請休部分於12月或離職月併於薪資中計算。」
特休結算：當計薪月份為12月或離職月時，特休剩餘就會直接乘於日薪發給員工，反之不在這兩個情況下的月份就會顯示0。
簽案獎金：這是秘書專有的費用，就是有訂金就有訂金一成的費用。
加項小計：等於本薪+案件小計+特休剩餘+簽案獎金
紅利：發生於計薪月份的6月與12月，發薪月則是在7月與1月。
按規則「8。6月與12月各一次案件結算紅利，在職者得予分發。
9。案件結算時間於與客戶結束合作後，扣除於期間內所有的薪資加項小計後所剩餘總額，且依參與時間比例分配，秘書之比例為離職者合計之一成。」
當有一名員工於6月/12月離職，那麼發薪月時他已不在職，那麼這筆紅利就會被公司沒收走，因為「在職者得予分發」。
遲到、早退、事假、病假、特休：都統計自打卡匯入。
按規則「7。所有的遲到早退事病假皆依案件執行未完成狀態才進行扣薪。」
也就是說，當該人員在案件會議紀錄中沒有「未完成」狀態的紀錄，即表示即使有數字，也不會有扣薪的問題。
扣項小計：當案件會議紀錄有發生「未完成」的時候，就會變成遲到、早退以分計算，事假以日薪扣，病假以半日薪扣，特休則無限制，因為特休要有才能請。
應領金額：等於加項減扣項。
投保薪資、勞保、健保：按規則「11。勞健保投保薪資固定，扣除額匯入表格自動計算。」於是在人員中有投保薪資的欄位，同時還勞、健保政府表單匯入的工作表。
實領金額：等於應領金額減勞、健保費。
系統在自動計算出以上欄位之後，就可以進入薪資單印出了。
薪資單：完整（左側）是A4列印，上半是金額明細，下半是明細。
這一張薪資單的內容是會隨著身份別而不同的。
以加項中的第一欄，職稱工程師顯示的是本薪，秘書助理顯示為時薪，第二欄工程師是應上天數，秘書助理是上班時數，明細部分，工程師顯示的是案件/移轉/會議明細，秘書助理是打卡明細。
這並沒有做成兩張表格，僅透過職稱的判讀，將部分的欄位進行欄位名稱的修改，讓印出的薪資單名目看起來合理化而已。
看完操作，確實，就是直接將兩個檔案併在一起而已，大體上來說，兩個檔的結構和內容操作手法都沒變，但是原始薪資計算中的案件工作表卻不見了！
這也算是行政作業上常有的現象！
因為案件的管理方式和薪水的計算方式完全不同，於是就分開成兩個檔案，但案件的過程就是薪資中的要件一環，那麼就變成薪資計算再加一個簡易輸入表來滿足薪資計算，於是產生了多工重覆。
這個檔就是很單純將兩個檔結合，既不改變原來計薪的操作，也保留原有的案件功能。
澄邑居/行政魔法屋特點：
◆進銷存、薪資計算、排班表一類設計外，更著重於行政簡化自動運算日常。
◆所謂行政簡化自動運算日常就是一般行政人員在離開ERP、HRM作業後，仍是無法避免的電子化作業。
◆行政同事說並不等於同一個人，基礎是建構在日常行政作業就是會有這些情況，透過範例告訴您，在單純公式下是有解的，公式設計絕不等於程式設計。
◆所有的行政同事說背後都代表著很小的動作，累積後就會是很多的時間，整合前後的差別不在於人力增減，只在於加班狀態增減。
◆一樣還是會有進銷存、薪資計算、排班表一類設計，改變的只是計費上的方案。
於文末附隨檔案一律為試用版，用於功能實體說明，無費用，歡迎下載試用！
檔案下載：
EXCEL薪資計算12
下載檔案為壓縮檔，內含一個試用檔以及檔案操作說明。
網站上提供的是下載共用通知，即點入確定要共用會要求寄發檔案的信箱，您可採用的作法有二：
1.選擇共用通知：這裡在收到通知後會寄發確認信，這裡會在您回覆後，確認信箱以及檔案後無誤後，寄出試用檔，採用這方式者，請特別留意信箱有效性。
2.直接來信索取檔案：免去信箱確認流程，直接回寄檔案。
回覆確認非機械作業，不管採用哪一種方式都需要等待時間，這裡並無法立即回覆確認信件，若有寄發請自行留意信件是否收到「澄邑居/行政麼法屋回覆」的信件主旨，謝謝！
試用版使用後有任何疑問與想法，包括想了解如何設計，試用版的解鎖，檔案的修改客製，如何計費，歡迎直接來信：
澄邑居/行政魔法屋
無法直接取得信箱可至置頂文文末取得：
EXCEL進銷存薪資人事排班表客戶管理整合新天地
留言列表
