這個檔也是舊檔做的功能追加…
為什麼總會有舊檔功能追加呢？這就是行政作的浮動。
當您來說，您只看到當下的檔案，或許在看到新的檔時，會覺得舊的檔怎麼不做這個功能呢？那在做行政作業的您，也能將每次的行政都一次到位滿足，還是說，做了一段時間，才想到說，如果能做什麼統計分析的話，會更好…這就是一種行政作業的浮動修改。
以這個檔案來說，本次要追加的功能是最後期限的統整，因為要對已完成週期的客戶做追蹤，像是是否要續約…等等的作業所需的整合，但其實就是將全部的客戶的最後期限那筆資料找出來，然後以追蹤的條件做提醒的一種設計。
以下為檔案操作說明：
檔案架構：客戶合約、收費通知、客戶查詢、結案期限
客戶合約：用於紀錄客戶合約的內容。
★客戶名稱：自填欄位。
★收費週期：下拉選單，清單內容為一次性收費、月繳、雙月繳、季繳、半年繳。
★第一次收費日期：自填欄位，大致就是合約成立的時間。
★期限：下拉選單，清單內容為半年、一年、兩年，也就是合約成立的期限，最短為半年，最長為兩年，當收費週期為一次性收費時，本格即為空白。
★收費金額：自填欄位，即每次收費的金額。
★備註：用於做該合約的特殊說明。
★序號：12，即每次合約成立最多的是12次的收費，因此，以期限兩年來說，收費週期至少要為雙月繳。
★收費日期：系統會自動計算出每次要收費的日期。
★按鈕「合約建立」：按下後，前面所建立的資料，就會自動存入右側的作業紀錄之中。
★作業紀錄-序號：5000，即最大可建立筆數為5000筆。
★作業紀錄-客戶名稱~應收日期：資料來源為左側的合約內容。
★作業紀錄-收費日期~收費備註：資料來源為收費通知。
收費通知：這裡會帶出的資料為應收日期在今天之前，且未有收費，即當應收日期還未到，或是已收費者（也就是在客戶合約中的作業紀錄中的已收日期已有收費日期者），就不會顯示在這裡，最大可帶出的筆數為200筆，當按下按鈕「收費紀錄」時，在白底所建立的資料，即會存入客戶合約中的作業紀錄，並將這裡白底的資料清空。
客戶查詢：用於查詢單一客戶的狀態。
客戶名稱：下拉選單，清單內容曾在客戶合約中出現過的客戶名稱。
已收金額：即統計實收金額。
最後收費：即顯示該人員的最大應收日期，這個日期過後完成收費，即表示該人員的合約也結束了。
收費紀錄：最大可列出200筆的客戶資料，綠底表示該筆收費將於一個月內發生，或在今天之前，且未收，即做為即將應收，以及應收卻未收的提醒。
結案期限：用於將全部客戶的最後一筆付費期限帶出，並註明該客戶是需要追蹤續約者，還是終止合作者。
這裡會列出全部客戶的最後一筆資料，如果該客戶是二次簽約，那麼顯示的就是第二次簽約的最後一筆資料。
底色藍色：這是原底色，表示該客戶是正在進行中的客戶，最後一筆的應收日期為今天往後推的三個月後。
底色紅色：客戶狀態為需追蹤是否續約，最後一筆的應收日期為今天往前推的一個月至今天往後推的三個月內。
底色綠色：客戶狀態為終止合作，即表示在經過追蹤續約後，客戶並沒有續約，於是就終止合作了。
所以，無底色代表什麼事都不要做，紅底就是要想辦法再進行續約，而綠色就是留一個提醒，或許未來還是有可能再合作的對象。
行政作業就是這樣在浮動的，就像一開始客戶數少時，也是人工追蹤這個月要向誰收費，但是客戶數一多時，就會希望電腦能自動將這個月的客戶自動列出（原始檔案的功能設計），而選擇了電子化，同樣，當每個客戶都是期限的，初期只會想著如何開發新的客戶，但是當開始有客戶陸續到期時，剛開始會採人工追蹤，當人數多時，就會修正為電腦作業，借由電腦作業來將客戶做條件列出，就不用擔心會漏掉。
這樣的設計很單純，如果您有這類的設計，但您只能將其架構（就是如上圖這些欄位建立），卻無法順利讓需透過運算的欄位順利帶出，像是建立合約，無法讓過程的每個日期自動帶出，甚至列出這個月應收費的客戶…等等情況下，這裡有提供純公式設計計費，快速將檔案加工公式，讓您不用花費時間找網路的教學，花了時間卻可能還是沒有達成目標。
澄邑居/行政魔法屋特點：
◆進銷存、薪資計算、排班表一類設計外，更著重於行政簡化自動運算日常。
◆所謂行政簡化自動運算日常就是一般行政人員在離開ERP、HRM作業後，仍是無法避免的電子化作業。
◆行政同事說並不等於同一個人，基礎是建構在日常行政作業就是會有這些情況，透過範例告訴您，在單純公式下是有解的，公式設計絕不等於程式設計。
◆所有的行政同事說背後都代表著很小的動作，累積後就會是很多的時間，整合前後的差別不在於人力增減，只在於加班狀態增減。
◆一樣還是會有進銷存、薪資計算、排班表一類設計，改變的只是計費上的方案。
於文末附隨檔案一律為試用版，用於功能實體說明，無費用，歡迎下載試用！
檔案下載：
EXCEL客戶管理4
下載檔案為壓縮檔，內含一個試用檔以及檔案操作說明。
網站上提供的是下載共用通知，即點入確定要共用會要求寄發檔案的信箱，您可採用的作法有二：
1.選擇共用通知：這裡在收到通知後會寄發確認信，這裡會在您回覆後，確認信箱以及檔案後無誤後，寄出試用檔，採用這方式者，請特別留意信箱有效性。
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