會員學員的費會需定期收，且會受到許多變動的狀態，像是出缺課、應乘交通車卻未搭乘、應有參與伙食卻未出席…等等臨時狀態，進而造成收費金額的變動時，您會為因為每次時間到時，就要將先前的資料手工撈出，然後計算費用而困擾嗎？
這個檔案的設計，透過於作業的流程，這裡所謂作業的流程指的是制定課表、安置學生上課、點名…的作業，進而達到行政簡化的效果，即讓您只需先設定好每一個會員學員的基本資料，例如該學員的課程、是否有乘交通車、是否有參與伙食…等等，接著完成上課的班表，接著讓系統自行帶出每一堂課的應上課學員，用於點名，所以就是點名表，包括乘交通車、伙食…都帶出，然後，每天在學員進來前，就先將點名表都印出，接著課堂上實際點名，點名之後收回點名表，將出缺席做電腦紀錄，交通車、伙食的作業都一樣，當時間到時，就會自動計算出該學員的應收費用，當然有發生缺席、未搭交通車、未搭伙食就會併入計算，這就是一種行政作業的簡化。
以點名表來說，或許您會覺得反正每一天的學員都一樣，改一下日期就好了，用到系統會不會太小題大作？當人員都不變時，確實，但偏偏人員就是會變，又或許您覺得紙本勾一勾誰出席就好了，還要再做一次電腦登錄，又多一次工？這似乎也對，可是當您一個月到時，再將一個月的紙本資料拿出來點的時候，還不是和打電腦一樣，多一次工，但並別是電腦在您打完之後就做完了統計，紙本並沒有，而是您要一個個學員確認統計，兩者相比，誰的速度會比較快呢？
所以，電腦化或許會改變您平常習以為常的習慣，如果這樣的改變會大大提升效能，何不嚐試理解看看呢？
以下是檔案的操作說明：
檔案架構：學員會員、課程表、表別設定、點名表、乘車名冊、伙食名冊、應收清冊、收費單、未收明細
學員會員：用於建立學員會員的基本資料，像是所指定的課程以及其他加加減減的基本費用，學員會員資料填上之後，不需因為學員會員退學了（即不再到課）而需將資料刪除，只需做退學的設定即可，未來即不會再出現於收費清冊當中，筆數最大可建立2000人。
註：在這裡的收費清冊的篩選條件為是否在學，有些人是以課程內容做為收費的條件，例如有些課程是三個月才收一次費用，而不是採用這樣每個月收費的模式，由於這是通用檔，因此並不會做這麼多的類別設定，如您的篩選條件與這裡的「退學」條件不同，則需採用客製修改選項。
