會員學員的費會需定期收，且會受到許多變動的狀態，像是出缺課、應乘交通車卻未搭乘、應有參與伙食卻未出席…等等臨時狀態，進而造成收費金額的變動時，您會為因為每次時間到時，就要將先前的資料手工撈出，然後計算費用而困擾嗎？
這個檔案的設計，透過於作業的流程，這裡所謂作業的流程指的是制定課表、安置學生上課、點名…的作業，進而達到行政簡化的效果，即讓您只需先設定好每一個會員學員的基本資料，例如該學員的課程、是否有乘交通車、是否有參與伙食…等等，接著完成上課的班表，接著讓系統自行帶出每一堂課的應上課學員，用於點名，所以就是點名表，包括乘交通車、伙食…都帶出，然後，每天在學員進來前，就先將點名表都印出，接著課堂上實際點名，點名之後收回點名表，將出缺席做電腦紀錄，交通車、伙食的作業都一樣，當時間到時，就會自動計算出該學員的應收費用，當然有發生缺席、未搭交通車、未搭伙食就會併入計算，這就是一種行政作業的簡化。
以點名表來說，或許您會覺得反正每一天的學員都一樣，改一下日期就好了，用到系統會不會太小題大作？當人員都不變時，確實，但偏偏人員就是會變，又或許您覺得紙本勾一勾誰出席就好了，還要再做一次電腦登錄，又多一次工？這似乎也對，可是當您一個月到時，再將一個月的紙本資料拿出來點的時候，還不是和打電腦一樣，多一次工，但並別是電腦在您打完之後就做完了統計，紙本並沒有，而是您要一個個學員確認統計，兩者相比，誰的速度會比較快呢？
所以，電腦化或許會改變您平常習以為常的習慣，如果這樣的改變會大大提升效能，何不嚐試理解看看呢？
以下是檔案的操作說明：
檔案架構：學員會員、課程表、表別設定、點名表、乘車名冊、伙食名冊、應收清冊、收費單、未收明細
學員會員：用於建立學員會員的基本資料，像是所指定的課程以及其他加加減減的基本費用，學員會員資料填上之後，不需因為學員會員退學了（即不再到課）而需將資料刪除，只需做退學的設定即可，未來即不會再出現於收費清冊當中，筆數最大可建立2000人。
註：在這裡的收費清冊的篩選條件為是否在學，有些人是以課程內容做為收費的條件，例如有些課程是三個月才收一次費用，而不是採用這樣每個月收費的模式，由於這是通用檔，因此並不會做這麼多的類別設定，如您的篩選條件與這裡的「退學」條件不同，則需採用客製修改選項。
序號（E欄）：2000，即表示最大可建立的人員數為2000人。
姓名：自填欄位，即學員會員的姓名。
課程：下拉選單，清單內容於右側課名稱中。
其他加項1、2：下拉選單，清單內容於右側其他加項中。
優惠折扣：自填欄位，直接填入折扣金額。
應收：等於課程的費用加其他加項減其他減項減優惠折扣。
交通車：下拉選單，清單即交通車，這是用於列出交通車的點名冊使用。
伙食：下拉選單，清單即伙食，這是用於列出伙食的點名冊使用。
退學：下拉選單，清單即退學，用於不再對該學員會員進行收費使用，同時交通車、伙食也都不會出現該學員會員。
序號（R）：100，即最多可建立的課程為100項。
課程名稱／費用／備註：自填欄位，可對課程做組合，及費用的設定，和說明。
序號（V）：100，即最多可建立的加項項目為100項。
其他加項／費用／備註：自填欄位，可對加項項目，及費用的設定，和說明。
序號（Z）：100，即最多可建立的減項項目為100項。
其他減項／費用／備註：自填欄位，可對減項項目，及費用的設定，和說明。
註：這裡的交通車和伙食是設定固定的，但如果您的不是交通車還是伙食，其實只要解鎖，改一下抬頭文字就可以用了，並不需要客製，因為這部分的設計只是在於帶出這個欄位的名冊而已，因此，換一個文字，還是能正確帶出名冊的。
課程表：用於做課表的設計，這張表是可以列印的哦，印出來給所有的人知道每一堂課的時間。
註：這張工作表就是很單純排班表而已，唯一個時段只有兩堂課的限制，至於星期一至星期五排晚上，假日排早上並不是這張表的限制，只是這裡的範例而已。
班別設定：這張工作表的就是用於設定每個學員會員的班別，因此，只要有在正常上課的人員，都會列在這張表中，最大可列出200人。
註：當您的學員會員大於200人的時候，就表示您需要客製設計了。
序號：200，表示最多可列出的學員會員數為200人，這是什麼概念，就是在這個當下，您所持有的學員會員數超過200人，即無法適用本檔的設計。
姓名、課程：這兩欄都是由學員會員這張工作表中所篩選出來的，篩選的條件是是否有退學，有，就不會被列出，因為退學即表示不在學了，自然不需要安排他上哪一個班，也不需要向他收費了。
班別1~4：下拉選單，清單來自右側的班別下拉選單，設定學員會員是上哪一個班，每個人最多可上的班別為4個班，設定這個班別是要做點名表用的。
班別下拉選單：自填欄位，最多可設定18個班別，並且需設定每個班別的老師，當帶出點名表時，才能同時也將上課老師帶出。
按鈕「班別變更」：每次只要變更完班別，就按這個按鈕，將現在被變更的班別做儲存，因為班別會因班表變動而變動，會因學員變動而變動，但變動的時候不一定是全面的，例如班表沒變，但有一個學員退出，不在清單中，因為在白底的班別1~4中有公式，當變更後按下，便會恢復公式，如果有一個學員退出的話，那麼就只有這個學員資料不在，其他人員的資料將可維持，如果是新增學員時，所有的學員都會維持，只有新增的學員是空白的，那麼只要填新增的這個學員的內容便可，因此，這個按鈕不可在要變動前按，因為如果要變更才按的話，在學員發生增減異動時，這裡的班別就可能不是未變動的學員的班別了。
點名表：上圖是列印的狀態，就是一張A4代表一個班別，下圖是操作介面。
這裡的點名表內容是依日期來帶出的，也就是，會自動將今天的日期中，所有會出現的班別、時段、上課老師一起來出，一張點名表代表一個班別，一個班別一天只會出現一次，一張點名表最多可列出35人，也就是這是小班制設計，超過35人就需換班，前面7張是除安親班和課輔班除外的班別，一天最多就是只能有7個不同的班別，後面兩張分別為課輔與安親班，那麼非課輔與安親班和課輔與安親班在系統帶出時，最大的差別在於安親班、課輔中的人員可能會出現於前面7張點名表中，有這情況的學員會員的備註會註明他在什麼時間會有課，用於讓上課老師提醒他到另一教室上課使用。
一般列印時就是空白的，那麼出缺席則是用於填入是否有缺席的人員，因為缺席需要扣費用，備註前面7張是可輸入的欄位，後面兩張則是供系統帶出另外上課的班別與時段。
按鈕「缺課記錄」：當一天的課程都完成時，操作人員就可以將有缺席的人員填入「缺」，然後按下按鈕「缺課記錄」，這樣日後系統就會統計缺了多少堂課，與扣多少的費用了。
註：這裡的設定日期是「今天」，所以必需今日事今日畢，如果無法今日事今日畢就需修改作業流程（操作流程），即為客製。
乘車名冊：即列出每天需乘車的人員清單，A4列印，單一頁，全40人，即最多可列出人數為40人，操作和點名表一樣，也是需要今日事今日畢，也就是當天司機做完未乘車的人員紀錄後交給行政人員，行政人員也需要當天將缺的人員紀錄。
伙食名冊：即列出每天需搭伙的人員清單，A4列印，單一頁，全40人，即最多可列出人數為40人，操作和點名表一樣，也是需要今日事今日畢，也就是當天餐廳人員做完未搭伙的人員紀錄後交給行政人員，行政人員也需要當天將缺的人員紀錄。
註：交通車、伙食這兩張點名單的抬頭是和學員會員中的交通車、伙食連動的，所以，如果在名稱上有不同時，一樣只需解鎖修改抬頭名稱即可。
應收清冊：這裡所列出的人員與班別設定中所列出的人員是相同的，但這裡會做一些整合，也就是將點名表、乘車名冊、伙食名冊中的「缺」做統計，計算出這個月份的應收費用。
序號：200，即最大可列出的人數為200人。
收費月份：等於今天這個月份的前一月份。
應收金額：等於該人員於學員會員中的應收金額減掉缺課乘於200減掉交通乘於150減掉伙食乘於50，其中的200、150、50是固定的，如果不同的時候，若您本身對EXCEL是熟悉的，那麼可以在解鎖的情況下做修改，但如果不熟的話，就會變成需要客製。
按鈕「通知記錄」：請於收費單印出後再按下，按下後，系統會自動將這個計算的內容紀錄下來，藍底的內容不會被清除，但白底的備註會，這樣的內容會被保留到新的一個月份。
收費單：直接傳出應收清冊中的資料，A4列印，單一頁6筆，全34頁，共200筆。
註：表單與您的格式不同，如果只是欄位名稱的不同，那麼就修改一下，34頁太多的話，可以使用取代功能，但如果是全部都不同，像是抬頭要整個換掉，或是格式就是不一樣，那麼就是由您提供您的格式，來進行客製。
未收明細：會將一直都未有收費紀錄的資料列出，直到被做註銷或是收費日期登錄後，才不會再列出。
序號：250，即最大可帶出250筆，這裡和現有學員的總人數不同，因為總會有人遲收，所以，需要多些筆數保留。
收費月份~備註：所帶的是資料庫資料，並無手動輸入的需求。
收費日期：下拉選單，清單內容為註銷以及今天的日期，因為這欄位輸入的即實際收費的日期，因此，也需要今日事今日畢。
按鈕「已收記錄」：在完成收費日期建立後，按下這個按鈕，便會做紀錄，同時也會將收費日期清空。
註：這裡的日期其實可以全部都輸完後再一次按「已收記錄」的，因為，沒有按資料還是在啊，只是清單不會有其他日期出現而已，因此，是看個人操作的習性而定。
檔案操作到這裡，實際流程大致就是先建立與學員會員間所約定的基礎計費，然後就是設定每個月的班表，接著印出每天的點名表、乘車名冊、伙食名冊，等到一天結束後再將點名表、乘車名冊、伙食名冊收回做「缺」的註記，一個月後就可印出通知單給學員會員了，等到收費後，就做收費日期的登記，整個操作就完成。
假設，今天不是這樣的一個完整的系統作業，那麼就會是各做各的，特別是點名表、乘車名冊、伙食名冊就是各別一張表，通常就是改改日期，如果沒有人員變動的時候，那如果有人員變動呢？像是人員A只有星期一、五會出現，那麼除了改日期外，是不是還要注意二、三、四的A有沒有出現，要不要清除呢？系統沒有人員變不變動的問題，因為這一天有什麼班，誰要上這個班，系統就是自動運算好了，就是這樣帶出。
至於收費的話，人工的話就是要隨時檢視誰還沒收到，但系統就是收完就是這一筆資料不見了，也不用一直找看誰還沒有收。
電子化能簡化，一定有其理由，但並不是只要電子化就一定能簡化，就像誰的點名表不是電腦打出的，這一樣是電子化，但是，系統化是電腦為您列出今天這張點名表中要出現哪些人，而不是您要列印時，還要確認人員對不對、班別對不對、老師、時段對不對，另外，在安親班和課輔，因為上安親班和課輔的人員可能同時也會有其他的課要上，在點名表上還會特別註明該人員在什麼時間要去上什麼課，如果人員沒有離席，就可以提醒他要去哪一個教室上課，這樣的整合，和人工相比是不是快很多呢？
網站上的範例檔就是讓您知道，這樣的整合能達到什麼樣的效果，一般與您的行政作業相符的機率並不大，但檔案的修改上，就會像前面的「註」說明的，有可能是很簡單的解鎖後，文字改一改而已，也可能會需要直接修改裡面的公式，但不改架構，但也會發生架構、表格內容要完全修改。
在遇到需修改時，當您對EXCEL是熟悉的，您可以選擇直接解鎖，然後自己再做修改，但如果您無法修改，卻又一定要修改，在不會動到架構設計下，這裡有提供純公式修改（費用3000元），如果您覺得這樣的設計很好，但很多狀態，像是跑的流程、表格…都與您不符，您也可以將自己的需求都架構好，像這樣的一個檔案的完整架構，讓這裡來為您做純公式設計（費用3000），或直接採用客製設計，都會是一種選擇。
澄邑居/行政魔法屋特點：
◆進銷存、薪資計算、排班表一類設計外，更著重於行政簡化自動運算日常。
◆所謂行政簡化自動運算日常就是一般行政人員在離開ERP、HRM作業後，仍是無法避免的電子化作業。
◆行政同事說並不等於同一個人，基礎是建構在日常行政作業就是會有這些情況，透過範例告訴您，在單純公式下是有解的，公式設計絕不等於程式設計。
◆所有的行政同事說背後都代表著很小的動作，累積後就會是很多的時間，整合前後的差別不在於人力增減，只在於加班狀態增減。
◆一樣還是會有進銷存、薪資計算、排班表一類設計，改變的只是計費上的方案。
於文末附隨檔案一律為試用版，用於功能實體說明，無費用，歡迎下載試用！
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