EXCEL進銷存薪資人事排班表客戶管理整合新天地（2024/04/02更新）一般對電子化的舊有概念不外乎就是像進銷存/ERP一類的系統設計，當跳開ERP、人資系統之後，還是一樣有一堆瑣碎的檔案要管理
澄邑居/行政魔法屋就是專注在行政電子化過程中的簡化協助
多數人的想法是，行政很多事項透過ERP、人資系統之後就可以電子化而發生簡化，事實卻是：
◆離開了系統化之後，還是會有一堆檔案要管理
◆這些檔案的內容可能在系統中就有，但系統與檔案不相同，就是重覆作業
◆下了系統之後有很多的數字要統計、分析、做表格，散了一堆檔
◆以為有些作業採人工是因為手寫要比電腦打快，事實卻是無電子化技術
◆以為只要客製了系統，散亂檔就不存在，事實是預算有難度
◆預算滿足了，客製後的結果還是有一堆系統下作業檔案
這六點是即使持有ERP一類的系統，下了系統之後，仍這麼循環著
您以為的匯入可能只是少一個動作，實際的匯入卻會是準確度的保證！
這個檔是來自於薪資計算10的修改，追加了會議紀錄的匯入。
會議紀錄是使用WORD寫成的，如果對薪資計算10有印象的話，應該會知道「案件會議紀錄」這張工作表，在薪資計算10中，這張工作表是人工建立的，建檔的重點在於項目分別，在一份會議紀錄上會有多種項，時數以及天數分別，是加還是減，都有分別，最後還得追溯前一次的資料。
故事分享/與行政同事間的對話
行政同事：打卡可以匯，那會議紀錄能匯嗎？
：能啊！只要你不介意中間的複製貼上過程，都能匯
行政同事：（搬出一份份的會議紀錄）他們開完一次會議後就是一份會議紀錄，印出後簽名，表示他們接受這份會議的內容，「案件會議紀錄」中的天數、時數就是都從這資料來的。
：（翻翻內容）有電子檔？
行政同事：（打開了電腦目錄）當然有，因為這關係到薪水，不能改的，印出後才改要雙方簽名。
前一篇是匯入匯出，這篇再接著同樣設計！
因為匯入匯出是可以發生在任何的情況，不會只是POS機，又或是打卡差勤上！
這一篇是用在會議紀錄上，在古老的範例中，還曾出現用在轉訂單上。
您以為的匯入可能只是少一個動作，實際的匯入卻會是準確度的保證！
匯入匯出也不會只專美於程式軟體上，只要能運算出位置，就能達到的功能！
同時，這樣設計的需求，更是建構在這個什麼都電子化的時代，當什麼都電子化之後，只要有原始電子檔就能進行的轉換動作。
操作說明：
架構：人員、案件、會議匯入、案件會議紀錄
這次的薪資計算是案件型的薪資
這個範例檔是直接將計算狀態（包括筆數）保留，別於過去的範例檔，如果您需求的規則正好符合了這個設計的規則，那麼是可以直接下載使用的，解鎖是因為您想了解背後的公式才會有的需求。
計算規則：
1。員工人數：10人。
2。固定本薪/日薪/時薪。
3。特休規則依公司規定，固定12月結算，不足年以比依計算，未完成請休部分於12月或離職月併於薪資中計算。
4。依案件執行天數計算加班費，超過應上班天數以日薪加成。
5。案件執行天數為案件會議所設定的天數，應上班天數為當月天數扣除國定假日。
6。因會議而提前上班與延後下班之加班費，以時薪加成。
表格套表匯出匯入是在行政作業上算很好用的操作手法，會很常運用到，諸如：
有打卡差勤，沒有直接運算為薪水，這個就是這個案例
客戶來的訂單，資料內容甚多，與本身的格式內容完全不同
來源資料多處，進行終端資料匯整
這三個狀態的共同點就是資料來源不是本身生產的，但只要能直接接收就省掉一個登打作業，而且這些都只要公式就能完成。
以下是檔案操作說明：
架構：
人員：
所有的行政設計都是一樣的，透過於公式運算，達到簡化作業的功能！
行政同事說，資料取得的時間並不一定，但是印出卻要依發生日期來排序，可以不要當拿到的日期是比已建過的資料較小情況，還要做插入，或移動嗎？
這個設計的重點就在於當有資料排序需求時，可以依條件自動排序，條件也可以依人員，以某些特定的數據條件，在這個檔是採日期，因人而異。
檔案操作說明：
架構：資料庫、印表
資料庫：用於建立資料明細使用
印表：A5列印，一頁6筆。
所有的行政設計都是一樣的，透過於公式運算，達到簡化作業的功能！
行政同事說，要發稿給業務們填資料，但每個人的數量都是不一定的，每次要發表單出去時，名字就是要重新排，能讓每個人的名字顯示都剛剛好等於數量嗎？就是設定好數量後直接印出表單嗎？
檔案操作說明：只有一張工作表，操作的部分只有左側的姓名和數量，右側白底是給業務填寫用，不在這項行政作業的範圍內，所以只是顯示白底的不可使用欄位。
實際操作時，右側的姓名是會跟著左側的數量跑，例如A1因為數量設定3，右側自然就顯示3個A1，同理，A6數量設定9，19~27正好是9。
EXCEL行政簡化-檔案整合系列一路下來從1~6，都是日常行政會用到的技巧，同時將這些技巧組合後，所顯示的結果也會是一個完整進銷存、薪資計算、排班表的成品結果。
當這些看似簡單的操作，在無法使用公式運算下，就是會回歸到人工！
◆以值班表來說，只要不要讓固定的人都排六、日，間隔天數不要太近，何妨？
◆以多個檔案整合成一張表，來源不同，花點時間、眼力比對，何妨？
資料電腦比對檢核，人工自行修改
使用的手法就是：色※格式化設定※
早在-檔案整合系列2-我們就聊過透由格式化設定能發揮的功能，這篇一樣也是在做格式化設定，用途不太一樣而已
行政同事說：主管要求六、日排班的人數不得超過三分之一，每次都超過，超過主管就來說話，作業就要再來一次，很煩！可以讓他們一達到人數就無法再排了嗎？非排不可就先私下協調再排嗎？
在這情境下，您想要用的是VBA嗎？就是跳出檢核嗎？只是小小的排休表，而且還是員工自行決定的表格，要搞到這麼高深不可測嗎？
回頭想想目的就會單純一點，行政要的只是讓他們有所自律，而不是限制，提醒他們一下就好！
檔案操作說明：
休假表：這個檔案就只有這一張工作表，使用的方式是將檔案放在公司的共用目錄底下，透過EXCEL的檔案特質，只有第一個開啟的人能操作，後面的人會變成唯讀，行政人員將檔案放到目錄底下後，公告給員工知道要排休了，員工有時間的人就會將檔案開啟做排休的作業。
這個設計的單純處在於只是資料庫的利用，舉一反三的地方在於如何讓資料跑完10筆之後，再由另一欄由下向上爬升
這個檔案的設計故事是這樣的：
行政同事說，原來是用手寫的，一本冊子，格式是固定的，A類的筆數相對少，能有個4筆算多的了，B類的筆數相對多，甚至會超過固定格式的10筆，於是在手寫的情況下，當B類的筆數來到10以上時，就直接從A類的下面向上爬升，經驗值即使B類再多，也不會超過A類的預留4筆，接著再將件數與來源直接統計
檔案整合系列來到4，有發現這都是很小的設計嗎？又或是，其實都只是行政上會使用到的簡化功能嗎？
這個設計有一個特點，我們不能將表格設定到B類資料是足夠的狀態嗎？
這得思考：行政作業是除了電子化外，更有實體的作業，以這個設計來說，表格設計是固定的，主要在於本就有做案件電子管理，原本是採用手寫，後來修改為直接將已有的資料轉入的動作，那麼紙本的欄位本來就會是固定的。
而且，這張表單最後必須以A4列印出來，讓人員簽名確認
這些案件都是每次完成，每次就是手寫登錄，月結給人員確認簽名，做為發薪依據，一直以來實體行政作業就是這麼做。
當我們完成電子上的作業時，同時也可以完成這張表單，程序很多的情況下，至少可以節省再人工操寫的動作，包括最後的分析統計，當採用這方式作業時，連同分析統計一併完成，行政作業也不用再一頁頁紙本翻動來計算。
即使有了完整的ERP系統管理，下了線一樣要做契約書的實際流程管理！
契約書是消耗品，行政人員須對契約書做實際流程管理，每次用完就要進新的，每次進來就是品項眾多，份量大，行政人員就要將資料列檔管理，先是第一階段將全部契約書分拆分數點收，第二階將契約書蓋章成為可使用的契約書，最後是入庫。
同一組數據會發生三次作業，可透過巨集將中間的操作流程以按鈕完成。
這個檔案的設計故事是這樣的
行政同事說，每次進來的契約書份數就是幾百份，每份都要按編號50/20進行分疊，希望可以只要輸入編號的起迄，或是份數後，系統就可以直接運算，看是要拆50還是拆20，再依計算出來的結果盤點就好。
有人要發問，為什麼要拆50/20嗎？
答案：我也不知道！
在行政作業中很常是這樣的，這就是程序，在最初的人接觸到這份作業時，透過於多次變化，以及經驗而產生的一種「管理程序」，這個程序往往是繁瑣的，同時後面接手的人也未必會知道為什麼這麼處理，但就是得這麼做！
這樣的設計一定是下了ERP以後才會有的設計，在客製下的ERP很完整，也有這個設計的管理，但仍然須下線再新生檔案管理，而且，這也只是行政作業中的一環，很多的情況都是這樣的。
