EXCEL進銷存薪資人事排班表客戶管理整合新天地（2024/06/12更新）歡迎來到澄邑居/行政魔法屋！
一個透過EXCEL所設計的行政工具，將原本固定花費數小時數日作業，簡化至數分鐘的技術供給所
在實體的行政作業上，行政人員會透過EXCEL的試算與表格功能來完成行政上的工作
您的到來可能是透過EXCEL、進銷存、排班表、薪資計算…等等的搜尋而來！
那麼您想要在這網站上得到的是什麼樣的協助呢？
◆EXCEL教學？
◆近乎程式系統設計？
◆還是看看有沒有可直接套用的檔案表格？
◆甚或是客製您特有需求？
網站上有許多範例檔，範例檔的主要目的是在彼此不了解的情況下，透過於成品來讓視聽者可以第一時間知道…
從薪資計算10到現在的12算是一系列的設計。
故事分享/與行政同事間的對話
行政同事：現在的狀態是，案件歸案件，薪資歸薪資，重覆作業了。
：那就合併吧！
行政同事：看設計，似乎長不一樣，怎麼合？
：因為長不一樣就不合？
行政同事：對啊！所以我才會管理這麼多的各別檔案，其實很煩，因為有些東西是重覆登打的。
：所才會先做薪資，然後追加會議紀錄，再另外簡化案件，因為長不一樣，所以各別設計。
行政同事：這些我都徒手打的。
EXCEL用在行政作業上設計的從來都是行政工具，而不是程式軟體！
以這個設計來說，主要的管制在於：
當實體的作業是技術性，且所耗時間很長，行政人員/會計會須要在這長時間的作業下，進行雙方費用的追蹤，於是產生的金流管制設計。
故事分享/與行政同事間的對話
行政同事：實體作業和電腦流程是分開的吧？
：可以這麼說，但電腦流程會跟著實體走。
行政同事：我的重點在於追蹤未完成付款的話？
：追蹤未付款看的一定是日期，其他就看個人需求，但我們的作業都有經過合約不是嗎？
行政同事：合約確實都會有押日期，包括應付金額，實際作業日期會在押的日期前後，金額也只有最後的總額一定合得上，也就是過程/訂金+過程分期+最後尾款是可能有差的，所以我要的是能讓我時間到可以追蹤，在入帳款時也能做金額的比對，而且要紀錄模式。
您以為的匯入可能只是少一個動作，實際的匯入卻會是準確度的保證！
這個檔是來自於薪資計算10的修改，追加了會議紀錄的匯入。
會議紀錄是使用WORD寫成的，如果對薪資計算10有印象的話，應該會知道「案件會議紀錄」這張工作表，在薪資計算10中，這張工作表是人工建立的，建檔的重點在於項目分別，在一份會議紀錄上會有多種項，時數以及天數分別，是加還是減，都有分別，最後還得追溯前一次的資料。
故事分享/與行政同事間的對話
行政同事：打卡可以匯，那會議紀錄能匯嗎？
：能啊！只要你不介意中間的複製貼上過程，都能匯
行政同事：（搬出一份份的會議紀錄）他們開完一次會議後就是一份會議紀錄，印出後簽名，表示他們接受這份會議的內容，「案件會議紀錄」中的天數、時數就是都從這資料來的。
：（翻翻內容）有電子檔？
行政同事：（打開了電腦目錄）當然有，因為這關係到薪水，不能改的，印出後才改要雙方簽名。
前一篇是匯入匯出，這篇再接著同樣設計！
因為匯入匯出是可以發生在任何的情況，不會只是POS機，又或是打卡差勤上！
這一篇是用在會議紀錄上，在古老的範例中，還曾出現用在轉訂單上。
您以為的匯入可能只是少一個動作，實際的匯入卻會是準確度的保證！
匯入匯出也不會只專美於程式軟體上，只要能運算出位置，就能達到的功能！
同時，這樣設計的需求，更是建構在這個什麼都電子化的時代，當什麼都電子化之後，只要有原始電子檔就能進行的轉換動作。
操作說明：
架構：人員、案件、會議匯入、案件會議紀錄
這次的薪資計算是案件型的薪資
這個範例檔是直接將計算狀態（包括筆數）保留，別於過去的範例檔，如果您需求的規則正好符合了這個設計的規則，那麼是可以直接下載使用的，解鎖是因為您想了解背後的公式才會有的需求。
計算規則：
1。員工人數：10人。
2。固定本薪/日薪/時薪。
3。特休規則依公司規定，固定12月結算，不足年以比依計算，未完成請休部分於12月或離職月併於薪資中計算。
4。依案件執行天數計算加班費，超過應上班天數以日薪加成。
5。案件執行天數為案件會議所設定的天數，應上班天數為當月天數扣除國定假日。
6。因會議而提前上班與延後下班之加班費，以時薪加成。
表格套表匯出匯入是在行政作業上算很好用的操作手法，會很常運用到，諸如：
有打卡差勤，沒有直接運算為薪水，這個就是這個案例
客戶來的訂單，資料內容甚多，與本身的格式內容完全不同
來源資料多處，進行終端資料匯整
這三個狀態的共同點就是資料來源不是本身生產的，但只要能直接接收就省掉一個登打作業，而且這些都只要公式就能完成。
以下是檔案操作說明：
架構：
人員：
所有的行政設計都是一樣的，透過於公式運算，達到簡化作業的功能！
行政同事說，資料取得的時間並不一定，但是印出卻要依發生日期來排序，可以不要當拿到的日期是比已建過的資料較小情況，還要做插入，或移動嗎？
這個設計的重點就在於當有資料排序需求時，可以依條件自動排序，條件也可以依人員，以某些特定的數據條件，在這個檔是採日期，因人而異。
檔案操作說明：
架構：資料庫、印表
資料庫：用於建立資料明細使用
印表：A5列印，一頁6筆。
所有的行政設計都是一樣的，透過於公式運算，達到簡化作業的功能！
行政同事說，要發稿給業務們填資料，但每個人的數量都是不一定的，每次要發表單出去時，名字就是要重新排，能讓每個人的名字顯示都剛剛好等於數量嗎？就是設定好數量後直接印出表單嗎？
檔案操作說明：只有一張工作表，操作的部分只有左側的姓名和數量，右側白底是給業務填寫用，不在這項行政作業的範圍內，所以只是顯示白底的不可使用欄位。
實際操作時，右側的姓名是會跟著左側的數量跑，例如A1因為數量設定3，右側自然就顯示3個A1，同理，A6數量設定9，19~27正好是9。
EXCEL行政簡化-檔案整合系列一路下來從1~6，都是日常行政會用到的技巧，同時將這些技巧組合後，所顯示的結果也會是一個完整進銷存、薪資計算、排班表的成品結果。
當這些看似簡單的操作，在無法使用公式運算下，就是會回歸到人工！
◆以值班表來說，只要不要讓固定的人都排六、日，間隔天數不要太近，何妨？
◆以多個檔案整合成一張表，來源不同，花點時間、眼力比對，何妨？
資料電腦比對檢核，人工自行修改
使用的手法就是：色※格式化設定※
早在-檔案整合系列2-我們就聊過透由格式化設定能發揮的功能，這篇一樣也是在做格式化設定，用途不太一樣而已
行政同事說：主管要求六、日排班的人數不得超過三分之一，每次都超過，超過主管就來說話，作業就要再來一次，很煩！可以讓他們一達到人數就無法再排了嗎？非排不可就先私下協調再排嗎？
在這情境下，您想要用的是VBA嗎？就是跳出檢核嗎？只是小小的排休表，而且還是員工自行決定的表格，要搞到這麼高深不可測嗎？
回頭想想目的就會單純一點，行政要的只是讓他們有所自律，而不是限制，提醒他們一下就好！
檔案操作說明：
休假表：這個檔案就只有這一張工作表，使用的方式是將檔案放在公司的共用目錄底下，透過EXCEL的檔案特質，只有第一個開啟的人能操作，後面的人會變成唯讀，行政人員將檔案放到目錄底下後，公告給員工知道要排休了，員工有時間的人就會將檔案開啟做排休的作業。
