這樣的寫法，費用比套裝軟體來的低，但這樣的流程系統，還是要依賴客製化軟體來完成，一般套裝軟體是不會做到這樣的程度的。
EXCEL加工進銷存暨論件計酬薪資管理整合系統
歡迎來到澄邑居工作坊
這裡是一個完全採用EXCEL中的函數（非VBA），再配合實際作業的流程，所完成的整合工具，且將會是您辦公室中所需的簡化作業工具。
這是您想過的需求嗎？
只要輸入進貨、銷貨、人事資料，就可以幫您計算好還有多少的庫存，以及薪資，並帶出進、銷貨的報表，跟薪資表嗎？
整合系統要做的就是只要建立固定資料庫，就能一路完成最後的報表。
常有人說既然可以做到這樣的程度，何不就用「程式」來寫！
因為成本不同！
這樣的寫法，費用比套裝軟體來的低，但這樣的流程系統，還是要依賴客製化軟體來完成，一般套裝軟體是不會做到這樣的程度的。
所以，程式人員的角度，和行政人員的角度到底還是不一樣的！
這裡是一個提供行政人員行政工具的地方，一切以行政人員的角度切入，就這個檔的設計，他給行政人員的便利是…
1、坐在辦公室中就可以知道庫存；
2、每個月結算薪資不用再查詢、計算這個月的成品資料，就可以直接輸出薪資單。
因為這是一個資料量較大的庫存管理，受到EXCEL在運作上，會因資料量增多影響到速度，因此造成的採用分檔來解決問題，可是，在行政人員的角度，要的是怎樣能快速解決眼前的工作量的問題，並不是全年度還是多年度的資料分析，特別在行政人員又是一個例行性成份極高的工作人員，這樣的工具絕對是必需的！
以下是檔案介紹：
本檔簡介：這是一個加工進銷存檔案，所以會同時有兩套進銷貨在運作，一個是加工的材料庫存，另一個則是成品的庫存，形成一個雙層進銷存狀態，特色在於系統會每天帶出要進的貨，和要完成的成品的報表，行政人員只需要建立各類資料庫，並每天將收到要加工的準備單及每天完成的成品數量輸入資料庫，系統就會自動算出當天的庫存，以及月底的論件計酬的薪水及報表，但受到資料庫量有限，得按月進行換檔作業，以利檔案速度。
以下讓我們來看這樣一個非VBA的EXCEL整合系統要怎樣來完成這些作業。
1、檔案結構：材料庫存、成品材料資料庫、廠商資料庫、備料資料庫、成品材料試算表、材料銷貨資料庫（篩）、材料銷貨資料庫、成品完成資料庫、加工製造材料清單（印）、加工製造成品清單（印）、訂購資料庫（篩）、訂購資料庫、進貨資料庫、訂購單-1、訂購單-2、人事資料庫、薪資表、論件計酬（圖示只列部分）
1-1、工作表分為四種顏色：
1-1-1、橘色：庫存基本資料
1-1-2、綠色：銷貨系統資料
1-1-3、藍色：進貨系統資料
1-1-4、黃色：人事系統資料
1-2、流程：在完成基本資料庫之後，只要每天固定輸入銷貨及進貨系統資料，就可以監控每天的庫存狀態，以及每個月的薪資報表。
2、[材料庫存]：材料編號、單位、採購廠商、原始庫存、結算庫存
2-1、原始庫存：是原本有的庫存，因為在這個檔案建立之前，就已經有庫存了，因此還要再加回來，這樣的庫存才能準確。
2-2、結算庫存：會計算現在的庫存（庫存公式：原始庫存-[銷貨資料庫]銷貨量+[進貨資料庫]進貨量-[進貨資料庫]不良退貨）狀態，因為資料量大，所以每個月都要換新的檔案，因此可以直接將這個已算好的庫存複製貼上「值」到新的檔案的原始庫，這樣庫存又可以正常運算了。
2-3、材料編號、單位、採購廠商…這一類的欄位，則是由使用者自己決定需要的欄位。
2-4、總筆數：500筆，即最多可以建立500種材料。
3、[成品材料資料庫]：品號、材料編號、數量、單價
3-1、品號、材料編號、數量…這些欄位是依個人需求而設計的欄位，每個人會不一樣。
3-2、總筆數：50筆，即最多可建立50種商品。
3-3、材料編號1~5及數量1~5：表示一種商品最多可由5種材料組成。
3-4、材料編號是下拉選單，有兩種作用，一是驗證輸入的是不是和[材料庫存]中的材料編號一樣，另一功能是讓輸入更方便，如果不想輸入時，就可以用拉的，有人會說這麼多怎麼拉，這個看個人的便利性，如果用輸入比用拉快，當然就用輸入的，只是，如果輸入的和下拉選單中的資料不一樣，或是下拉選單中沒有的，那就會建不進去。
3-5、單價：因為這個系統除了要做庫存外，還要做論件計酬的薪資，只要輸入這項成品的單價，等要算薪水時，就可以讓系統自動算出論件計酬的薪資部分了。
4、[廠商資料庫]：廠商名稱、身份別、統一編號、連絡電話、傳真號碼、地址、備註
4-1、總筆數：30筆，即最大可輸入30家廠商。
4-2、廠商名稱、身份別、統一編號、連絡電話、傳真號碼、地址、備註…等欄位是依各人的需求而設定的。
5、[備料資料庫]：工單號碼、品號、開單數量、開單日、開工日
5-1、總筆數：600筆，即最多可建立600筆工單。
5-2、工單號碼、品號、開單數量、開單日、開工日…等欄位是依各人的需求而設定的。
6、[成品材料試算表]：品號、完成數量
6-1、總筆數：10筆，即一天最多可建立成品數量是10筆。
6-2、這張工作表的功能是在算一天以內所完成的成品，總共使用掉多少的材料，所以無需知道每項成品會用到的材料，只要將前一天完成的品號和數量輸入，系統即會自動算出。
7、[材料銷貨資料庫（篩）]：材料編號、銷貨量
7-1、總筆數：20筆，是表示在前一張工作表[成品材料試算表]輸入後，即會自動算出前一天全部的材料種類及數量，且會篩選過，例如同一種材料被兩種成品所使用，但到裡會把兩筆同種材料合計到這張工作表中，最多可顯示20筆。
7-2、這張表只有橘色欄位，這表示這張表是用於「複製貼上值（選擇性貼上）」使用，要將資料貼到另一個地方去的，欄位中有公式，會自動帶出資料來，且會受到前一張工作表[成品材料試算表]影響。
8、[材料銷貨資料庫]：作業日期、材料編號、銷貨量
8-1、總筆數：2000筆，即可建立最大量的銷貨資料為2000筆。
8-2、作業日期：即完成成品的日期。
8-3、材料編號、銷貨量：從前一張工作表[材料銷貨資料庫（篩）]複製貼上值（選擇性貼上）而來的。
8-4、本工作表主要功能即在計算材料庫存中的銷貨，因此要每天開始將前一天的完成量輸入[成品材料試算表]中，或每天結束將當天的完成量輸入[成品材料試算表]中，來算出已被用掉的材料，並複製貼上值（選擇性貼上）到這張工作表中，來扣除庫存被用掉的材料。
9、[成品完成資料庫]：作業人員、作業日期、品號、完成量
9-1、總筆數：600筆，即表示可輸入最大量成品是600筆。
9-2、作業人員：因為這個工作表還要算論件計酬的薪資，所以，要將誰做了什麼，以及做了多少記錄起來，最後才能讓系統來做這部份的計算。
9-3、完成量：這是在做完成量的扣除，這樣才知道什麼工單還沒完成，或什麼成品該完成，卻還沒完成。
10、[加工製造材料清單（印）]：這是一張列印的表單，但必需先把已成完的成品作業做完，也就是要將已用掉的材料庫存扣除掉，印出來的資料才能準確。
10-1、總筆數：20筆。
10-2、備註：唯一能輸入的欄位，因為這是特別事項。
10-3、其餘資料會自動帶出，作業日期是今天，開單日期和開工日期是從備料資料庫來的，讀取的資料是備料資料庫中的開工日後一天，例如今天是7/15的話，那麼就會帶開工日是7/16的資料出來。
10-4、預定用量：是指在這一天以內一定要完成的成品所需的材料量。
10-5、最大用量：是指到今天為止，所有未完成的成品所需的材料量。
10-6、庫存量：現有庫存的量。
10-7、結論：庫存量一定要大於預定用量，因為預定用量是今天一定要完成的成品量，如果沒有足夠的庫存，就會無法完成成品，至於最大用量則不需非要小於庫存，因為在完成預定用量後的成品就不一定要完成，能完成表示進度是超前的，因此在開出這張清單給作業同仁前，一定要先將先前已完成的成品用掉的材料扣除，這樣跑出的庫存才能準確。
11、[加工製造成品清單（印）]：這是一張列印的表單，但必需先把已成完的成品作業做完，也就是要將已成品扣除掉，印出來的資料才能準確。
11-1、總筆數：20筆。
11-2、備註：唯一能輸入的欄位，因為這是特別事項。
11-3、其餘資料會自動帶出，作業日期是今天，開單日期和開工日期是從備料資料庫來的，讀取的資料是備料資料庫中的開工日後一天，例如今天是7/15的話，那麼就會帶開工日是7/16的資料出來。
11-4、預完成量：是指在這一天以內一定要完成的成品量。
11-5、未完成量：是指到今天為止，所有未完成的成品量。
11-6、實完成量：今天實際完成的成品量。
11-7、結論：在可行的狀態下，材料也有，時間也有的情況下，完成預完成量後，未完成量還沒完成，就可以繼續進行，但如果沒時間了，預完成量卻還未完成的話，加班也要完成。
12、[訂購資料庫（篩）]：訂購單號、材料編號、需求量、訂購日期
12-1、總筆數：20筆。
12-2、訂購單號：規則是訂購日期西元年月日加廠商序號，這種單號通常是依各人需求而定的規則。
12-3、材料編號、需求量：系統會自動帶入備料資料庫中開單日期是昨天的資料，而且也會和銷貨系統一樣進行篩選，例如今天7/15要開訂購單，那麼系統會自動讀取在備料資料庫中，開單日期是7/14的資料。
12-4、訂購日期：今天的日期。
12-5、結論：不管是訂購系統，還是前面的銷貨系統，就算是下一個進貨系統，也是一樣，都一定是要今日事今日畢，不然，過了今天就帶不出昨天或明天的資料了。
13、[訂購資料庫]：訂購單號、材料編號、需求量、訂購日期、訂購量
13-1、總筆數：2000筆。
13-2、訂購單號、材料編號、需求量、訂購日期：這些資料是從前一張工作表[訂購資料庫（篩）]複製貼上值（選擇性貼上）而來的。
13-3、訂購量：訂購的數量，並不影響庫存，因為進貨的數量並不一定等於訂購的數量，訂購量可能會分好多次進貨，才能完全進到庫存中。
14、[進貨資料庫]：訂購單號、進貨日期、材料編號、進貨量、未進貨量、不良退貨、單價、進貨總額、退貨總額
14-1、總筆數：3000筆。
14-2、這張工作表主要功能是要計算庫存，以及下過的訂單進了多少的貨，還有多少貨沒進，跟不良退貨。
14-3、未進貨量：[訂購資料庫]中的訂購量扣除已進的貨量，因此，訂購單號很重要，這樣才能知道哪一張訂購單還沒完全進完貨。
15、[訂購單-1]、[訂購單-2]
15-1、單一頁總筆數：20筆，即可印出最大材料項目40筆。
15-2、訂購單號：唯一可輸入的欄位，是下拉選單，會篩選這次有出現的訂購單號，最多可顯示20筆單號。
15-3、第1頁共1頁：如果顯示為第1頁共2頁，即表示[訂購單-2]是有資料要印的。
15-4、交貨日期：訂單日期加七天。
15-5、備註：可做特別事項註記。
16、[人事資料庫]：員工姓名、身分證字號、組別、職稱、連絡電話、手機、住址、學歷、專長、到職日、基本工資、勞保投保薪資、健保投保薪資、備註、“勞保投保薪資、健保投保薪資”下拉選單自填
16-1、總筆數：20筆，即可建立20名員工的資料。
16-2、員工姓名、身分證字號、組別、職稱、連絡電話、手機、住址、學歷、專長、到職日、基本工資、勞保投保薪資、健保投保薪資、備註…等資料會因各人需求而有所不同。
16-3、組別、職稱：兩個是連帶的下拉選單關係，職稱會因組別而有篩選，例如組別是「業務部」，那麼職稱的下拉選單就只會出現「業務經理、業務員」兩種選項而已。
16-3、“勞保投保薪資、健保投保薪資”下拉選單自填：因為法規變化大，這種範例檔又是萬年不改的，所以就直接保留下拉選單自建了！
17、[薪資表]：員工姓名、組別、職稱、實領薪資、基本工資、計件工資、勞保、健保
17-1、員工姓名：唯一可輸入的欄位，下拉選單。
17-2、員工姓名、組別、職稱、實領薪資、基本工資、計件工資、勞保、健保…等欄位是依各人需求而設計的，有的人會在表中加入請假明細。
17-3、實領薪資：基本工資+計件工資-勞保-健保
17-4、雙底線月薪資表：其中雙底線的資料來源是[論件計酬]的雙底線論件計酬清單。
18、[論件計酬]：雙底線論件計酬清單、員工姓名、部門、職稱、單月總計、品號結算、單月明細
18-1、雙底線論件計酬清單：其中雙底線是唯一可輸入資料的欄位，請輸入「1~12」的數字。
18-2、員工姓名、部門、職稱、單月總計、品號結算、單月明細…等是依各人需求而設計的。
18-3、品號結算：最大筆數10筆，即可顯示10種品號。
18-4、單月明細：最大筆數60筆，即可顯示60種品號，這表示同一天內可能有多項品號的作業。
這個檔一共是用了18張工作表完成，看似複雜，但事實上，這是一個雙層進銷存包裹著薪資…
1、庫存基本資料：四張工作表，材料、商品、廠商、備料
2、銷貨系統資料：六張工作表，材料試算表、成品完成、材料銷耗、可印製的表單
3、進貨系統資料：五張工作表，材料試算表、訂購管理、進貨管理、可印製的表單
4、人事系統資料：三張工作表，人事表、薪資單、論件計酬
所謂的雙層進銷存包裹著薪資就是又要算成品出貨狀態，同時也要管理材料進銷存狀態，並且最後還要再將薪資（論件計酬）帶出，因此，單一系統，如果解體開來，或許只要少一個材料庫存的管理或是薪資的管理，就可能直接少掉三分之一甚至三分之二的工作表。
且這些都僅止於例行工作，就是每天要將進、銷貨的資料鍵入，然後可以取得庫存和月底薪資結算，並可以印出美美的報表，這即是行政人員所期待的便利。
這裡簡單說明澄邑居的檔案架構基本操作：
1、必然有筆數的限制：例如以下會說到的，一個成品可用多少的材料組成，那麼，這個材料組成會有最大的成份數，例如100種材料，又或是訂單，這個檔最大可接的訂單筆數為5000筆…等等。
2、白色欄位與藍色欄位的差別：一般白色欄位是使用者填入的欄位，可能是需要驗證的下拉選單，但也可能是依欄位需求填入的欄位格式，例如像是姓名、名稱、規格…等等，多半沒有格式限制，但如果是日期就需要以日期的格式來建入，數量就需要以數字的格式來建入，藍色欄位則是有下公式，為不可動的欄位。
3、按鈕：這是透過於巨集所寫成的功能，是將很多的「手動」作業，以一個按鈕來完成的設計，所以，當看到有按鈕時，同時按下也會發現工作表之間的變動會很大。
4、工作表架構：這裡的設計是讓EXCEL變成小型的資料庫設計，因此，工作表架構上會分成無色的工作表，和紫色的工作表，無色的工作表是讓使用者來進行資料建立的工作表，而紫色的工作表則是用來匯整無色工作表中的資料，例如訂購單中的內容就是匯整來自訂單和廠商客戶中的資料，各類查詢（例如材料查詢）就是整合各類（材料）工作表加上進銷貨明細所帶出的結果。
以上所述在澄邑居的所有設計都會符合，包括未來若您會考慮與這裡進行客製合作時，客製設計的檔案，也一樣會符合這樣的操作模式。
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EXCEL進銷存薪資人事排班表客戶管理整合新天地（2019/08/01更新）
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