在帶入這個檔前，想先說個我親身的經歷…
那一天是星期六，隔天就是休假日，向廠商訂貨的時間是星期五工作結束，星期六廠商早上會將貨送來，這一天發生了嚴重的狀況，廠商送來的貨量是星期四訂，應於星期五送來的貨量，然後當場造成的是我方的庫存量不足！
嗯？想到這個檔要進入的主題了嗎？就是訂單轉換！
這個檔案是直接從先前的「EXCEL陽春進銷存管理6」來的，也就是直接在原來的設計上，進行功能的增加，且無違和感，就是只多了兩張工作表。
所以，在這個主題上，要討論的是兩件事：
1、行政就是變動的，但您可以選擇工具讓自己更輕鬆，不是軟體的工具其實更優勢，因為可以說變就變
2、當客戶的訂單格式總是相同的，在有電子檔的情況下，不管是WORD、EXCEL、LINE、EMAIL…，只要格式是電子檔，且不是圖檔，這裡就可以為您轉換，而不會發生文章開頭的因為轉登錄的過程，造成了訂單內容錯誤，而且對方還可以告訴您「我真的是傳什麼數字過去的」！
以下是檔案的操作說明（這裡就不保留6的操作內容，如果您想了解6的操作，可從「EXCEL陽春進銷存管理6」下載操作說明）：
檔案結構：商品、廠商客戶、訂單、訂單轉換1、訂單轉換1（2）、訂單轉換2、訂單轉換2（2）、進貨、收支紀錄、出貨單、未出貨及需求量預算、商品查詢、廠商客戶查詢、收支查詢，這並不是單一功能的設計，因此工作表會很多，相對需要建立的資料也會相對多
註：這裡多的就是訂單轉換1、訂單轉換1（2）、訂單轉換2、訂單轉換2（2）這四張工作表，不過，實際是只有兩張工作表，因為橘色是用於說明原始來源的長相，並不是實際的架構。
訂單：用於建立以訂單的內容，同時可將訂單內容讀出修改，單一張訂單最大可建立的品項為10筆，全部可建立最大的筆數為5000筆。
是的，訂單的介面就是只有這樣而已。
訂單編號：當要建立新單的時候，空白即可，如果要修改舊單的內容，包括要訂貨的品名、數量、單價，甚至要修改出貨的日期，只要打上舊單的編號，就會讀出舊單的內容，供修改，但不供增、減訂單中的品項。
如圖，當輸入訂單編號時，就會將訂單中的資料帶出。
出貨日期：是用於指定要出貨的日期。
修改日期：今天，也就是將資料調出來修改的日期，這個日期可以讓原始訂單日期不會變動，便於找尋訂單編號。
修改次數：用於統計這個單號所修改的次數。
按鈕「訂單確定」：不管新訂單還是修改的訂單，在完成建立，或修改，按下後，系統就會自動寫入資料庫中，並將現在的空格再恢復白底無資料的狀態。
在這裡沒有看到資料庫，或許這時您會問，這樣如何知道資料建了沒，何時會通知要出貨，如果要改單，怎麼改，如何知道編號？因為這裡就是提供您建立和修改訂單內容的地方，當然不會有這些整合。
註：訂單的操作和舊檔是一樣的，但因為要做轉換的銜接，因此保留了這張工作表的說明。
訂單轉換1／訂單轉換1（2）：再強調，實際只有訂單轉換1。
先來看介面
空的！什麼都沒有，就是一張像全新的工作表一樣
這是來源的資料，是固定某一家公司來的固定採購單內容與格式，這裡將這個內容放在這個檔案上，但實際這個工作表並不會在這個檔案中，而是您接收自其他的檔案的工作表。
將訂單轉換1（2）的內容複製貼上到訂單轉換1，完全貼上即可，因為客戶來的資料一定是文字格式，而不會是公式格式。
然後，再回到訂單的工作表便會看到…
訂單轉換1的內容依其欄位，傳送到了訂單工作表中的訂單建立，這是一樣是按下按鈕「訂單確定」就可以做儲存了（所以要保留訂單的操作說明），所以，您只做了將客戶的來源資料複製與完全貼上的動作而已。
訂單轉換2／訂單轉換2（2）：再強調，實際只有訂單轉換2。
先來看介面
是不是和訂單轉換1一樣，也都沒有任何的內容，空空的呢？
一樣，訂單轉換2（2）也不是這個檔案中的資料，那麼，這個訂單轉換2（2）的格式是一封EMAIL的內容，所以，並不是這個圖檔，這個圖檔只是用於說明信件的內容就是長這個樣子，所以，有些人會用LINE傳，大概的格式也會長一樣
貼的時候很單純，就是將有商品和數量的部分複製出來直接貼上即可。
這是訂單轉換2的帶出結果，發現只有訂貨的明細，但沒有容戶名稱和出貨日期嗎？因為貼上的資料只有訂貨的明細，因此，沒有的資料還是得要自己填入。
比較一下訂單轉換1和2，差別在於當今天是完整的資料時，那麼在訂單建立的帶入，相對就會完整，同樣，如果只有訂單明細時，也不差，至少不用再逐筆登打商品，只要讓系統自動帶入這樣的內容後，再補上傳信件或LINE內容的客戶名稱即可。
這時，或許您會有疑問，這是所有的客戶表格都能接收嗎？當然不是，所以才會做了兩個不同格式的訂單轉換1/2來做說明，在轉換時，欄位是要相符的，也就是說，當您有多個客戶的欄位正好相同的時候，就可以共同來使用這個轉換。
重點是：這樣的轉換讓您不需再打一次訂單，同時就不會有再打一次時，打錯的風險了。
隨著時代的變化，客戶傳過來的是電子檔的機會變高了，例如客戶自己有ERP系統，於是客戶直接從ERP系統中匯出電子檔的採購單，傳給您，當然，也可能是客戶自己用電子表格打出來的，以範例來說，這只有10筆，但如果說，客戶傳來的商品項是數10筆，上百筆的時候呢？
所以，另一個重點就是，這樣的EXCEL設計，可以做直接插入的設計，當有固定的客戶總是有固定的格式，那麼就可以對這個客戶做這樣的無縫接軌，簡化就是，當您每天要花數個小時處理固定事件時，透過工具讓您複製貼上一分鐘搞定，那就是真正的簡化，而且還可以避免錯誤。
另外，這也是ERP系統做不到的，因為ERP系統若要做這樣的修改，可不是個單純的小動作。
澄邑居/行政魔法屋特點：
◆進銷存、薪資計算、排班表一類設計外，更著重於行政簡化自動運算日常。
◆所謂行政簡化自動運算日常就是一般行政人員在離開ERP、HRM作業後，仍是無法避免的電子化作業。
◆行政同事說並不等於同一個人，基礎是建構在日常行政作業就是會有這些情況，透過範例告訴您，在單純公式下是有解的，公式設計絕不等於程式設計。
◆所有的行政同事說背後都代表著很小的動作，累積後就會是很多的時間，整合前後的差別不在於人力增減，只在於加班狀態增減。
◆一樣還是會有進銷存、薪資計算、排班表一類設計，改變的只是計費上的方案。
於文末附隨檔案一律為試用版，用於功能實體說明，無費用，歡迎下載試用！
檔案下載：
EXCEL陽春進銷存管理7
下載檔案為壓縮檔，內含一個試用檔以及檔案操作說明。
試用版使用後有任何疑問與想法，包括想了解如何設計，試用版的解鎖，檔案的修改客製，如何計費，歡迎直接來信：
澄邑居/行政魔法屋
無法直接取得信箱可至置頂文文末取得：
EXCEL進銷存薪資人事排班表客戶管理整合新天地
留言列表
