澄邑居**~~EXCEL行政魔法屋~~**

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本次的設計同樣是重置版，也就是將舊有的檔案，以不同的操作介面方式設計為新的檔案，因此功能會與舊的相同，但操作會不同。

本檔的原始舊檔為：EXCEL陽春進銷存管理４
提供舊檔連結，同時是提供本檔的基礎功能，也就是像本檔的主要重點在於可多次進、銷貨，以及多次收、付款，並可印出對帳單。

至於操作介面，主要的差別仍在於從逐筆登打，轉換為按鍵模式。

以下為本檔操作說明：

檔案架構：商品、廠商客戶、貨單建立、進銷作業、收付作業、對帳單

商品：

相較於過去的介面…

操作者可以直接逐筆建立商品資料，其實，這樣的逐筆建立，就是讓資料庫顯示出來，好處是愛怎麼修改就怎麼修改，很便利，壞處同樣是因為愛怎麼修改就怎麼修改，變得一不小心資料就被變更了。

另外是將建立資料和查詢做分開與結合的差別，在舊的設計，是分開做建立的，而新的則是採用結合，也就是說，可以同時在建立商品資料的頁面下，去看到該商品的進銷貨狀態。

至於哪一種比較好，應該是取決於操作者的感受，這裡主要呈現的是…客製設計在這部分是可以做選擇的，並不受EXCEL還是程式設計所限制。

廠商客戶：

這個設計和商品的情況是一樣，也是將廠商客戶的明細，與進、銷貨，收付明細放在一起。

舊的介面如下：

在新的這兩張工作表（商品、廠商客戶）操作時，在商品／廠商客戶名稱的欄位，當如果填入的資料為舊的，則會以黃底提示，該名稱已建立過，一般來說，操作者會大略知道這是新商品與否，或新廠商客戶與否，另外，當遇到舊的品名或廠客名稱時，也會出現其買賣的記錄。

另外一個特點則在於按鍵，這個按鍵除了可以將新的資料寫入外，同時還可以將舊的資料做修改，例如修改單價，只需將舊名稱建入，然後，在改完新的單價之後，按下按鍵即可，或是修改連絡電話…等等，都是一樣的操作方式，重點是無需去看到其他與想了解的該筆資料無法的資料內容。

貨單建立：在這部分，新舊的操作方式是相同的，但是新版看不到資料庫，以這兩個檔案來說，看得到資料庫，那麼就可以對原來做的資料進行隨性的修改，看不到就不能，因為，在這張工作表中，並未做像「商品」與「廠商客戶」這樣的設置，也就是說，當不希望資料庫被修改時，新的設計，就會是比較好的選擇。

操作介面：

可列印狀態：

進銷作業：當沒有修改單機會的時候，若遇到要改單怎麼辦？例如，實際下單數量是10，但實際進貨數量卻是11或9呢？一般正常狀態下不會是多的，因為多會再成立新的貨單，那麼少呢？以舊的設計是可以修改內容的，因此，在不修改錯誤的前提下，是便利的，那麼，新的呢？就新的設計在進、銷貨作業上，就是將還未完全出貨的資料列出，然後填上實際進、銷貨數量即可，當最後確定不會再補上的數量時，再用「X」來表示，以結束這筆資料的進、銷貨，那麼，同時也會做下記錄，因為「改單」通常不會是登打錯誤造成的。

收付作業：

收付作業的操作方式與進銷作業是相同的，都是將未完成的資料列出，然後填上數字，但在進銷作業中的改單、或銷單作業，是使用「X」來完成，需於確定數量不再進或出的情況下，最後以「X」來結案，但收付作業則是可以同時完成最後要打消的金額，例如某單號所計算出來的金額為1110元，這時可能在談的過程中，有達成共識將尾數10免除，這時，就可以在實收的時候，同時填上實收金額（即金額的欄位），再填上打消金額，這樣這筆資料便可結案。

對帳單：這張工作表仍保留原設計的狀態。

大致上，新舊檔的設計以單純介面來看，就是差在於是不是看得到資料庫的內容，也就是曾經所建立過的資料，新版設計是讓操作者可以即使看不到資料庫設計，一樣可以透過於查詢，看到只在條件下的資料，然後舊版卻是需要在大量的資料庫中去找想要的資料，所以，還要再加一個工作表進行查詢的工作。

由於一樣都會透過於查詢來看到被整合的資料，感覺上差異會比較不大，但是建立出入庫作業時，就會有差，因為舊版看得到資料庫，甚或是說，根本就是在資料庫上做資料的建立，因此，需要建立貨單號碼、廠商、品名、數量…等等，每個欄位，每一筆都要建，但新版就是直接將資料庫中未完成的資料列出，操作者就是單純找到該筆資料，並進行「數量」建入即可，所以就是從一筆資料要建立很多的資料，修改為只要建立數量一個欄位的差異。

當然，這個檔的設計基礎是在於會多次進、出貨和多次收、付款下而設的操作介面，如果是銀貨兩訖的作業方式，自然就不合宜這樣的操作介面。

澄邑居/行政魔法屋特點：
◆進銷存、薪資計算、排班表一類設計外，更著重於行政簡化自動運算日常。
◆所謂行政簡化自動運算日常就是一般行政人員在離開ERP、HRM作業後，仍是無法避免的電子化作業。
◆行政同事說並不等於同一個人，基礎是建構在日常行政作業就是會有這些情況，透過範例告訴您，在單純公式下是有解的，公式設計絕不等於程式設計。
◆所有的行政同事說背後都代表著很小的動作，累積後就會是很多的時間，整合前後的差別不在於人力增減，只在於加班狀態增減。
◆一樣還是會有進銷存、薪資計算、排班表一類設計，改變的只是計費上的方案。

於文末附隨檔案一律為試用版，用於功能實體說明，無費用，歡迎下載試用！

檔案下載：
EXCEL陽春進銷存管理8
下載檔案為壓縮檔，內含一個試用檔以及檔案操作說明。
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