您知道嗎？有時候單純的EXCEL會比ERP來得好用！
基本上，不管是EXCEL還是ERP，其實都是在處理行政作業上的「簡化」，所以是選擇EXCEL還是ERP，重點不在於價格，還是複雜度，而是在於…
選擇了哪一個才能真正快速滿足您當下的需求！
為什麼是當下？很簡單，行政是會變的，而且是朝九晚五在改變的！
那麼，這裡就借這個檔來說明，ERP做不到的EXCEL工作！
相信大多數人的印象是…只有EXCEL做不到ERP的效果，但不會想到ERP會做不到EXCEL的成果吧！
那麼，這裡就用一個檔來告訴您EXCEL設計之於行政的功效！
這個檔案的設計背景是在接收外來的單子，然後重新整理出不一樣的單子，特別在貿易作業上最常見，接收外來的訂單後，再將訂單分成其他不同類別的訂單，也就是A向B採購，B再向C採購，再由C送貨至A的一種採購模式，因此B並不會有庫存，就是單純訂購單的轉運站而已。
這個作業聽起來很簡單，但我們來想像一下，如果A對B下的訂單是100筆以上，然後這100多筆的資料要分成10家的C，嗯，我們來想像B要怎麼分？
第一步驟是先將商品找出是屬於哪一家C廠商，如果A廠商訂單來時，就已經都分好第1筆到第10筆是C1公司，第11筆到第13筆是C2公司…以此向下推，嗯，100多筆很容易分，但如果A的訂單是第1筆~第3筆是C1公司，第15筆也是C1公司，第109筆也是C1公司…時，您覺得，若您是B公司，您會不會為了找出那C1公司的全部筆數，而找到眼睛脫窗呢？接著您要想像，除了C1公司以外，後面還有C2~C10，全部要10家。
第二步驟自然就是製表，也就是在第一步驟將這100多筆準確的分到C1~C10這10家公司後，分出了10張採購單，並各別發送到這10家公司去。
看到了嗎？步驟單純，就兩個步驟，但光在第一步驟，您可能就要花很多時間來確認。
若是這樣的工作交由電腦來作業，嗯，也一樣是兩個步驟，第一步驟就是把A廠商的資料接進來，第二個步驟就是直接印出單據。
這樣的作業EXCEL相較ERP容易，不是因為ERP無法設計，而是這樣的作業太簡單，相較於ERP的設計成本，是完全不符的。
特別是這樣被接收的資料（也就是由A廠商過來的表格）格式，大概10家，就會有10種格式，相對於EXCEL只需一天便可設計完成，和ERP需要好多天，對於行政的即時作業，誰比較能滿足需求呢？
那麼，以下我們就來介紹這個檔的操作說明：
檔案結構：分別有商品、廠商、資料接收、分單、單據列印等工作表。
商品：用於建立商品的基本資訊。
●序號：1000，即最大可建立1000筆商品。
●商品名稱：自填欄位，所謂的自填欄位就是使用者可自由填入任何格式的欄位。
●規格：自填欄位。
●單位：自填欄位。
●廠商：下拉選單，清單來自廠商的廠商名稱。
●單價：自填欄位。
●備註：自填欄位。
●新增商品：當資料接收中出現在這裡沒有的商品名稱時，就會將資料接收中的商品名稱、規格、單位這三欄連結出來，最多可帶入10筆，當這裡有出現料時，就是手動複製貼上到左側，對準欄位貼上值即可，當貼上後，便會自動清空。
●按鈕「公式復原」：由於新增商品的黃色區域是有公式的，這是在預防當複製貼上值的時候，不小心清空了公式，做為復原使用，那麼如何知道公式被複製貼上到左側去了，當您看到左側的資料變有底色，而且是亂碼時，就是該公式復原的時候了。
廠商：用於建立廠商的基本資料，所建的資料將被帶至單據列印的抬頭廠商以及送出地點，所有欄位皆為自填欄位，最大可建立1000家廠商及送貨地點。
資料接收：用於接收對方（A公司端）的採購單資料，這張工作表的特色就是可以直接複製貼上，只要格式欄位和這個格式欄位相同的表格，就是可以直接套用，換句話說，若是很多A公司，在這些A公司中有公司的格式欄位是相同的，是複數公司，那麼就都是可以一併適用。
分單：將所接收到的資料，進行出貨地點、出貨日期的分單作業，也就是說，商品並不是單純以廠商來分單，更要為每一筆資料去分他的出貨地點以及能出貨的時間，最後再依廠商和出貨日期來列印。
●序號：1000，代表能從資料接收的筆數最大是1000筆。
●商品名稱、規格、單位、數量：資料是由資料接收所接入的。
●廠商、單價：則是透過商品名稱對應商品工作表中的廠商及單價而帶入的。
●出貨地點：下拉選單，清單來自廠商中的廠商名稱。
●出貨日期：自填欄位。
●備註：自填欄位。
●列印條件：用於指定要列印的條件，條件有二，廠商是可以空白的，出貨日期一定要有，也就是說，如果有指定廠商，那麼就是列印該廠商在這個指定的出貨日期這一張，但如果沒有指定廠商，就是將全部在這個日期一併印出。
●列印頁數：顯示在這條件下共要列印多少頁。
●按鈕「清空欄位」：按下後，出貨地點、出貨日期、列印條件的廠商、出貨日期一併清空，目於當有接收新的資料的時候使用。
單據列印：印出在分單中的列印條件的採購單。
A4列印，單一公司，單一頁30筆，全1頁，最大可印30筆，最大可印出25家公司。
這樣的檔案設計，一般來說B公司一定會有很多A公司的廠商，也會有很多的C公司廠商，那麼，A公司的廠商來的表格並不一定會一樣，但是可能有些公司用的格式是正好相同的，想一個問題，這些表格很可能是ERP匯出的，透過套裝軟體（也就是相同軟體有多人購買）的情況下，自然會有這種情況發生，但也可能是行政人員的自製表格，那麼這時相同性，就會自動下降。
接著，透過接收過來的資料，就可以統一變成自己的格式，然後送到C公司們去。
因此，當有這樣的設計，就可以快速度處理這些大量作業的表格資料，當然前提也是A公司們所提供的資料是EXCEL表格，所以，這樣的需求也是在於現在大多公司的表格是以EXCEL來處理的，所產生的另一種需求。
但轉換表格實在是相當單純的設計，選擇EXCEL轉換，自然會相較於ERP來得快速，且符合成本。
澄邑居/行政魔法屋特點：
◆進銷存、薪資計算、排班表一類設計外，更著重於行政簡化自動運算日常。
◆所謂行政簡化自動運算日常就是一般行政人員在離開ERP、HRM作業後，仍是無法避免的電子化作業。
◆行政同事說並不等於同一個人，基礎是建構在日常行政作業就是會有這些情況，透過範例告訴您，在單純公式下是有解的，公式設計絕不等於程式設計。
◆所有的行政同事說背後都代表著很小的動作，累積後就會是很多的時間，整合前後的差別不在於人力增減，只在於加班狀態增減。
◆一樣還是會有進銷存、薪資計算、排班表一類設計，改變的只是計費上的方案。
於文末附隨檔案一律為試用版，用於功能實體說明，無費用，歡迎下載試用！
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