澄邑居**~~EXCEL行政魔法屋~~**

任何的系統設計背後都會有他的故事…

啊！不是故事，是流程！

是的，需求是終極目標，像是希望能知道…
最後的庫存量，那麼就有進貨、銷貨的流程
未來使用量來預計採購，那麼除了進貨銷貨外，就還要有訂單來源
客戶的喜好，就要有客戶的銷貨紀錄
進貨價的比較較，就要有廠商採構的紀錄
…
以上，都是一個一個加上來的功能，然後，那一個一個加上來的功能，就是透過實際作業流程而產生的！

客製美麗的地方就是，您要的一定有，不要的一定沒有，所以，以下的檔案若對他的功能有所不滿，請不要質疑為何和您要的不符，因為，他不是為您而客製的，謝謝！

那麼本檔的需求為…
能預計客戶所下的訂單需求量，來進行採購，避免要的材料量臨時不足，或囤積太多的材料，造成成本的消耗。
＊＊原則上，這個需求，只要透過材料變成品的公司型態，例如製造業、加工業、組裝業…等等，大致都會符合，所以，差異性將會在作業流程上。

作業流程（請注意，前面說過了「一個一個加上來的功能，就是透過實際作業流程而產生的」，所以，這裡的流程，將決定了這個檔案的功能）：
公司分為內外兩個部門，一為門市，二為內部作業，那麼兩者所銷售的東西是一樣的，差別在於，門市有目錄的定型成品，且客製成品在數量3以下，那麼內部自然就是無定型成品，以及客製數量大於3。
作業分層，業務需自建訂單，再由內部人員來確立訂單，並進行需求量的採購。
多數的訂單是未來訂單，也就是，現在下的單子可能是一個月後，甚至半年後要出的貨，而現在要出的貨，則可能是一個月前，甚至半年前所下的訂單，所以，會有專門的組裝人員在要出貨的時間前，將訂單完成，在客戶指定的時間送達。

透過上述流程後，以下為檔案解說：

巨集開啟：這是一個採用巨集進行的設計，可以讓部分的操作，透過按鍵來進行，增加使用的順暢。

使用巨集的設計，在開啟檔案前，一定會出現這一個黃色列，那麼點下「啟用內容」後，就會啟用巨集，至於本檔的巨集部分，將於後面說明。

檔案結構：所謂的檔案結構就是建構起這個檔案的所有的有作表，材料、廠商、定型成品、客製成品建立、訂單、待出貨清單明細、採購試算、採購記錄、採購單、材料進貨、成品銷貨、客製成品建立清除、訂單確認。

底色說明：
白色：為可以自由輸入的欄位，或是下拉選單，但一定是由使用者自填的欄位。
藍色：為有設定公式的欄位，所以，在使用時，一定不可以進行輸入作業，因此，在檔案上鎖的狀態下，是被設定為不可動的檔案。
輸出表：所謂的輸出表就是可列印，或可做為資料查詢的表單，這樣的表單內容底色都是為白色的，但只有一兩個欄位是可以進行輸入的，且工作表是以紫色來顯示，以本檔來說，就是待出貨清單明細以及採購單等等。

筆數說明：在這裡您看到的筆數很少，這是因為這是試用版，也就是完整版與試用版的筆數是不同的，而這也是試用版和完整版在版本上的差異。

材料：用於記錄所有材料的資訊使用。

料號：分類代號加序號3碼，這樣的欄位，會因人而異，有些人甚至不覺得需要料號這樣的欄位，但是若有料號這樣的欄位設定，就會造成後面所有的材料資料都是以這個料號來帶入的。
其他白色欄位：即品名、分類、廠商、單位、單價、安全庫存、備註等欄位，都是因個人需要而設的欄位，以廠商和單價這兩個欄位來說，若出現在這材料的基本資料中的話，就表示該材料的廠商以及單價是固定的，不變動的，所以，如果材料是透過比價來下訂單的，即不適用於這樣的設定，至於安全庫存的話，有人喜歡經驗值，就是像現在的情況，白色欄位自己填，有人喜歡參考舊資料或是套公式帶入，那麼就會變成藍色，加入公式來進行計算出一個值，那麼安全庫存的功能，簡單來說就是為指定的材料設定一個底限，當庫存量低於這個底限的時候，就需要進貨了。
分類下拉選單：當材料很多時，對材料進行分類，比較好管理的功能，因為，這也會因人的需求而不同，有人根本不想使用料號，那麼，就連分類都不需要了。

廠商：建立廠商的所有資訊。

如果您有進行客戶管理的話，那麼您一定會發現這個檔案少了客戶的資料，因為在這個流程中是沒有客戶管理的，一般會不需要客戶管理最大的因素在「店面」，或是一次性消費…等等，也就是無法掌握客戶資訊的狀態。

那麼，這樣的工作表內容，大致會全部的白底，包括內容中的欄位，都是自行指定的，有些還會有會計人員的指定，或業務人員的手機指定…等等。

定型成品：當有固定成品的組成，即建立在這裡，因為在這個流程中有成品的組成是固定的，即來自目錄的組合。

那麼最大的組合材料設定為10種，所以，是料號1~10，並指定單價。
成品編號設定為A加序號3碼，成品品名和料號1~10為白底自填，那麼材料品名1~10則由電腦帶入。

客製成品建立：用於讓業務進行打單的作業使用。

在訂單建立中，有分為舊單明細，以及新單明細，因為這一個的流程設計中，有一個特色是未來訂單，也就是現在的訂單，將是未來也許一個月，也許半年後才會出的單子，因此，修改的機率相對性很高，那麼舊單明細，就可以將在右側中的最新資料讀出，而新單明細則是用於建立新單，或是修改舊單內容使用。
因此，舊單明細僅一個訂購單號是下拉選單為，其他都是電腦帶入的，至於新單明細的話，若舊單明細未帶入訂購單號，那麼新單明細的訂購單號則由電腦帶入。
至於下方白色的欄位，若是帶入舊單明細的話，則是有建則依新的資料，沒建則為舊的資料，所以，如果是修改舊檔的話，亦不需要整筆修改，只需要改要改的地方即可，至於新單就是要全部建立。
那麼在第12列的成品編號部分，假設該單的組單是定型成品中的，那麼，就只要輸入這一個編號，後面全部保留空白，那麼電腦就會自動讀取定型成品中的內容建檔。
然後是下面的明細中有料號1A和料號1B，這兩個表示料號2~10的內容是一樣的，只是料號1有兩種組合，所以，料號2~10並不需要建兩次，電腦會自動拆成兩張單號。
當完成這裡的建立之後，在右側的最上面有序號A和B這兩列，就會自動將建有的資料帶入，這時確定一下內容後，按下確定，資料就會帶到下面去。
因為這個工作表的內容是有保留修改記錄的，因此每次建立時，都不會將舊的資料覆蓋掉，而是會一直向下新增，因此，當下面的筆數達到盡頭時，就要點一下清除，如此就會將至貨日期在今天以前的資料全部清除掉，只保留今天以後的資料。
但在按清除動作前，要先做一個動作，即是在綠色工作表客製成品建立清除中，將序號補滿。

例如訂購單號最後一筆在16列，那麼序號就要填滿至第16列，因為清除會將舊資料清空，不保留，因此，多一個動作，多一份小心。
那麼，確定和清除這兩個按鍵，即是巨集之處。

訂單：建立訂單的完整資料，客製成品建立和訂單這兩張工作表的需求性是來自於「審核」的差異，當無審核作業時，這兩張工作表其實是可以合併的，但因為這個設計的流程中，訂單需加一個審核的關卡，因此，才會需要建立成兩張工作表。

匯出日期是指要匯出資料的日期，採自由輸入的方式，只要訂購日期或修改日期與匯出日期是相同時，那麼，就會帶出，在序號的部分，若為綠色即為舊的資料，因為有修改，而被帶出，若為桃紅色，即為新的資料，在下面完全未出現過的資料。
當序號顯示為綠色時，即可透過他所顯示的序號，與下方的序號進行比對審核，簡單說，上面的序號為14，就會與下面的序號14訂購單號是相同的，可是兩筆的內容會有差異，因為上面是被修改後才顯示的資料，所以，確定鍵按下後，上面的資料會自動將下面的資料更新取代掉，這與客製成品建立不同，是舊的資料將不再被保留。
所以，在這裡是一個完全不修改，只是審查的狀態，所以，若是該工作表的操作者發現讀出的資料有錯誤，就是要退回到客製成品建立去進行修改後，再次進行匯出作業。
本工作表中的確定按鍵，即為巨集設計。

待出清單明細：輸出表，所以工作表顏色設為紫色，可用於列印或查詢使用，只要輸入指定的條件（即列印時間範圍或客戶名稱），就會帶出符合條件的資料出來。

一般來說，客製也多在這部分發生不同，也就是說，每個人想要的是不一樣的，例如，將前段的資料「至貨日期／時間、客戶名稱、客戶地址、數量」…等等的資料與材料名稱分成兩張表單來進行列印，或除了這些資料外，還需要列印其他的資料等等的情況。

採購試算：這應該算是這個檔案的最主要需求吧！怎說？因為在這個工作表中，匯集了所有的材料資訊，要讓採購人員能在最快的時間內，去進行採購作業，那麼，這個檔案是一個成品組合的設計，所以，這個工作表會將每次建好的訂單、材料進貨和成品銷貨進行資料計算整合分析，去知道材料的庫存足不足夠，要下多少的數量才不會不夠，或佔用成本太多。

關於材料的顯示方式，這裡會將全部的商品都顯示出來，但有些會選擇只顯示庫存量低於安全庫存者，或剩於量小於0者，然後同時提供庫存、未進貨量、安全庫存、剩餘量、廠商等資訊，其中未進貨量指的是先前已進行採購，但未進貨的數量，安全庫存是材料中的安全庫存量，剩餘量有一個空白欄位，用於指定日期，指定後，會計算到這個日期，該材料會剩餘多少，那如果未指定，就會計算訂單中所有的資料，那麼，當剩於量顯示為負數時，即表示該材料到這個時間，會發生不足，例如「－３０」就是到這個時間會缺貨達30的意思，至於採購量，是一個自由輸入的欄位，有輸入數字時，就會帶入到右側的採購單明細中。

因為剩餘量為負的，就表示一定會不足夠，在採購量中做了數量建入，此時有建入數量的材料，就會顯示於右側中，確認資料沒問題後，在最後勾取的欄位進行「Ｖ」，每一筆都要「Ｖ」，然後按下確定按鍵後，資料就會自動帶入到採購記錄工作表中。

至於單號查詢與料號查詢，則是用於個別查詢使用，單號查詢就是查詢特定的訂單單號內容，而料號查詢則是查詢特定料號的使用情況，料號查詢中的區間，是指查詢在這個區間中的訂單狀態，那麼，電腦會自動計算，在這個區間中，有使用到這個材料的訂單是哪幾筆，其數量各別為多少，庫存量是該料號目前的庫存量，未進貨量是未前的未進貨量，累計計需求量是指在累計選取中有「Ｖ」的數量，若未「Ｖ」，則計算全部的有顯示出來的訂單數量，剩餘量則是帶入於才料資訂中的剩餘量。

這些資訊亦是客製的重點，因為每個人對於要採購的數量判斷需求資訊是不相同的。

採購記錄就是用於記錄在採購試算中的採購單明細內容，這裡原則上是不會來動到的，除非有資料建立錯誤，因為在採購試算中的採購單明細確定按下後，資料也就自動帶到這個工作表來了。

待進貨量則是計算該筆資料還有多少的貨未進，是指未從廠商那邊進貨的意思，也就是說，這是一個採一次採購多次進貨的設計，另外，因為廠商進的貨量，可能會大於採購的貨量，因此，未進貨量是指進的貨量未達到採購量，當等於或大於時，未進貨量即顯示為0，此即表示該筆資料將不再發生進貨作業。

採購單：輸出表，所以工作表顏色設為紫色，可用於列印或查詢使用，只要輸入指定的條件（即採購單號），就會帶出符合條件的資料出來。

材料進貨：用於記錄已進貨的資料。

採購單號是下拉選單，這個選單的內容會篩選過，會只顯示在採購紀錄中，待進貨量不為0的，也就是說，還有進貨可能性的單號才會顯示出來。

成品銷貨：這裡指的並不是出貨的銷貨，而是完成組裝的銷貨，也就是說，當完成組合作業時，材料就被使用掉了，不在這個材料的庫存中的意思，所以，同一個訂購單號是可能出現多次的，表示該單號並不是一天完成組裝作業的意思。

當完成以上的程序後，就可以正確計算其材料的庫存狀態，當然，若未能準確地完成上述程序，那麼所顯示出來的數據即可能有誤，也就是說，有了這個系統的協助，並不是讓您完全作業都省略，而是讓您可以免於不斷查詢或計算的作業，讓您只要例行性的完成每天的訂單、材料進貨、成品銷貨的紀錄，那麼，電腦就會讓您知道，倉庫中還有多少的庫存，以及已進來的訂單在未來的材料需求量，而無需大量囤積庫存，若是食材，最後還可避免發生壞掉、不新鮮的成品損失。

澄邑居/行政魔法屋特點：

◆進銷存、薪資計算、排班表一類設計外，更著重於行政簡化自動運算日常。
◆所謂行政簡化自動運算日常就是一般行政人員在離開ERP、HRM作業後，仍是無法避免的電子化作業。
◆行政同事說並不等於同一個人，基礎是建構在日常行政作業就是會有這些情況，透過範例告訴您，在單純公式下是有解的，公式設計絕不等於程式設計。
◆所有的行政同事說背後都代表著很小的動作，累積後就會是很多的時間，整合前後的差別不在於人力增減，只在於加班狀態增減。
◆一樣還是會有進銷存、薪資計算、排班表一類設計，改變的只是計費上的方案。

於文末附隨檔案一律為試用版，用於功能實體說明，無費用，歡迎下載試用！

檔案下載：
EXCEL加工製造組合進銷存

下載檔案為壓縮檔，內含一個試用檔以及檔案操作說明。

試用版使用後有任何疑問與想法，包括想了解如何設計，試用版的解鎖，檔案的修改客製，如何計費，歡迎直接來信：

澄邑居/行政魔法屋

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