隨著時代的變化，在過去打卡是用紙本的，現在則是用電子的，但並不會是全部都這樣，也就是在時代的轉變中，仍會有人用紙本，有人用電子。
這次的這個檔案，我們就來聊聊當如果是紙本的時候，在計算遲到早退，還是加班…等等的情況時，怎麼做會是比較輕鬆的。
聊之前先插一個話：為什麼不聊電子的呢？因為在先前已經做過電子的模式，電子檔在行政作業上相對單純，只要將差勤系統中的打卡資料匯出，特別是現在的匯出檔多是EXCEL（或試算表）能接受的格式，只要將匯出的資料，透過於匯入或複製貼上的動作，再交由所設計好的檔案進行運算（或判讀），就可以很輕易的計算出是不是有遲到早退，還是實際加班的時間…等等，而且還能計算到分為單位，重點，電子檔的運算目的還有一個是該工作人員可以在系統運算或判讀後，透過於提示，一目了然知道該月份的打卡情況。
那麼紙本並不會有一目了然的需求，因為紙本必然要一張一張的審查，因此，當選擇將每一個人員的打卡時間逐一登打到電腦上，紙本麻煩的地方在於…基本上，是一個複雜且易出錯的動作，而且還耗時。
首先，為什麼會思考將每一個人員的打卡時間逐一登打到電腦上？理由大致是希望透過電腦去直接計算，例如8:05-8:00=5分鐘的一個概念值。
但事實上，在我們眼睛看到時，就知道這個遲到的時間是5分鐘，於是在登打的同時，我們也將7:55這樣沒有遲到的人員同時做了登打，那麼這個7:55的資料其實就是耗時的動作，而且在登打的同時，有沒有可能將7:55登打為8:55呢？這就是增錯的動作。
就電子檔而言，在沒有任何人為的條件下，不會發生數值登打錯誤，也沒有多做了一筆無意義資料的概念，那麼人為的條件是什麼呢？例如加班，我們設定的條件假設是17:30下班，18:00開始計算加班，單位是滿15分鐘，當有一個人18:20下班，那麼就會因為只滿15分鐘，所以，雖然18:20-18:00=20分鐘，但仍只能計算15分鐘，但若是主管在這15分鐘的審核認為，該人員並非在值勤工作，而是在與同事聊天，或其他雜務時，那麼，人為的條件即為人工的審核，該15分鐘就不見了，也就是說，電腦的運算無法知道這是不是在聊天，但主管的人工判讀卻可以。
電子的人工審核情況，同時也會發生在紙本打卡！
所以，一般在紙本打卡的情況下並不建議採取將全人員的每日打卡進行登打，而是人工審核完後將結果登打，做遲到早退的註記，做真正發生加班的時間註記，這會相對節省行政作業的時間，讓電腦去進行統計即可，因為薪資是很多人的資料運算，而不會是一個人、兩個人的計算。
本檔的薪資計算規則：薪資計算規則為內規，所以，每一家公司都不會相同，會相同的大致是特休假的計算，以及加班的1.33、1.66的計算方式，剩餘的就會因公司的環境而大有不同。
一張新資單大約是這個樣子，大小約為一張A4紙的四分之一，所謂的薪資規則，就是在這張表格中的每一個欄位都算得出來的規則。
姓名：即帶入該薪資單要給的人員的人名。
身份別：即帶入該人員的身份別，身份別有二，分別是正職與工讀。
發薪月份：即現在的前一個月，例如今天為2021/3/21，那麼發薪月份就會是2021/2/1，即2月份。
本薪：當身份為正職時，即帶入固定的薪資，當身份為工讀時，即帶入該人員有實際上班的時間乘於時薪，其時薪是固定的。
油資津貼、車輛津貼：採報核銷制，因此有登記才有費用，沒有就是0。
加班費：採申請審核，也就是會有單據時數的登錄，同時也分為前兩小時為1.33倍，後2小時為1.66倍，以符合政府法規。
獎金：採登記，當滿足條件時就做登記。
全勤：當沒有發生「遲到請假扣款」時，就給1000元。
特休結算：當該人員的特休結算週期是落在發薪月份的某一天，當沒有請完該週期的天數時，就會將剩餘的天時乘於該人員的時薪，時薪為本薪除於當月天數除於8小時，工讀人員沒有特休結算。
應發金額：等於本薪到特休結算的累計。
遲到請假扣款：遲到採人工審查，確定有遲到就記錄時間，單位為分，統計後乘於分薪，分薪即時薪再除於60分鐘，因此，無身份別之差，有登記就會做累計，請假指的就事假與病假，事假是全薪，即請多少小時就是乘於多少小時的時薪，病假是半薪，因此，是時薪的一半。
代扣勞、健保費：這裡沒有採套用政府的表單，而是由作業人員人工登入。
應扣金額：等於遲到請假扣款到代扣勞保費的累計。
實付金額：等於應發減應扣，並且在這裡進行最後的四捨五入。
備註：直接帶入特休的週期，剩餘天數、事、病假等資訊
這裡來討論一下什麼是內規，一般來說，就是各家公司會不同的地方，所以，在法規規定之下的如特休週期、天數，以及加班的倍數、事病假的計算…經過統計後，都會是一樣的，不一樣的會是…
- 身份別：有些公司會只有正職一種身份，有些則還會多了其他的身份，較常見的會是工讀，那麼工讀的計薪在基礎上可能就會和正職不同，例如沒有了特休，或是採時薪計費…等等，那麼也會因為時薪的計費，所以，也就不會有扣款的問題，但對於登記制的部分，像津貼，還是獎金，當有登記時，還是會給予，因為登記的過程就做過審核的動作了。
- 本薪：有些內規則會以月薪來做名稱，這就是名稱的定義上不同。
- 各類登記制的計費：例津貼、獎金、遲到早退、工讀時數，或許您有發現，全勤的規則是「當沒有發生「遲到請假扣款」時，就給1000元。」那麼，當身份別是工讀時，還會有全勤嗎？答案是會！因為，遲到早退採登記，假設有一個人，上班時間是8:00，下班時間是12:00，所以在登記工讀工時的時候就是4小時，但其實該人員打卡的時間是8:05，11:56，那麼內規就會有兩種情況，一種是直接以4小時來登記，然後去扣除他的遲到5分鐘，和扣除掉早退的4分鐘，還有一種情況是直接以大減小，登記時就是3小時又51分鐘，這兩種情況的差異是，當採用前者時，就可以因為沒有遲到早退而有全勤獎金，做為獎勵，採後則就會變成沒有這類的關係存在，所以，這就是所謂因環境而延伸的內規。
- 勞健保由人工建立與政府表單做連結的差異：按法規，投保薪資需等於實領薪資，但並不是所有的公司都一定會符合這樣的規定，還是會做人工的部分，因此，勞健保以人工建人感覺似乎比較麻煩，因為套表計算的話，連到工幾天都能算出金額，並不一定非得足月才行，但如果公司並不是依這樣法規來計算時，套表就會相對是種困擾。
以下為檔案操作說明：
檔案架構：人員資料、請假加班、遲到早退、工讀工時、津貼、獎金、薪資紀錄、薪資單
人員資料：用於建立人員的基本資料
序號：500，即最大可建立的人員數為500人，所謂的500並不是當下的員工數，而是指員工來來去去的數量，因此，離職也無需刪除員工的資料，而是建立離職日即可。
姓名：自填欄位。
身分別：下拉選單，清單內容為正職、工讀。
月／時薪：自填欄位，即建立該人員的基本計薪，例如A1為正職人員，28900就是該人員的月薪，A5為工讀人員，130即為該人員的時薪。
健保費、勞保費：自填欄位，即填入該人員需扣除的勞、健保費。
到職日：自填欄位，填入該人員的到職日期，主要用於計算該人員的特休相關資訊。
離職日：自填欄位，當填入之後，該人員將不再出現於薪資紀錄中，因此，若該人員離職，需於最後薪資結算後，才可以填入離職日期，否則最後將不帶入該人員的薪資。
備註：自填欄位。
年度特休總天數：即統計該人員與這個時間的特休總天數。
請假加班：用於建立請假加班的資料。
序號：2000，即最大可建立請假加班的筆數為2000筆。
申請人：下拉選單，清單內容為人員資料中的姓名。
申請日期：自填欄位，是提出的日期，而非實際請假的日期。
假別／加班：下拉選單，清單來自於右側的假別／加班下拉選單。
請假日期起、請假時間起、請假日期迄、請假時間迄：自填欄位，建人請假的開始結束的日期與時間，這裡採用連續時間計算，也就是不扣除中間的六、日、國定假日，以及中間中場休息時間，因此，如有跨假日、或午休的請假，請自動拆單。
天小計：即天數的統計。
時小計：即時數的統計。
特休總天數：即該週期得請的特休總天數，由於該薪資計算的特休會於週期結束時做費用的結算，因此，無天數累計的問題。
特休剩餘天數：即該週期中還剩餘、可申請的特休天數、時數。
特休結算日：即該週期可申請的最後一天，並不是發放特休費用的日期，因為特休費用結算是隨著薪水一起發的。
備註：自填欄位。
假別／加班下拉選單：目於填入所有的假別名稱，前面的加班、特休、事假、病假是固定的，後面還剩餘6個空白，可用於填入其他非該四項，而又有需要的假別，但不會發生薪水的計算。
遲到早退：由於這部分在這個檔案的設計下是有彈性的，也就是假設下班時間為17:30，但提早在17:25離開，在有理由的情況下，主管或老闆也同意下，就不會被計為是早退…的彈性下，因此，並不採用打卡時間來做基準，最多可建立的筆數為2000筆。
工讀工時：由於這部分在這個檔案的設計下是有彈性的，也就是假設上班時間為8:00，下班時間為17:30，但實際打卡為8:00，以及17:25，實際時間只差了5分鐘，計算時就是只確認了他今天有正常上班，至於5分鐘，就可以以遲到、早退來處理，因此，並不採用打卡時間來做基準，最多可建立的筆數為2000筆。
津貼：採實報實銷，其狀態為油資津貼與車輛津貼兩種，這是有事實才會有做紀錄的費用，最多可建立的筆數為2000筆。
獎金：採實報實銷，即有事實才會有做紀錄的費用，其狀態設定為可自行建立名目的狀態，最多可建立5項，筆數最多可建立為2000筆。
薪資記錄：這張工作表是將前面的工作表所建立的資料，做整合計算後的結果，其計算規則就是一開始說的計薪規則，每個月份最多可計算的人數為20人，最大可記錄的筆數為2000筆，即100次，按下按鈕「確認」後，即會將資料自動存入下方做為紀錄。
薪資單：將該月份的全部人員的薪資單內容一併印出，A4列印，一張可印4人，全5張，最多可印出20人。
總是有人在詢問有沒有符合政府XX規則的計算的範例檔，但其實看完這個設計的架構後不然發現，符合政府法規大致所有的設計都有，可是談到細則，就不一定每個檔案都一樣了，像是有沒有打卡的資料，還遲到早退要怎麼算，加班要申請的，還是從下班打卡的時間來算就可以…等等的規則，就不是政府的法規能約束的，而是公司因自身環境不同，而有其他的計算方式，這就是為什麼薪資要設計，就是客製，極難找到完全相同規則的原因。
澄邑居/行政魔法屋特點：
◆進銷存、薪資計算、排班表一類設計外，更著重於行政簡化自動運算日常。
◆所謂行政簡化自動運算日常就是一般行政人員在離開ERP、HRM作業後，仍是無法避免的電子化作業。
◆行政同事說並不等於同一個人，基礎是建構在日常行政作業就是會有這些情況，透過範例告訴您，在單純公式下是有解的，公式設計絕不等於程式設計。
◆所有的行政同事說背後都代表著很小的動作，累積後就會是很多的時間，整合前後的差別不在於人力增減，只在於加班狀態增減。
◆一樣還是會有進銷存、薪資計算、排班表一類設計，改變的只是計費上的方案。
於文末附隨檔案一律為試用版，用於功能實體說明，無費用，歡迎下載試用！
檔案下載：
EXCEL薪資計算7
下載檔案為壓縮檔，內含一個試用檔以及檔案操作說明。
網站上提供的是下載共用通知，即點入確定要共用會要求寄發檔案的信箱，您可採用的作法有二：
1.選擇共用通知：這裡在收到通知後會寄發確認信，這裡會在您回覆後，確認信箱以及檔案後無誤後，寄出試用檔，採用這方式者，請特別留意信箱有效性。
2.直接來信索取檔案：免去信箱確認流程，直接回寄檔案。
回覆確認非機械作業，不管採用哪一種方式都需要等待時間，這裡並無法立即回覆確認信件，若有寄發請自行留意信件是否收到「澄邑居/行政麼法屋回覆」的信件主旨，謝謝！
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澄邑居/行政魔法屋
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